Mitarbeiterverwaltung, Anträge, Kontrolle, Freigabe, Belege, …
Zugegeben, das klingt alles nach den Mühen der internen Administration. Ist es leider auch oft. Am liebsten hätten wir gar nichts damit zu tun. Doch Prozesse wie Zeit erfassen, Dienstreisen abrechnen oder Urlaube verwalten brauchen die regelmäßige Mitarbeit und Aufmerksamkeit aller, von Beschäftigten, Führungskräften bis zur Personalabteilung. Denn diese Verwaltungsprozesse sind wichtige Grundlagen, „damit das Werkel rennt“.
So geht Verwaltung nebenbei
Die gute Nachricht: Verwaltung muss nicht mühsam sein, aus Zettelwirtschaft bestehen oder lange dauern. Denn wir alle haben im Grunde ein „Verwaltungs-Tool“ in der Hosentasche oder in der Handtasche oder eigentlich eh fast immer in der Hand: unser Smartphone. Bestückt mit nützlichen Apps kaufen wir damit Tickets, navigieren zu unserem Ziel, machen Bank-Transaktionen und so weiter. Daher ist es naheliegend, auch HR-Verwaltungsprozesse am Handy zu machen. Schnell, gleich erledigt, eben einfach nebenbei. Das Beste daran: Das ist keine Zukunftsmusik, schauen wir uns die Anwendungsbeispiele dazu an.
Mobile HR im Alltag
Eine HR-App am Smartphone ist immer mit dabei. So kann sie genau dann genutzt werden, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter sie braucht.
- Arbeitszeit erfassen: Ein schneller Klick auf den Button „Kommen“ und die Zeitbuchung läuft. Am Ende des Arbeitstages dann der Klick auf „Gehen“ und die Zeiten sind automatisch gespeichert. Leistungen für Projekte können ebenfalls am Handy direkt und nachvollziehbar erfasst und lückenlos dokumentiert werden. Die geleisteten Zeiten sind für Mitarbeitende jederzeit einsehbar. Und wer einmal nicht einsatzfähig ist, kann die ärztliche Krankmeldung direkt via App versenden.
Mit einer Integration in die Lohnverrechnung können alle Daten automatisch übernommen und richtig bewertet werden. Das erspart allen Beteiligten Zeit. - Dienstreise abrechnen: Jedes Mal beim Bezahlen einer Hotelrechnung oder eines Tickets kann der Beleg gleich fotografiert werden. Ganz automatisch ohne viel Nachdenken sind alle Spesenbelege für die Abrechnung erfasst. Am Monatsende gibt’s weder Stress mit Zettel suchen, noch mit Abgabefristen.
Die Belege sind zentral archiviert. Mit einer Integration in die Personal-Software wird die Abrechnung automatisch unterstützt, etwa bei der Berechnung von Taggeldern im In- oder Ausland. - Urlaub beantragen: Die Planung des Urlaubs oder einiger freier Tage ist eine schöne Beschäftigung am Wochenende. Ideal ist es, wenn am Sonntagnachmittag gleich auch der Urlaubsantrag verschickt werden kann.
Das OK wird hoffentlich bald kommen, die Genehmigung ist natürlich in der App ersichtlich.
Das schätzen Führungskräfte
Was für die Mitarbeitenden gilt, das gilt genauso für ihre Führungskräfte: Eine App am Smartphone kann ich genau dann nutzen, wenn ich sie brauche.
- Genehmigungen sind nicht nur am Schreibtisch sitzend möglich, sondern jederzeit, also auch unterwegs auf Dienstreise. Wichtige Voraussetzung ist dabei, dass die dafür relevanten Daten verfügbar sind; zum Beispiel die Anzahl der restlichen Urlaubstage. Hilfreich sind auch automatische Benachrichtigungen, wenn ein Urlaubsantrag oder eine Reiseabrechnung erstellt worden ist, das beschleunigt die Durchlaufzeit.
- Überblick und Kontrolle behalten Führungskräfte, indem sie für ihr Team relevante Kennzahlen definieren können, die am Smartphone auf einen Blick verfügbar sind.
Nicht alle haben einen Schreibtisch mit PC
Bei den Überlegungen zur Einführung von mobile HR sollte man auch an die Gruppe jener denken, die für ihre Arbeit keinen PC oder Laptop brauchen. Gerade sie wünschen sich eine HR-App am Smartphone, hat eine aktuelle Studie ergeben:
- 60% der Befragten ohne PC oder Laptop haben keine mobile Mitarbeiter-App
- 58% aus dieser Gruppe hätten gerne eine solche App
Die dazu als wichtig angesehenen Funktionen geben einen hilfreichen Einblick, wie eine solche App gestaltet sein sollte:
- 85% einfacher und sicherer Log-In
- 84% Anzeige relevanter Informationen
- 82% einfache Erledigung administrativer Aufgaben
- 82% leichte intuitive Bedienung
Viel Mehrwert durch mobile HR
Apps am Smartphone, die uns durch den Alltag begleiten, sind heute selbstverständlich. Ein moderner attraktiver Arbeitgeber sollte daher seiner Belegschaft für regelmäßige HR-bezogene Verwaltungsaufgaben die Möglichkeit bieten, mobile HR zu nutzen. Das sind die Vorteile:
- Schnellere Prozesse durch zentrales Erfassen von Daten sowie Erstellen, Prüfen und Genehmigen von Anträgen 24/7 und unterwegs.
- Einfache Bedienung, zeitgemäßes Tool und praxisnaher Einsatz bringen höhere Akzeptanz für Verwaltungsaufgaben: Win-win für alle Beteiligten.
- Mehr Transparenz, weil der Status von Prozessen, genauso wie relevante Zahlen, jederzeit einsehbar sind.
- Regelmäßige Synchronisation verhindert Datenverlust und sorgt für aktuelle Daten.
- Entlastung der Personalabteilung, weil benötigte Daten rascher verfügbar und zentral gespeichert sind; diese können dann direkt in der Lohnverrechnung genutzt werden.
