Automatisierung übergreifender Prozesse

Sage DPW ist eine umfassende Software-Suite für Lohnverrechnung und HR. Immer wieder haben Kunden jedoch den Bedarf, Informationen aus DPW zu bekommen und in anderen Anwendungen weiter zu verarbeiten, oder übergreifende Prozesse zu automatisieren. Dafür bietet Sage jetzt eine moderne Schnittstelle: die Queue API.

In diesem Blog lesen Sie, wie dies funktioniert – keine Sorge, trotz des technischen Namens ist das kein technischer Blog! Sie erfahren, wie einfach und kostengünstig das Arbeiten mit der Queue API ist und welche Vorteile Sie damit haben.

Zu Beginn ein Anwendungsbeispiel

Ein Handelsunternehmen hat eine erweiterte Lösung für die Reisegenehmigung entwickelt. In DPW läuft der Standardprozess: Der Mitarbeiter gibt den Reiseantrag ein und sein Vorgesetzter muss ihn genehmigen. Das Handelsunternehmen hat aber noch einen individuellen Schritt in einer eigenen Anwendung: Das Reisebudget muss geprüft werden, erst dann erfolgt die endgültige Freigabe.

Bis jetzt hat der zuständige prüfende Mitarbeiter zwei Anwendungen vor sich: Den Reiseantrag in DPW und das eigene Reisebudgetprogramm. Er übernimmt manuell die Werte von DPW ins Budgetprogramm, prüft, und gibt bei positivem Saldo das Ok manuell an DPW zurück.

Um wieviel effizienter wäre es, wenn ein Programm das übernehmen und prüfen könnte? Da dies ein spezieller Bedarf ist, der nur diesen Sage Kunden mit seiner eigenen Reisebudgetlösung betrifft, macht es keinen Sinn, diesen Prozess im Standard für alle rund 1.000 DPW Kunden zur Verfügung zu stellen.

Sage öffnet daher DPW mit der Queue API, sodass Sie als Kunde auf Daten, Funktionen und Business Logik zugreifen können. Das heißt, Sie, oder ein Software-Entwickler, können einfach und rasch individuelle Programmierungen vornehmen.

Begriffserklärungen

API (Application Programming Interface) = die Beschreibung einer Schnittstelle, sodass Programme miteinander Daten austauschen können.

Message Queue = Nachrichtenschlange, dabei wird eine Anfrage (Nachricht) nach der anderen abgearbeitet und jeweils eine Antwort geschickt.

Request = Anfrage, wird in der Message Queue in einer Tabelle mitprotokolliert.

Response = Antwort auf die Anfrage, wird in der Message Queue in einer Tabelle mitprotokolliert.

Queue API ermöglicht den Zugriff auf Daten und Business-Funktionen von DPW. Dabei werden Requests an DPW gesendet, wie: „Erstelle einen neuen Dienstnehmer“ oder „Lies alle Reisen des letzten Monats aus“. Der Anfrage entsprechend liefert DPW die Response: Ein neuer Mitarbeiter wird mit den übermittelten Daten in DPW angelegt; oder eine Liste der Reisen wird erstellt und aus DPW exportiert.

Mit der Queue API wird DPW ferngesteuert

In unserem Beispiel bekommt das Handelsunternehmen zwei Funktionen: um Reiseanträge auszulesen und um alle Reisekosten auszulesen. Der Kunde – oder ein von Sage empfohlener Softwarepartner – schreibt ein Programm, welches die beiden Funktionen in DPW aufruft und die erforderlichen Daten in das Reisebudgetprogramm übermittelt, sodass die Prüfung der Budgetgrenzen erfolgen kann. Wenn das Budget passt, so wird an DPW die Information zurückgegeben, dass der Antrag freigegeben werden kann und dort im Reiseantragsprozess vermerkt.

Mit der Queue API erledigt ein Programm automatisch im Hintergrund, was sonst ein Mitarbeiter manuell machen müsste. Funktionen und Business-Logik von DPW werden also ferngesteuert.

Das sind Ihre Vorteile:

Individuelle Funktionen sind rasch umgesetzt

  • Wenn Sie eine Individual-Programmierung benötigen, können Sie das sofort selbst umsetzen. Sie müssen nicht warten, ob diese in einer künftigen Release einmal zur Verfügung stehen wird.
  • Die bis jetzt verwendeten Export-/Import-Schnittstellen waren träge – die Queue API ist ein schnelles und technisch modernes System.

Kostengünstig mit SaaS

  • Sie wählen aus den vorhandenen Schnittstellen und bezahlen mit SaaS nur eine monatliche Miete. Damit fällt das Investitionsrisiko weg, wenn eine Schnittstelle beauftragt wird und sich später als doch nicht gewünscht, bzw. geeignet herausstellt.
  • Sage dokumentiert, welche Kunden welche Schnittstellen nutzen. Sollten sich Änderungen, etwa aus gesetzlichen Gründen ergeben, so werden Sie darüber zeitgerecht informiert.
  • Sofern eine gewünschte Schnittstelle nicht existiert, können Sie sich jederzeit mit Sage austauschen, um eine weitere Öffnung im Standard zu schaffen; die Erstellung ist kostenfrei.

Jeder Datenaustausch wird nachvollziehbar kontrolliert
Ein kurzer Exkurs in die Technik: Die Nachrichtenschlange Queue API wird über 2 Datenbank-Tabellen abgewickelt, nämlich Request (z.B. ändere die Adresse) und Response (mit den geänderten Adressdaten). In diesen Tabellen wird die gesamte Kommunikation automatisch protokolliert: durch wen wurde welcher Wert gesetzt. Das ist ein großer Vorteil ggü. Dateitransfers, wo Diskussionen entstehen können, ob die Informationen erhalten wurden; ebenso gibt es beim File-Import keine Rückmeldungen, ob das Datenformat richtig war und das Programm die Daten lesen konnte.

  • Die Queue API gibt eine technische Rückmeldung, z.B. ob ein Import funktioniert hat; wenn nicht, wird entsprechend reagiert.
  • Mit den Protokollen in den beiden Datenbank-Tabellen Request und Response ist zu jedem Zeitpunkt bekannt, was wann geschrieben wurde.

Wie setzen Sie die Queue API in Ihrem Unternehmen ein

Technisch ist das ganz einfach, Sie benötigen keine zusätzliche technologische Infrastruktur, denn alles ist in DPW vorhanden.

Sie beziehen mittels Monatsmiete eine Lizenz nur für jene Schnittstellen, die Sie benötigen.

Derzeit verfügbare Funktionen: Dienstnehmer erstellen, Dienstnehmer Austritt, Dienstnehmer und Bezüge auslesen, Krankenkassenmeldungen in der Datendrehscheibe erzeugen, Nutzerliste auslesen. Abhängig von Kundenanfragen kommen laufend neue Funktionen dazu – fragen Sie uns.

Wenn Sie Bedarf an einer neuen Schnittstelle haben, so können Sie auf einem Screenshot die benötigten Daten (lesen/schreiben) und Funktionen dokumentieren. Die Entscheidung fällt abhängig davon, wie viele Kunden ebenfalls diesen Bedarf haben. Wird Ihre gewünschte Schnittstelle erstellt, entstehen Ihnen keine Kosten, Sie zahlen nur die monatliche Mietgebühr.

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