Die Qual der Wahl
In erster Linie soll die Personal-Software bei allen Aufgaben im Bereich Human Resources unterstützen, wie Lohnverrechnung, Recruiting, Talent Management oder Zeiterfassung; die Liste ist je nach Unternehmensgröße und Aufgaben individuell lang. Genauso soll die Software auch Funktionen haben, welche der Belegschaft nützen, z.B. das Beantragen und Genehmigen von Reise- und Urlaubsanträgen oder das Hochladen von Dokumenten. Und sie soll die Möglichkeit für Auswertungen und Forecasts bieten, das ist für das HR-Team und für Führungskräfte relevant. Für den mehrstufigen Auswahlprozess mit Bedarfserhebung, Pflichtenheft, Kriterien definieren und gewichten, Demos, Test, Preise vergleichen gibt es genügend Checklisten und Leitfäden, bzw. können Sie sich bei diesem Prozess von Consultants begleiten lassen.
In diesem Blog konzentrieren wir uns auf ein Auswahlkriterium, denn dieses kann die Zahl der potenziellen Anbieter bereits im Vorfeld reduzieren: Es geht um die Herkunft der HR-Lösung.
Internationale HR-Software: Kann da was schief gehen?
Auf den ersten Blick erscheinen internationale Lösungen als erste Wahl. Viele Unternehmen denken dabei an internationale Standorte, mehrsprachige Belegschaften oder die Möglichkeit, Prozesse über Ländergrenzen hinweg zu standardisieren: So erscheint die Wahl einer internationalen Personallösung als logischer Schritt, der die Aufwände für Wartung oder Schulungen reduzieren könnte und wo Mehrsprachigkeit gegeben ist.
Doch wie so oft ist es besser, nicht dem ersten Blick allein zu vertrauen, denn es könnte doch einiges schief gehen. Nehmen wir uns daher Zeit für einen zweiten Blick und schauen wir genauer auf die Anforderungen des Personalteams. Wir haben dazu ein zentrales Beispiel aus dem Arbeitsalltag von HR gewählt, bezogen auf die Anforderungen in Österreich.
Die Lohnverrechnung als Komplexitäts-Weltmeister
Die korrekte und pünktliche Auszahlung der Löhne und Gehälter ist jeden Monat die wesentliche Schlüsselaufgabe der Personalabteilung. Dabei müssen viele lokale Spezifika miteinfließen und deren Regelungen sind komplex. Kurz gesagt, die Lohnverrechnung steht wohl an der Spitze, wenn es um komplizierte Berechnungen geht:
- Österreich hat eine Vielzahl von Kollektivverträgen.
- ÖGK-Beitrage müssen ermittelt werden und Meldungen an ELDA erfolgen.
- Spezifika wie Sonderzahlungen oder die Kommunalsteuer oder Regelungen für Home-Office oder für Altersteilzeit sind zu berücksichtigen.
- Als zusätzliche Erschwernis kommt hinzu, dass sich die entsprechenden Gesetze regelmäßig ändern; viele davon zum Jahreswechsel, oft aber – krisenbedingt – auch unterm Jahr.
Wie sehr vertrauen Sie Workarounds?
Um Fehler zu vermeiden, sollte die HR-Software die für Österreich spezifischen gesetzlichen Anforderungen automatisiert abdecken. Ist das nicht der Fall, so muss das Team der Lohnverrechnung selbst dort einspringen, wo es hapert. Das heißt, sie müssen sich Workarounds basteln: Fehlende länderspezifische Berechnungen erfolgen mit einem „dazu gestrickten“ Programm oder nebenher mit Excel und werden dann händisch übernommen. Meldungen an die Sozialversicherung erfolgen mangels Schnittstellen ebenfalls durch händische Datenübernahme. Die möglichen daraus folgenden Probleme sind offensichtlich und wir fassen uns daher kurz:
- hochgradig fehleranfällig
- enormer manueller Aufwand
- kostet Zeit und Nerven
- verärgert die Belegschaft, wenn der Gehaltszettel nicht stimmt
- schadet dem Image des Arbeitgebers
Lokale HR-Software:
Landesspezifische Expertise bringt´s!
Bei vielen Softwarelösungen spielt der Standort des Anbieters kaum eine Rolle. Im HR-Bereich ist das anders. Denn hier treffen digitale Prozesse auf nationale Gesetze, Kollektivverträge, Sozialversicherungssysteme und Meldepflichten.
Je stärker eine Lösung auf die österreichischen Rahmenbedingungen ausgerichtet ist, desto geringer ist der Aufwand für manuelle Korrekturen, Zusatzprogramme oder individuelle Workarounds. Statt bestehende Lücken auszugleichen, kann sich das HR-Team auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren.
Genau darin liegt der Unterschied zwischen einer internationalen Standardlösung und einer HR-Software, die für Österreich entwickelt wurde. Während internationale Lösungen nationale Anforderungen häufig nachträglich ergänzen müssen, sind sie bei einer für Österreich entwickelten HR-Software von Anfang an mitgedacht.
Deshalb sollte die Frage nach der Herkunft einer HR-Lösung nicht als Randthema betrachtet werden. Sie entscheidet mit darüber, wie viel Zeit HR für wertschöpfende Aufgaben hat und wie viel in manuelle Nacharbeiten, Prüfungen oder Workarounds fließt.
Wer eine HR-Software auswählt, entscheidet sich daher nicht nur für Funktionen oder Prozesse. Die Entscheidung betrifft auch das Know-how, das hinter der Lösung steckt. Und gerade in Österreich kann dieses Know-how den entscheidenden Unterschied machen.
