KI als Sparringpartner für HR

Anforderungen, Druck – alles wird mehr

Die Anforderungen an die Personalabteilung werden mehr: der Arbeitsmarkt bleibt schwierig, die Belegschaft wünscht sich professionelle Services, das Management erwartet, dass HR zur Unternehmensstrategie beiträgt, der Gesetzgeber veröffentlicht laufend neue oder geänderte Regelungen.

Der Druck im HR-Team wird mit all diesen Anforderungen spürbar mehr:

• Belastung, Dauerstress und fehlende Wertschätzung gehören für Personalverantwortliche zum Recruiting-Alltag, hat der XING-Report 2025 ermittelt.
• 94 Prozent der Personalleiter klagten schon 2024 über zu viel Arbeit und Stress, laut einer Sage-Befragung.

KI und Entlastung – auch das wird mehr

Deutlich mehr wird auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz: Rund zwei Drittel der befragten Unternehmen mit 50+ Mitarbeitenden nutzen KI im HR-Bereich, zeigt die RTR-Studie 2025.

Mit durchdachter KI-Nutzung kann in der Personalabteilung Entlastung geschaffen werden. Das ist hier die gute Nachricht, vorausgesetzt, KI wird nicht nur als Optimierungs-Tool gesehen. Wie das geht und wohin die Reise geht, schauen wir uns gemeinsam an.

Veränderungen beim Einsatz von KI

Technologien werden laufend verbessert und zwar oft schneller, als man denkt. Das gilt natürlich auch für KI-Modelle. So wie sich die Fähigkeiten von KI-Systemen entwickeln, genauso lernen wir im Arbeitsalltag dazu, in welchen HR-Bereichen Künstliche Intelligenz Entlastung bringen kann.

• Heute: Assistenzfunktion. Was muss ich bei der Kündigungsfrist beachten? Wie berechnet man die Diäten korrekt?
  KI-Assistenten können punktgenau Antworten auf Fragen liefern, wenn wir mitten in der Arbeit feststecken. Viele Bereiche sind hier möglich, von rechtlichen Erklärungen zur Lohnverrechnung über Anleitungen zur Nutzung der Personal-Software (sowohl für HR selbst, als auch für die Belegschaft), bis zu Unternehmensrichtlinien.
• Nächster Schritt: Sparringpartner. Stimmt die Lohnabrechnung?
  KI kann mehr als Antworten liefern. Als Sparringpartner kann Künstliche Intelligenz beispielsweise die Lohnabrechnung auf Plausibilität prüfen oder HR-Prozesse bei Entscheidungen unterstützen. Dazu gehört auch die Entwicklung von „Agentic AI“, wo KI-Agenten Workflows abarbeiten.
  Wichtig dabei: Es ist immer der Mensch, der das letzte Wort hat.

Der Mensch muss das letzte Wort haben

Damit sind wir bei dem Schlüssel-Faktor, der über das Gelingen einer menschenbezogenen KI-HR-Strategie entscheidet. Wenn KI zum wertschöpfenden Partner werden soll, muss das Zusammenspiel zwischen Mensch und Maschine auf soliden Beinen stehen.

Technologie schaffe laut dem Beratungsunternehmen Deloitte nur dann einen Wert, wenn sie in ein funktionierendes organisatorisches und kulturelles Umfeld eingebettet ist; dazu gehören u.a. klare Rahmenbedingungen. Gleichzeitig gelte es, unsere menschlichen Fähigkeiten wie Kreativität, Empathie und Kontextverständnis einzusetzen. Dazu wurden Vorgehensweisen bzw. Trends formuliert, hier ein Auszug:

• Die Zusammenarbeit von Mensch und Maschine braucht klare Rollen, Erwartungen und Verantwortlichkeiten.
• Nur qualitativ hochwertige Daten garantieren Fairness. Dazu müssen die KI-Nutzenden trainiert werden, Halluzinationen erkennen zu können.
• Prozesse müssen so definiert sein, dass die Entscheidung dem Menschen überlassen bleibt.
• Um eine faire Unternehmenskultur zu schaffen und zu bewahren, müssen sowohl Altlasten eliminiert werden (z. B. diskriminierende Entscheidungen aus der Vergangenheit), als auch KI-Vorschläge laufend überprüft werden.
• Die erforderliche Flexibilität der Belegschaft kann durch Freude am Weiterlernen gefördert werden.

Es geht ums Vertrauen

Um die Akzeptanz in der Belegschaft und ebenso nach außen sicherzustellen, sind vertrauensfördernde Maßnahmen essentiell. Das umfasst weitaus mehr, als Gesetze zu erfüllen.

• AI-Act: KI-Anwendungen müssen unterschiedliche Vorschriften des AI-Act erfüllen, je nach ihrer Klassifizierung (von kein-Risiko bis zum Hochrisiko-System, verboten sind Anwendungen mit inakzeptablem Risiko wie Social Scoring). Der AI-Act sichert Grundrechte und will die Einführung einer auf den Menschen ausgerichteten und vertrauenswürdigen künstlichen Intelligenz fördern. Die Personalabteilung hat immer mit Menschen zu tun, insofern ist hier besondere Aufmerksamkeit geboten.
  Tipp: Den Text des AI-Act, aktuelle Änderungen wie den „Digital Omnibus on AI“ sowie Links zu weiteren relevanten Rechtsakten wie die DSGVO finden Sie bei der RTR-KI-Servicestelle.
• Umgang mit sensiblen Daten: Die Personalabteilung verarbeitet zu einem Großteil sensible personenbezogene Daten. Large Language Models (LLM) müssen mit Fallbeispielen trainiert werden. Aus diesen Gründen sollten Sie keine frei zugänglichen KI-Anwendungen einsetzen, denn niemand weiß, wo die von Ihnen eingegebenen Daten landen und was mit diesen sonst noch gemacht wird.
  Tipp: Stellen Sie bei Ihrem Lösungs-Anbieter sicher, dass die Personaldaten nur in der EU gespeichert und verarbeitet werden. Stellen Sie ebenso sicher, dass KI-Assistenten nur in einem technischen und organisatorischen Rahmen genutzt werden, der für Ihre HR-Zwecke transparent und sicher ist. Dazu gehört auch, dass Ihre Daten nicht an andere Kunden zu Trainingszwecken weitergegeben werden.
• Verantwortungsvolle KI: Ein transparenter Umgang mit Datenschutz, Sicherheit und den eingesetzten KI-Technologien schafft Vertrauen. Seriöse Anbieter informieren darüber, nach welchen Prinzipien ihre KI-Lösungen entwickelt und genutzt werden.
  Tipp: Fragen Sie Ihren Anbieter, wie ein verantwortungsvoller Einsatz von KI sichergestellt wird und welche Informationen dazu bereitgestellt werden.

Leitgedanke: KI soll uns unterstützen

Der erweiterte Einsatz von Künstlicher Intelligenz kann die Personalabteilung entlasten, Routineprozesse beschleunigen und komplexe Entscheidungen mit Informationen vorbereiten. Das bringt Zeitgewinn oder erhöhte Qualität. Als HR-Team nehmen Sie beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz eine zentrale Rolle ein und sind ein Vorbild, wie die kulturellen Rahmenbedingungen gestaltet werden sollen.
Das heißt: KI-Tools sind ein Werkzeug und es liegt an Ihnen, wie Sie dieses einsetzen. Bei KI-Projekten hilft daher folgender Leitgedanke: Beschäftigte sollen nicht ersetzt werden, sondern KI soll sie unterstützen, damit sie die aktuellen HR-Anforderungen bewältigen und gut arbeiten können.