Immer wieder Stress und Ärger
„Wo ist denn nur der Beleg für die Fahrscheine, die ich am Monatsanfang gekauft habe? Und wo ist die Hotelrechnung von letzter Woche? Und wo ist …?“ Besonders Angestellte, die viel geschäftlich unterwegs sind, kommen ins Schwitzen, wenn es um die Reiseabrechnung geht und sie dafür Belege einreichen müssen. „Der Zettel muss doch in der Geldbörse sein? – Ist er aber nicht!“
„Da fehlen schon wieder die Belege für die Mautgebühren, es ist eh so stressig und ich muss allen noch nachlaufen.“ „Das Datum hat nicht gestimmt, jetzt muss ich die Diäten nochmals abrechnen.“ Auch das Team in der Personalabteilung kommt ins Schwitzen, denn unvollständige oder unkorrekte Angaben führen zu einem unverhältnismäßig großen Mehraufwand. Statt einen Antrag in ein paar Minuten zu erledigen, kann schon mal eine Stunde mit Recherchen draufgehen.
Irren ist menschlich
Fehler zu machen, sich zu irren, etwas zu vergessen oder zu verlieren, das kennt jede und jeder von uns. Es ist normaler Alltag, denn so sind wir Menschen und das Nicht-Perfekte kann durchaus sympathisch sein. Außer, wenn es um Aufgaben wie die Reisekostenabrechnung geht, denn hier kosten Fehler Geld.
Die Lösung ist jedoch einfach: Ändern Sie das System und nutzen Sie eine Software für Ihre Reisekostenabrechnung.
- Statt manueller fehleranfälliger Prozesse schaffen Sie damit digitale transparente Prozesse.
- Mit klaren Richtlinien und Workflows wissen alle, was zu tun ist.
- Wenn die Software auch mobil am Smartphone verfügbar ist, bieten Sie Ihrer Belegschaft ein weiteres Plus: So können Geschäftsreisende jeden Beleg gleich erfassen.
- Wenn die Software in die Lohnverrechnung integriert ist, spart das Personalteam noch mehr Zeit.
Die 5 häufigsten Fehler – und wie es besser geht
Sehen wir uns genauer an, wie gängige Fehler und Problemstellen bei der Reisekostenabrechnung mit einer digitalen Lösung vermieden werden können.
1- Richtlinien
Problem: Es beginnt bei den Grundlagen: Vorlagen, was alles in eine Reisekostenabrechnung gehört, fehlen oder sind unverständlich; Excel-Tabellen oder Formulare sind zu kompliziert; unterschiedliche Kommunikationswege wie Mail oder der „Papierweg“ per interner Hauspost werden genutzt.
Lösung: Definieren Sie klare Richtlinien für die Reisekostenabrechnung, veröffentlichen Sie diese in digitaler Form; so sind sie jederzeit einsehbar, auch wenn die Abrechnung am Wochenende gemacht wird. Damit stellen Sie sicher, dass die Grundlagen stimmen. Außerdem erhalten HR-Teams weniger Rückfragen.
2- Belegerfassung
Problem: Manuelle Prozesse können an vielen Punkten scheitern, zum Beispiel werden aufgrund von Tippfehlern Daten falsch eingegeben, Belege gehen verloren oder sind nur mehr schwer leserlich – das erfordert viel Zeitaufwand für die Personalabteilung bei Eingabe und Prüfung.
Lösung: Werden die Daten über ein Web-Portal digital erfasst, können ggf. schon bei der Eingabe Prüfungen auf Vollständigkeit erfolgen. Mit einer mobilen App können Belege bereits während der Reise abfotografiert werden, das macht es viel einfacher. Zusätzlich sind alle Daten zentral gespeichert, sodass der Zugriff von verschiedenen Stellen erfolgen kann. Mit einer professionellen Softwarelösung sind die Abrechnungsdaten außerdem DSGVO-konform geschützt.
3- Integration
Problem: Prozesse vom Antrag bis zur Auszahlung dauern auf dem Papierweg lange, das heißt, Geschäftsreisende müssen auf ihr Geld warten und das können fallweise auch größere Beträge sein. Medienbrüche sind immer ein Fehlerpotenzial, wenn z.B. Reisekosten händisch in die Lohnverrechnung übernommen werden müssen.
Lösung: Mit der Integration der Reisekostenabrechnung in die Lohnverrechnung entsteht ein spürbarer Mehrwert. Werden die Daten automatisch in die Lohnverrechnung überspielt, kann die Auszahlung an die antragstellende Person schneller erfolgen. Fehlerhafte Berechnungen werden vermieden, wenn softwareseitig sichergestellt wird, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
4- Transparenz
Problem: Inhaltliche Fragen der Belegschaft zu ihrem Antrag können nur mit Zeitaufwand beantwortet werden. Häufig ist auch unklar, wo sich der Antrag gerade befindet, wie lange es noch dauert oder woran es hakt.
Lösung: Ein digitaler Workflow spart allen Beteiligten Zeit und ermöglicht Transparenz. So erhalten beispielsweise Vorgesetzte automatisch einen Hinweis, wenn etwas zu genehmigen ist. Von Antrag über Genehmigung, Abrechnung und Auszahlung kann der Status jederzeit von den Beteiligten eingesehen werden. Etwaige Nachfragen kann die Personalabteilung einfach beantworten.
5- Steueraspekte
Problem: Fehler müssen ausgebessert und nachverrechnet werden, sonst kann das zu Compliance-Problemen führen. Mitarbeitende sind frustriert, wenn sie ihre Aufwände nicht genau ersetzt bekommen. Finanzberichte basieren nicht auf korrekten Zahlen, das erschwert die Planung.
Lösung: Mit Hilfe einer Softwarelösung werden automatisch alle in Österreich geltenden steuerlichen Vorschriften eingehalten, etwa bei aktuellen Tagsätzen und der steuerfreien Diätenabrechnung. Das betrifft auch Kollektivverträge. Korrekte und pünktliche Abrechnungen motivieren Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das Controlling hat jederzeit Überblick, Abweichungen werden rascher erkannt – und alle Unterlagen sind revisionssicher dokumentiert.
Ein neues digitales System bringt viele Vorteile
- Mit digitalen Workflows und einer Reisekostenabrechnung, die in die HR-Lösung integriert ist, sparen Sie Zeit und Kosten.
- Mehr Effizienz und Motivation im HR-Team, weil nicht mehr mühsam nach Belegen gesucht werden muss. Außerdem machte es Spaß, mit einem modernen Werkzeug zu arbeiten.
- Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zufrieden, wenn sie ihre Spesen schnell und korrekt ausbezahlt bekommen. Das stärkt auch das Image der Personalabteilung.
- Vorgaben gesetzlicher und steuerlicher Natur sowie in puncto Datenschutz sind in der Software eingepflegt und werden so automatisch verlässlich eingehalten.
- Jederzeit transparenter Überblick schafft Kostenkontrolle und ermöglicht, vorausschauend zu planen.
