Der digitale Mitarbeitende kommt

KI ist bereits Teil des Arbeitsalltags …

KI gehört heute für viele Menschen bereits zum Arbeitsalltag. Texte werden erstellt, Informationen recherchiert und Inhalte zusammengefasst. Dabei handelt es sich meist um KI-Assistenten oder KI-Bots: Wir stellen eine Frage und erhalten eine Antwort.

Das spart Zeit und steigert die Produktivität. Trotzdem bleibt der Mensch derjenige, der entscheidet, prüft und handelt. Die KI unterstützt, übernimmt aber keine Verantwortung für den Prozess.

 … und kann künftig eigenständig arbeiten

Doch die Entwicklung geht bereits einen Schritt weiter. Denn immer öfter ist die Rede von KI-Agenten: Diese sind für wiederkehrende Prozesse geeignet – und davon gibt es bekanntlich viele in jedem Unternehmen. Durch Entlastung von komplexen Routinetätigkeiten können noch mehr Zeit und/oder Kosten eingespart werden.

Während der KI-Bot Antworten gibt, die wir dann für unsere Weiterarbeit nutzen können, geht der KI-Agent im wahrsten Sinn des Wortes einen oder zumeist mehrere Schritte weiter. Das heißt, er führt eigenständig Aktionen aus. Menschen müssen dabei nicht jeden Schritt lesen oder bestätigen, sondern der KI-Agent arbeitet selbständig bis zum gesetzten Ziel. Er erledigt also einen Prozess. Die entscheidende Veränderung lautet daher: Künftig nutzen nicht nur Mitarbeitende KI. Die KI wird selbst Teil der Arbeitsorganisation. Aus einzelnen Tools werden digitale Mitarbeitende, die definierte Aufgaben eigenständig übernehmen. Da sie ausschließlich der virtuellen Welt zuzuordnen sind, spricht man auch von „Digital Workforce“.

Beispiel: Eine Mitarbeiterin möchte wissen, wie die Regelung für Sonderurlaub aussieht. Ein KI-Bot durchsucht die hinterlegten Richtlinien und liefert die passende Antwort. Ein KI-Agent hingegen könnte den Sonderurlaub beantragen, fehlende Informationen anfordern, die zuständige Führungskraft einbinden und den Prozess bis zur Genehmigung begleiten.

Die Arbeitswelt verändert sich

Digitale Mitarbeitende werden menschliche Beschäftigte dabei nicht ersetzen. Sie werden aber verändern, wie Aufgaben verteilt, Prozesse organisiert und Zusammenarbeit gestaltet wird.

Noch stehen die meisten Unternehmen am Anfang dieser Entwicklung. Gleichzeitig beschäftigen sich bereits viele Organisationen mit ersten Anwendungsfällen. Laut einer Studie, wo 180 IT-Verantwortliche aus dem Mittelstand im DACH-Raum befragt wurden, befinden sich bereits knapp 80 Prozent der Unternehmen in einer Pilot- oder Testphase rund um KI-Agenten.

• 58 Prozent testen autonome KI-Agenten in ersten Pilotprojekten
• 18 Prozent sind noch in der Explorations- und Testphase
• 19 Prozent setzen KI-Agenten bereits in einzelnen Aufgabenbereichen ein
• Aber, erst 1 Prozent hat eine durchgängige Ende-zu-Ende-Integration in mehrere Kernprozesse geschafft.

Warum das HR jetzt interessieren sollte

Die Einführung digitaler Mitarbeitender ist nicht nur ein Technologieprojekt. Sie betrifft die Organisation von Arbeit selbst. Und damit jene Themen, die seit jeher zum Kern von HR gehören.

Wenn KI-Agenten Teil der Arbeitsorganisation werden, entstehen neue Fragen wie:

• Welche Tätigkeiten eignen sich für KI-Agenten?
• Welche Regeln braucht der Einsatz von KI-Agenten?
• Wer trägt die Verantwortung für ihre Ergebnisse?
• Welche Kompetenzen benötigen Mitarbeitende künftig?
• Wie verändern sich Rollen, Verantwortlichkeiten und Führungsaufgaben?
• Wie schaffen wir Vertrauen in die Zusammenarbeit mit digitalen Mitarbeitenden?

 Schlüsselrolle für HR im Digital Workforce Management

Die Antworten auf diese Fragen werden nicht alleine in der IT gefunden. Genau deshalb übernimmt HR eine Schlüsselrolle bei der Einführung digitaler Mitarbeitender und hat die Chance, sich dementsprechend im Unternehmen zu positionieren.

Das sind einige relevante Handlungsfelder:

• Als Pionier mit der Verwendung von KI-Agenten im Personalbereich selbst Erfahrung sammeln und als Vorbild wirken.
• Unternehmensweit andere Abteilungen mit dem erarbeiteten Knowhow unterstützen, z.B. mit der Frage: Wo wollen wir überhaupt digitale Mitarbeitende einsetzen?
• Fokus auf die Mitarbeitenden: für KI-Fitness sorgen und deren mögliche KI-Bedenken oder Ängste gemeinsam adressieren.
• Führungskräfte unterstützen, wie sie hybride Teams führen.

Die entscheidende Frage ist nicht, ob KI-Agenten Einzug in Unternehmen halten werden. Die entscheidende Frage ist, welche Rolle sie künftig übernehmen und wie Menschen und digitale Mitarbeitende erfolgreich zusammenarbeiten. Deshalb sollte HR die Entwicklung nicht nur beobachten, sondern von Anfang an mitgestalten.