Erfolgsgeschichte Langjährige Partnerschaft am Puls der Zeit

Sage DPW für alle Bereiche des Personalmanagements

Die TroGroup ist die globale Nummer Eins im Stempelmarkt und Laser Business. Unter ihrem Dach vereinen sich die Marken Trodat und Trotec: Trodat ist der größte Stempelproduzent der Welt und Trotec das weltweit führende Unternehmen für Laserplotter zum Gravieren, Schneiden und Markieren. Die Konzerngruppe ist in mehr als 150 Ländern präsent und beschäftigt weltweit rund 1.870 Mitarbeiter in über 40 Konzerngesellschaften. Sitz der TroGroup ist Wels in Oberösterreich, wo sich auch der wichtigste Produktionsstandort inklusive Forschung und Entwicklung befindet.

Die TroGroup und Sage DPW verbindet eine langjährige Partnerschaft – mit starkem Fokus auf eine verlässliche und moderne Personalverrechnung. Seit vielen Jahren nutzt die TroGroup die elektronische Lohnverrechnung von Sage DPW, im Lauf der Jahre kamen immer mehr Module dazu.

Der Konzern ist umfassend mit digitalen Personalmanagement-Lösungen, wie Sage DPW Portal, Sage DPW Reise oder Sage DPW Report ausgestattet. Susanne Schütz, Teamlead Payroll, arbeitete vor ihrer Tätigkeit bei TroGroup mit einer anderen Software und hat den Vergleich: „Ich war von Beginn an begeistert von den Funktionen von Sage DPW. Da die Software sehr nutzerfreundlich und einfach in der Handhabung ist, konnte ich mich rasch einarbeiten. Und wir können uns immer auf Wartung und Updates verlassen. Ich kenne nichts Besseres.“

Digitale Lohnverrechung: Professionell und zeitsparend

In der Lohnverrechung der TroGroup sind vier Mitarbeiter mit den Agenden einer korrekten Lohnverrechnung beschäftigt. In Österreich werden rund 620 Mitarbeiter über Sage DPW Lohn abgerechnet, für unsere Mitarbeiter in Deutschland haben wir die Zeiterfassung über Sage DPW im Einsatz. Der Bereich Personalverrechnung ist ein sehr dynamischer und insbesondere der Lohnsteuersektor ist regelmäßig von einer Vielzahl von Änderungen durch Gesetze und Verordnungen geprägt. Eine neue Herausforderung kam mit der, durch Corona bedingten, Kurzarbeit. Durch diese gab es plötzlich viele neue Lohnarten und auch eine lang andauernde Rechtsunsicherheit.

„Dank Sage DPW waren wir immer up to date, notwendige elektronische Umstellungen haben sofort funktioniert. Die Fernwartung war perfekt und alles, was wir selbst umgestellt haben, wurde nochmals von einem Spezialisten von Sage DPW überprüft“, so Daniel Ennsbrunner, Leitung HR über die besonderen Anforderungen innerhalb der Personalverrechnung während der Pandemie. Sehr arbeitsintensiv und aufwendig war früher bei der TroGroup auch die Deckungsprüfung der All-In-Gehälter, also die Überprüfung, ob die vom Arbeitnehmer tatsächlich geleisteten Mehr- und Überstunden inklusive Zuschlägen durch den Differenzbetrag zwischen All-in-Entgelt und Grundentgelt abgegolten sind. „Die Deckungsprüfungen für sechs Gesellschaften einmal im Jahr war damals eine ziemlich aufwendige Prozedur, bei der mehrere Excel-Files zusammengeführt werden mussten. Deckungsprüfungen sind ein sehr komplexes Thema, welches uns tagelang beschäftigt hat. Dank dem Modul Sage Report brauchen wir dafür nun nur noch einen Tag“, so Susanne Schütz, Teamlead Payroll.

Moderne Kommunikation mit den Mitarbeitern

Der Anspruch des oberösterreichischen Unternehmens prägt auch die Zusammenarbeit mit Sage DPW. Laufend werden neue digitale Möglichkeiten im HR-Bereich weiterentwickelt und implementiert. Seit 2019 stellt die TroGroup ihren Angestellten auch mobile Dienste zur Verfügung, die einfach und ortsunabhängig am Smartphone genutzt werden können. Diese Daten werden dann automatisch zur Lohnverrechnung oder für das Controlling übernommen. Aber auch Manager und HR-Verantwortliche können rasch Urlaubsanträge mobil genehmigen, was den Ablauf für alle Beteiligten spürbar beschleunigt. Jene Mitarbeiter, die die Mitarbeiter App nicht nutzen, können sich am Terminal im Eingangsbereich via Sage DPW Portal einloggen.

Sage DPW 24 Learning: Lernen rund um die Uhr

HR-Lösungen entwickeln sich regelmäßig weiter, einerseits durch technischen Fortschritt, andererseits verlangen Änderungen durch den Gesetzgeber neue Funktionen. Mitarbeiter in der Personalabteilung sind deshalb besonders gefordert: Sie müssen immer am Laufenden sein. Oft tauchen direkt bei der täglichen Arbeit Fragen auf und rasche Lösungen sind notwendig. Abhilfe schafft hier Sage DPW 24 Learning: das Portal bietet über 100 Online-Trainings zu den unterschiedlichen Software-Programmen. Die Erklärvideos sind nach dem MicroLearning-Prinzip gestaltet, das heißt kleine Lerneinheiten werden in wenige Minuten aufgeteilt und laufend erweitert. „Die Videos sind einfach und verständlich gestaltet. Gerade für neue Mitarbeiter, die noch nie mit Software von Sage DPW gearbeitet haben, sind die Lerneinheiten sehr hilfreich und das rund um die Uhr“, so Susanne Schütz.

„Mit der Automatisierung von Standardprozessen durch die Softwarelösungen von Sage DPW bleibt für uns Verantwortliche im HR-Department mehr Zeit für entscheidende Aufgaben wie Recruiting und Talent Management. Statt sich in Routinetätigkeiten zu verzetteln, können wir unsere Kompetenzen nutzbringend einsetzen“, meint Daniel Ennsbrunner abschließend.

Zusammenfassung der Vorteile von Sage DPW

• HR-Kennzahlen auf Knopfdruck
• HR-Portal für Mitarbeiter und Führungskräfte – schneller und direkter Zugang zu Informationen aus dem HR-Bereich
• Online-Trainings und Erklärvideos rund um die Uhr verfügbar
• Fernwartung durch Sage DPW Mitarbeiter
• Möglichkeit Wartungen auch selbst zu machen

„Mit der Automatisierung von Standardprozessen durch die Softwarelösungen von Sage DPW bleibt für uns Verantwortliche im HR-Department mehr Zeit für entscheidende Aufgaben wie Recruiting und Talent Management. Statt sich in Routinetätigkeiten zu verzetteln, können wir unsere Kompetenzen nutzbringend einsetzen.“

Daniel Ennsbrunner
Leitung HR , TroGroup