Erfolgsgeschichte Aufwände verringern durch Insourcing

Personalverrechnung von Sage DPW punktet als Teil einer umfassenden Gesamtlösung für HR

Insourcing der Personalverrechnung schafft eine umfassende und effiziente Gesamtlösung für HR. Hinter dem allseits bekannten sprechenden Fernseher Harry der Gebühren Info Service GmbH (GIS) stehen rund 200 Mitarbeiter aus drei Berufsgruppen: Angestellte, Beamte und Vertragsbedienstete.

Mit ihrem Personalstand zählt die GIS zu einem Großunternehmen, allerdings mit einer Besonderheit, denn es werden verschiedene Berufsgruppen beschäftigt, nämlich Angestellte, Beamte und Vertragsbedienstete. Die Abrechnung erfolgte daher auch an unterschiedlichen Stellen: die Beamten und Vertragsbediensteten über das Personalbüro der Post AG, die Angestellten über einen Steuerberater. Gesamte Auswertungen für das Management waren nur mit komplizierten Rückfragen möglich und sehr zeitintensiv. In der Verwaltung musste vieles doppelt in verschiedene Systeme eingegeben werden, wie beispielsweise Abwesenheiten.

Das steigerte auch das Fehlerpotenzial, speziell im Austausch der Informationen mit dem externen Steuerberater. Aus diesen Gründen fiel die Entscheidung, die Personalverrechnung ins Haus zu holen und künftig selbst durchzuführen.

Manuela Strasser, Prokuristin und Leiterin von Personaladministration, Finanzen und Rechnungswesen bei der GIS, zeichnet für das Projekt verantwortlich: „Im Jahr 2011 haben wir uns entschlossen, die Gehaltsverrechnung für die Angestellten im Haus zu machen. Da wir für die Personaladministration seit 2009 bereits die Module Zeitmanagement und Abwesenheit nutzen, war die Entscheidung für die Personalverrechnung von Sage DPW sehr einfach.“

Sage hat über 40 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von Human Resources-Software und ist mit der Sage DPW-Produktpalette führender Anbieter. Das unterstreichen über 1000 Kundeninstallationen vom Mittelstand bis zum internationalen Konzern.

Sage DPW Personalverrechnung integriert alle gesetzlichen Grundlagen und deckt alle Kollektivverträge ab, ein wichtiges Plus für die GIS in Anbetracht der verschiedenen Berufsgruppen, die angestellt sind. Das Projekt wurde im Juni 2011 gestartet und bereits ein halbes Jahr später im Jänner 2012 wurde – wie geplant – die erste Echtabrechnung problemlos durchgeführt.

Lediglich kleine Adaptierungen waren in der Folge erforderlich, die sich aus den Erfahrungen im Echtbetrieb ergaben – sie wurden vom Projektleiter von Sage in angemessener Zeit bereinigt. Das Projekt konnte im Rahmen der budgetierten Kosten und Beratungsstunden umgesetzt werden. Für die Mitarbeiter in der Personalverrechnung der GIS war die Einarbeitung vergleichsweise einfach, da sie bereits mit anderen Sage DPW-Modulen vertraut waren.

Die gesetzten Ziele wurden mit dem Insourcing voll und ganz erreicht. Da Personaladministration und –verrechnung nun in der ganzheitlichen Lösung von Sage DPW vereint sind, ist das Anlegen und Verwalten von Personal-Stammdaten nur mehr einmal erforderlich. Das spart Zeit und verringert Fehler, so werden zum Beispiel Abwesenheiten automatisch in der Gehaltsverrechnung berücksichtigt.

Der Austausch von Daten mit dem Steuerberater und die Kontrolle der Richtigkeit gehören der Vergangenheit an. Auswertungen für das Management sind auf Knopfdruck vollständig und korrekt verfügbar – sie können direkt aus Sage DPW in jeder gewünschten Form selbst erstellt werden.

Die neue Lösung hat den Break-Even bereits erreicht und wird von allen Mitarbeitern der GIS geschätzt, wie Manuela Strasser ausführt: „Da die Mitarbeiter für die Personaladministration bereits vorhanden waren und diese „lediglich“ die Abrechnung dazu übernommen haben, hat sich das gesamte Projekt innerhalb von 8 Monaten amortisiert, inklusive der Ausbildung – bei einem gleichzeitigen Qualitätsgewinn. Besonders die elektronischen Gehaltszettel haben bei allen Mitarbeitern großen Zuspruch gefunden.“

Und es wird bei der GIS schon weiter geplant: als nächster Schritt sollen die Zutrittskontrollen und -berechtigungen in der Zentrale über Sage DPW verwaltet werden. Getreu dem langjährigen Motto: Wer ist da? Ich bin es, dein Fernseher…

Zusammenfassung der wesentlichen Vorteile

• Umfassende Gesamtlösung
• Abdeckung aller gesetzlichen Grundlagen
• Schnelle Implementierung
• Einfache Einarbeitung
• Verbesserte Personalverrechnung und weniger Aufwand

„Da wir für die Personaladministration seit 2009 bereits von Sage DPW die Module Sage Zeitmanagement und Abwesenheit nutzen, war die Entscheidung für die Personalverrechnung sehr einfach.“

Manuela Strasser
Leitung Personal und Finanzen, GIS