Erfolgsgeschichte Kleine HR-Teams, große Verantwortung

Zuständig für die gesamte Palette von Recruiting bis zum Austritt: In kleinen HR-Teams müssen einzelne Personen vielfältige Aufgaben erledigen. Diese Anforderungen unterstützt Sage DPW mit einem umfassenden Angebot. 

Die Personalabteilung hat in vielen Unternehmen einen hohen Stellenwert. Als strategischer Partner der Geschäftsleitung agiert sie nahe am Tagesgeschäft und unterstützt dabei, die Unternehmensziele mit geeigneten und gut ausgebildeten Fachkräften zu erreichen. In Betrieben mittlerer Größe mit rund 200 Mitarbeitenden verantwortet in der Regel ein engagiertes Team von nur zwei bis drei Personen den gesamten Aufgabenbereich von Human Resources. Sage DPW kennt diese speziellen Bedürfnisse aufgrund der langjährigen Zusammenarbeit mit vielen Kunden und hat das Portfolio dementsprechend aufgebaut. Unternehmen profitieren sowohl von der umfassenden modularen HR-Lösung Sage DPW, als auch von dazu passenden Dienstleistungen und persönlichem Support. Anschaulich zeigt die Zusammenarbeit mit der österreichischen Niederlassung der Daimler Buses GesmbH, einer Tochter von Daimler Truck, wie Personalarbeit effizient, verlässlich und zeitgemäß gestaltet werden kann.

Pünktliche korrekte Lohnverrechnung ist ein Muss

Das Gehalt jeden Monat korrekt und zeitgerecht auszuzahlen, beweist die Wertschätzung einer Firma für die Leistungen ihrer Belegschaft. Gleichzeitig ist dies die größte Herausforderung für kleine Personalteams, denn oft hängt die Lohnverrechnung an einer einzelnen Person. Wie man Ausfallsicherheit herstellen kann, ist daher ein zentrales Thema. Das kann auch die Personalleitung von Daimler Buses Austria bestätigen, denn oft werde vergessen, dass die Basisaufgabe der Personalabteilung eine richtige und pünktliche Lohn- und Gehaltsverrechnung ist. Alle anderen Aufgaben würden erst danach kommen.

Sage DPW weiß um diese große Bedeutung und bietet mit dem Lohn-Ausfallservice die rettende Lösung bei unerwarteten Notfällen. Dies erfolgt in Zusammenarbeit mit Steuerberatungsfirmen, die auch Erfahrung mit der Software Sage DPW haben. Fällt jemand plötzlich in der Lohnverrechnung eines Betriebs aus, so übernehmen diese Expertinnen und Experten in längstens drei Tagen und erledigen ordnungsgemäß alle Aufgaben. Auch bei Daimler Buses Austria hat das Service schon einmal einen unerwarteten Ausfall kompensiert und sei daher aus Sicht der Personalleitung das perfekte Produkt.

Oft wird vergessen, dass die Basisaufgabe der Personalabteilung eine richtige und pünktliche Lohn- und Gehaltsverrechnung ist. Von Personalverantwortlichen wird daher das Sage Lohn-Ausfallservice oft als perfektes Produkt bezeichnet.

Flexibilität mit der digitalen Personalakte

Um die HR-Arbeit im kleinen feinen Team effizienter und flexibler zu machen, setzte man die Priorität auf die Digitalisierung der Personalprozesse. Ein Meilenstein war dabei die Einführung der elektronischen Personalakte. Sage begleitete auf diesem digitalen Weg und unterstützte bei diesem Schritt auch den Wechsel in die Cloud. So sind die sensiblen Personaldaten jetzt Compliance-konform in einem professionell betreuten Rechenzentrum gespeichert. Die zentrale Ablage der Personaldaten in der Cloud eröffnete erstmals die Möglichkeit, von jedem Standort in Österreich flexibel darauf zugreifen zu können. Für die Personalleitung entstand daraus ein großer Vorteil für ihre tägliche Arbeit, denn sie ist viel unterwegs und hat somit vor Ort stets alle aktuellen Informationen zur Verfügung.

Von überall Zugriff heißt jedoch nicht, dass alle diesen haben, im Gegenteil: Sage unterstützte bei der Einrichtung eines detaillierten Berechtigungskonzepts. Dieses ist naturgemäß nicht statisch, sondern unterliegt Änderungen. Wenn beispielsweise jemand aus dem HR-Team später in eine andere Abteilung wechselt, müssen die Berechtigungen entzogen werden und diese Änderungen ermöglichte Sage mit einem benutzerfreundlichen Konzept: Direkt aus der Funktion heraus (in diesem Fall Berechtigungen) kommt auf Knopfdruck eine Anleitung und mit dieser Hilfe kann Schritt für Schritt das Berechtigungssystem aktualisiert werden. Kleinere Personalteams können sich nicht auf Aufgaben spezialisieren, sondern erledigen vieles und so nützt man gerne bei Daimler Buses eben diese Möglichkeit, direkt in der Software nachfragen zu können: Wie komme ich dorthin, wie mache ich das. Auch andere eingesetzte Module wie Sage DPW Lohn, Zeit, Reise oder Mitarbeitergespräche überzeugten durch effiziente Prozesse und eben die benutzerfreundliche Oberfläche.

KI: Die Zukunft ist schon da

Der Blick ist neben dem Tagesgeschäft stets auch in die Zukunft gerichtet, aktuell beschäftigt man sich mit den Potenzialen, die Künstliche Intelligenz eröffnen kann. Dazu wurde entschieden, Sage Copilot zu nutzen. Dieser persönliche digitale Assistent wertet Unternehmensdaten aus, bringt darauf basierend Verbesserungsvorschläge und unterstützt bei der Entscheidungsfindung. Ebenso hilft der Assistent bei der Automatisierung von Abläufen. Aus den Fragen und Interaktionen lernt er laufend dazu, sodass die Antworten immer zielgerichteter werden. Kommuniziert wird einfach in Alltagssprache, es sind also keine Vorkenntnisse erforderlich und genau das hilft, schnell vom Sage Copilot profitieren zu können.

Personaldaten sind sensibel und gehören den Richtlinien entsprechend geschützt. Im Rahmen der KI-Strategie setzte Sage daher alle erforderlichen Schritte, um das Vertrauen in diese Technologie sicherzustellen. Dazu zählen eine starke Verschlüsselung, die Berücksichtigung von DSGVO und AI-Act sowie der Nachweis internationaler Zertifikate.

Menschen helfen Menschen

Neben den definierten Projektetappen waren zusätzlich neue gesetzliche Vorgaben wie die EU-Entgelttransparenz-Richtlinie zu erledigen. Begleitet von Experten des Partners Deloitte installierte Sage FairPay, ein Modul, das in die HR-Lösung integriert ist und die erforderlichen Kennzahlen ermittelt. Mit dem Vorteil für die Personalleitung, dass für sie kein zusätzlicher Aufwand entsteht und gleichzeitig die Anforderungen der Richtlinie erfüllt sind.

Dass im Arbeitsalltag immer wieder Fragen auftauchen, ist gelebte Normalität. In diesen Fällen war und ist es für das Personal-Team von Daimler Buses ein Pluspunkt, rasch Hilfe zu bekommen – und zwar direkt von kompetenten Menschen. Mit dem Key Account Manager als verantwortlicher Anlaufstelle wurden sie jedes Mal schnell zur richtigen Person weitergeleitet, zum Beispiel zum Support. Sage übernahm im Projektverlauf auch Abstimmungsgespräche mit dem Konzern, die reibungslos verliefen. Ergänzend zum ausgereiften Produkt Sage DPW erwiesen sich der jederzeit mögliche direkte menschliche Kontakt, die strukturierte Herangehensweise in den Projekten und das Team aus Profis als Schlüsselfaktoren für die erfolgreiche Zusammenarbeit.

Zusammenfassung der Vorteile von Sage DPW

• Das Lohn-Ausfallservice hilft speziell kleinen Teams, dass Gehälter jeden Monat rechtzeitig ausbezahlt werden
• Die elektronische Personalakte ermöglicht Arbeiten an jedem Standort
• Benutzerfreundliche Cloud-Lösung in professionell betreuten Rechenzentren sorgt dafür, dass sensible HR-Daten geschützt sind
• Hilfefunktionen, integriert in die Module, lösen unmittelbare Fragen im Arbeitsalltag auf Knopfdruck
• Der intuitive KI-Assistent Sage Copilot bringt individuelle Unterstützung auf eine höhere Stufe
• Die integrierte HR-Software mit Modulen wie Lohn, Zeit, Reise macht Prozesse effizient
• Professionelle Expertenteams, das Service-Angebot und direkter menschlicher Kontakt zeigen die Kundenorientierung von Sage

„Pünktliche korrekte Lohnverrechnung ist ein Muss Das Gehalt jeden Monat korrekt und zeitgerecht auszuzahlen, beweist die Wertschätzung einer Firma für die Leistungen ihrer Belegschaft.“

Personalleitung, Daimler Buses