Vom KI-Tool zur digitalen Arbeitskraft
Wenn eine neue Software eingesetzt wird, werden standardmäßig dazu Richtlinien und Regeln festgelegt, zum Beispiel wer das neue Software-Tool nutzen darf, welche Berechtigungen erforderlich sind oder wie Daten gesichert werden. Das ist in den Unternehmen Routine.
Bei KI-Agenten reicht das allein nicht aus. Sie sind zwar ebenfalls eine Software, können allerdings mehrere Arbeitsschritte eigenständig nacheinander erledigen. Das bedeutet, dass sie ähnlich wie Menschen im Unternehmen arbeiten und damit zu digitalen Arbeitskräften werden.
Für HR entsteht dadurch ein neues Handlungsfeld: Neben der menschlichen Workforce müssen zunehmend auch digitale Arbeitskräfte in bestehende Rollen, Prozesse und Verantwortlichkeiten eingeordnet werden. Besonders relevant wird das, sobald ihre Tätigkeit Beschäftigte, Personaldaten oder HR-Prozesse berührt.
Erst einordnen, dann onboarden
KI-Agent ist nicht gleich KI-Agent: Je nach Aufgabe, Datenzugriff und Einsatzgebiet gibt es unterschiedliche Aspekte zu berücksichtigen. Deshalb steht am Anfang eine sorgfältige Einordnung.
Entscheidend ist nicht nur, was ein KI-Agent technisch kann, sondern vor allem, was er im Unternehmen tatsächlich tun soll. Mit welchen Daten und Systemen arbeitet er? Sind sensible Informationen betroffen? Und welche Auswirkungen kann seine Tätigkeit auf Beschäftigte und Prozesse haben?
Besondere Sorgfalt ist gefragt, wenn KI in Personalprozessen eingesetzt wird oder Entscheidungen über Beschäftigte beeinflussen kann. Bestimmte KI-Anwendungen im Beschäftigungskontext stuft auch der europäische AI Act als Hochrisiko-Anwendungen ein, beispielsweise wenn sie für arbeitsbezogene Entscheidungen oder zur Überwachung und Bewertung von Leistung und Verhalten eingesetzt werden.
Aus der Einordnung ergeben sich die nächsten Schritte. Je nach Einsatz können beispielsweise Anforderungen an Datenschutz, Dokumentation und Transparenz, menschliche Kontrolle, Informationssicherheit oder arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen relevant werden. Auch die Einbindung des Betriebsrats kann erforderlich sein.
Für HR ist es deshalb wichtig, die Einordnung von Anfang an mitzugestalten. So lassen sich notwendige Abstimmungen und Freigaben rechtzeitig berücksichtigen, statt erst nachzusteuern, wenn ein Agent bereits produktiv arbeitet.
Klare Regeln schaffen Sicherheit
Die Einordnung des einzelnen KI-Agenten ist das eine, ein unternehmensweit klarer Rahmen das andere. Welche Richtlinien für KI gibt es bereits? Welche gelten auch für KI-Agenten und wo müssen bestehende Regelungen ergänzt werden?
KI-Agenten sind dabei nicht ausschließlich ein Thema für die IT. HR, IT, Datenschutz und Recht müssen zusammenspielen und, wo erforderlich, weitere Stellen wie den Betriebsrat einbinden.
Klare Governance verhindert Grauzonen und Schatten-KI und gibt Beschäftigten Orientierung, wie KI im Unternehmen eingesetzt werden darf.
Verantwortung von Anfang an klären
Wie bei menschlichen Beschäftigten sollte auch bei digitalen Arbeitskräften klar sein, welche Rolle sie übernehmen und wer für ihren Einsatz verantwortlich ist.
Wer hat den Agenten eingeführt? Wer überprüft seine Berechtigungen und Ergebnisse? Wer muss eingebunden werden, wenn sich seine Aufgaben oder Befugnisse verändern?
Denn KI-Agenten können sich weiterentwickeln, neue Funktionen erhalten oder für zusätzliche Prozesse eingesetzt werden. Damit können sich auch die Anforderungen an ihren Einsatz verändern.
HR muss dabei keineswegs alle technischen, datenschutzrechtlichen oder juristischen Fragen selbst beantworten. Aber dort, wo digitale und menschliche Workforce zusammentreffen, kommt HR eine zentrale koordinierende Rolle zu.
Checkliste Onboarding digitaler Arbeitskräfte
Die folgenden Fragen helfen dabei, Aufgaben, Befugnisse und Grenzen eines digitalen Mitarbeitenden für das Onboarding klar festzulegen.
- Aufgaben: Welche Rolle hat der KI-Agent? Welche internen und externen Systeme darf er dafür nutzen? Welche Aktionen darf er ausführen?
Tipp: Testen und kontrollieren Sie zu Beginn und später in regelmäßigen Abständen die einzelnen Schritte. Seien Sie besonders dort vorsichtig, wo es um sensible Personalaufgaben oder Finanzielles geht. - Berechtigungen: Welche Daten darf der KI-Agent sehen? Welche Berechtigungen hat er dafür bekommen? Welche Entscheidungen darf er selbst treffen?
Tipp: Gehen Sie nach dem Minimal-Prinzip vor und gewähren Sie nur jene Zugriffsberechtigungen, die ein Agent für seine Arbeit braucht. - Grenzen und Überwachung: Wann muss der KI-Agent rückfragen? Welche Handlungen müssen von einem Menschen freigegeben werden? Sind wir in der Lage, dem Agenten Rechte zu entziehen oder laufende Aktionen zu stoppen?
Tipp: Aktionen von KI-Agenten sollten transparent und nachvollziehbar sein. Viele Agenten protokollieren ihre Aktivitäten. Diese Protokolle sollten regelmäßig überprüft werden, um bei Bedarf frühzeitig reagieren zu können. - Auch an das Offboarding denken: Jeder digitale Mitarbeiter hat einen Lebenszyklus. Wenn er nicht mehr gebraucht wird oder die für ihn verantwortliche Person das Unternehmen verlässt, muss an mehr gedacht werden, als Zugänge zu sperren: Welche API-Schlüssel besitzt der KI-Agent? Welche automatisierten Prozesse laufen noch? Welche anderen Systeme hat er angestoßen? Welche Daten hat er gespeichert?
Tipp: Ihr Unternehmen muss wissen, wann der digitale Mitarbeiter wirklich weg ist.
Potenzial braucht Vorbereitung und Verantwortung
KI-Agenten haben zweifellos Potenzial. Entscheidend ist, sie von Anfang an bewusst in die Organisation zu integrieren und über ihren gesamten Lebenszyklus im Blick zu behalten.
Für HR entsteht damit eine neue Aufgabe: die digitale Workforce ebenso selbstverständlich mitzudenken wie die menschliche. HR übernimmt dabei eine zentrale Rolle in der Abstimmung mit IT, Datenschutz, Recht und dem Betriebsrat. So entstehen von Anfang an die Voraussetzungen dafür, dass digitale Arbeitskräfte kontrolliert und verantwortungsvoll eingesetzt werden können.
