Gute Gründe für eine digitale Dokumentenverwaltung

Aktenschrank bis Zettelwirtschaft? Schnell Infos finden geht anders. Das Büro der Zukunft präsentiert sich mit viel weniger Papierstapeln und das bedeutet viel weniger Suchen.

„Wo sind schnell die Bewerbungsunterlagen von Herrn Schmid, der ist gerade am Telefon und fragt wegen der Stelle im Einkauf?“
„In welchen Ordnern sind jetzt die Unterlagen, die ich für das Meeting vorbereiten soll? Das geht gleich los und ich such schon eine Stunde!“
„Ich bin heute im Homeoffice. Kannst du mir nachschauen was im Angebot vom Seminarhotel steht? Wir müssen dort reservieren.“

Viel nutzlose Zeit vergeht mit Suchen

Solche oder ähnliche suchende Hilferufe erklingen tagtäglich in den Büros jedes Unternehmens, auch in der Personalabteilung. Jeder weiß wie es ist, wenn Unterlagen dringend gebraucht werden. Die Gartner Group belegt das mit Zahlen: Rund 30% der Arbeitszeit verbringen wir mit Suchen.

Von elektronischen bzw. Papierdokumenten, Mails, Datenbanken bis zu speziellen Plänen oder Formularen die Prozesse steuern – eines ist fix: Die Anzahl der Dokumente steigt jedes Jahr. Das bedeutet, dass schnelles Finden immer schwieriger wird. Und das betrifft jedes Unternehmen, von Konzern bis KMU.

Proaktiver arbeiten mit digitaler Dokumentenverwaltung

Abhilfe schafft ein System, wo alle Informationen des Unternehmens, oder auch einer Abteilung wie Human Resources, zentral gespeichert und einfach wiedergefunden werden können. Die Frage, ob Sie eine digitale Dokumentenverwaltung benötigen, stellt sich in Anbetracht der wachsenden Datenmengen nicht mehr; vielmehr geht es um die Frage, welches System geeignet ist. Heute gibt es eine Vielzahl von Lösungen, sodass jedes Unternehmen die passende implementieren kann.

8 überzeugende Argumente für die digitale Dokumentenverwaltung

Hier kommen 8 gute Gründe für das digitale Management Ihrer Dokumente.

Argument 1: Finden Sie Dokumente im Handumdrehen.
Langes Suchen ist passé. Mit Schlagwortsuche, Filterkriterien oder Volltextsuche ist jedes Dokument sofort gefunden und Sie können Bewerbern, Kunden oder Kollegen gleich am Telefon Auskunft geben.

Argument 2: Greifen Sie von überall auf Ihre Dokumente zu.
Mitarbeiter haben jederzeit mit jedem Gerät wie PC, Tablet oder Smartphone Zugriff auf Dokumente, die sie benötigen. Natürlich auch vom Homeoffice aus.

Argument 3: Erhöhen Sie die Sicherheit Ihrer Daten.
Zugriffsberechtigungen regeln, wer welche Dokumente sehen darf, denn gerade Informationen in der HR-Abteilung sind sehr sensibel. Außerdem sorgt das zentrale Archiv verbunden mit professionellem Backup, dass keine Daten verloren gehen – so werden auch Sicherheits- und Revisionsanforderungen erfüllt.

Argument 4: Reduzieren Sie die Kosten für Papier und schonen gleichzeitig die Umwelt.
Die Ausgaben für Papier, Drucker und Aktenlager sinken. In Zeiten einer nachhaltigen Unternehmensführung wird dies auch dem Prinzip eines schonenden Umgangs mit Ressourcen gerecht.

Argument 5: Sparen Sie Zeit.
Prozesse werden schneller und sind transparent. Keine Zettelwirtschaft mehr, der Urlaubsantrag wird per elektronischem Formular bearbeitet und weitergeleitet.

Argument 6: Fördern Sie die bessere Zusammenarbeit Ihrer Teams.
Präsentationen oder Angebote können im Team erstellt werden, auch wenn die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten sind.

Argument 7: Erhöhen Sie die Qualität Ihrer Arbeit.
Keine Mehrfachablagen mit unterschiedlichen Versionen, sondern Überblick mit zentral abgelegten aktuellen Dokumenten.

Argument 8: Schaffen Sie ein modernes Arbeitsumfeld.
Aktenschränke mit dicken Ordnern und „kreative“ Zettelwirtschaft auf dem Schreibtisch sind Vergangenheit. Mitarbeiter erwarten heute zeitgemäße Arbeitsmittel, das fördert die Motivation und ist außerdem gut für das Image als Arbeitgeber.

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