Reisekostenabrechnung bei den Wirtschaftskammern
Um die Prozesse rund um die Reisekostenabrechnung effizienter zu gestalten, entschlossen sich die Wirtschaftskammern Österreich, OÖ und NÖ im Jahr 2002, von Papier auf eine moderne Software-Lösung umzustellen.
Die Aufgabe
Manuelle Reisekostenabrechnungen bringen lange Bearbeitungszeiten für Reiseanträge, Genehmigungen und Abrechnungen mit sich. Bei der Wirtschaftskammer wollte man sich von diesen zeitraubenden Verwaltungsprozeduren befreien und entschied sich mit Sage DPW Reise für eine elektronische Lösung.
Die Lösung
Der gesamte Reiseabwicklungsprozess – vom Reiseantrag über die Genehmigung bis zur Abrechnung – läuft mittlerweile über Sage DPW Reise.
1. Reiseantrag stellen: Mit dem elektronischen Antrag erübrigen sich aufwendige Papierformulare, der Antrag wird an den Vorgesetzten übermittelt.
2. Reise genehmigen: Der Vorgesetzte erhält den Antrag online und kann zeit- und ortsunabhängig Reiseanträge bearbeiten.
3. Reise erfassen: Die Reisedaten werden aus dem Antrag übernommen und sämtliche Belege erfasst. Originalbelege wie Hotelrechnungen leitet der Reisende an die Reisestelle weiter.
4. Abrechnung und Auszahlung: Nach erneuter Prüfung und Freigabe durch den Vorgesetzten wird die Reise abgerechnet und ausbezahlt. Diäten werden errechnet, sämtliche kollektivvertragliche Vorgaben wie z. B. die Abrechnung von Reise- und Lenkzeiten automatisch berücksichtigt. Gesetzliche Änderungen werden zeitnah durch Updates im Programm umgesetzt.
Die Verbesserungen
Innerhalb kürzester Zeit ließen sich bedeutende Verbesserungen erzielen: Die Bearbeitungszeiten haben sich deutlich verkürzt, die Mitarbeiter erhalten die Reisekosten schneller zurückerstattet. Zudem ist der Prozess für alle Beteiligten transparenter geworden, sie können den aktuellen Status jederzeit einsehen. Früher wurde der Reise-Genehmigungsprozess manuell vorgenommen.
Reiseanträge wurden ausgedruckt und per Hand ausgefüllt. Dann begann für die Anträge die lange Reise zur Genehmigung. Jetzt holen sich die Beteiligten die Informationen online auf ihren Schreibtisch. Die Reisenden, um ihre Einträge vorzunehmen und einzusehen, die Vorgesetzten, um Anträge zu bearbeiten und Auswertungen vorzunehmen. Und die Buchhaltung, um die Abrechnungen zu erledigen.
Zufriedenheit und schnellere Auszahlung
Stefan Praher berichtet: „Sage DPW Reise hat die Erwartungen der Wirtschaftskammer erfüllt. Die Sage DPW Berater erbringen Ihre Leistungen auf höchstem Niveau. Nicht nur die Vorgesetzten sind von der Möglichkeit, die Reiseanträge orts- und zeitunabhängig zu erledigen, begeistert. Auch die Mitarbeiter sind mit der elektronischen Lösung voll zufrieden. Dazu trägt vor allem die einfache Bearbeitung und Genehmigung der Reisekostenabrechnung sowie die schnelle Auszahlung der Erstattungsbeiträge bei.“
Die Verbesserungen für WKO durch Sage DPW
- Mit Sicherheit die richtigen Auszahlungsbeträge
- Beschleunigte Auszahlung
- Erhöhte Datentransparenz
- Reduzierte Verwaltungskosten
- Via Intra- und Internet Reisen jederzeit eingeben
- Optimierter Workflow
- Stets aktuelle Daten
„Vor der Einführung von Sage DPW war ein Ausfüllen von Antrags- und Abrechnungsformularen notwendig, heute wird der gesamte Reiseprozess komfortabel in elektronischer Form abgewickelt.“
Mag. Stefan Praher
Referent WKOÖ, Abteilung Personal
Personalmanagement
