Recruiting-Verantwortliche aufwerten und entlasten

Wirtschaftliche Unsicherheit und weniger Budget einerseits – Umsatzverluste durch Fachkräftemangel andererseits: Zwischen diesen Herausforderungen steht das Recruiting. Wie darauf reagieren? Indem Sie die Personalsuche zeitgemäß unterstützen.

Mehr denn je gefordert

Personalsuche ist zu einem anspruchsvollen Job mit viel Verantwortung geworden. Die Zeiten, als Recruiting eine Verwaltungsaufgabe in HR war, wo Bewerbungen gelesen und mit den Job-Anforderungen verglichen wurden, sind wirklich lang vorbei. Angesichts des Fachkräftemangels müssen Recruiting-Verantwortliche möglichst gut für die Zukunft planen und Active Sourcing betreiben, also gezielt Personen ansprechen bzw. anwerben: virtuell über soziale Plattformen, persönlich im Rahmen von Networking Events. Denn Recruiting-Teams müssen Antworten auf Fragen wie diese parat haben:

  • Welche Jobs werden in unserem Unternehmen in den nächsten Jahren vakant?
  • Welche davon sind kritisch?
  • Haben wir jemand im Talente-Pool, den wir ansprechen könnten?

Werden vakante Stellen erst nach längerer Zeit nachbesetzt, so kann das zu Umsatzausfällen führen, wenn beispielsweise Arbeitskräfte in der Beratung, in der Montage oder im Service fehlen und somit weniger Aufträge angenommen werden können. Die Suchdauer bleibt unverändert hoch, meldete die Statistik Austria für 2023: demnach war rund jede vierte Stelle (28,1 %) dauerhaft ausgeschrieben und rund 17 % der Stellen waren mehr als sechs Monate ausgeschrieben.

Es braucht neue Skills …

Zu den anspruchsvollen Aufgaben in der Personalsuche gehört u.a. die Pflege eines Talente-Pools, um vorausschauend Kontakte knüpfen zu können. Dementsprechend sieht der Arbeitstag von Recruiterinnen und Recruitern heute so aus:

  • Sie netzwerken und pflegen ihre Community. Die Rechnung ist klar: je mehr Austausch und Kontakte, desto mehr potenzielle Talente für den eigenen Pool. In manchen Fällen wird Recruiting sogar zum Coaching, wenn sie Talenten neue Karrierewege aufzeigen.
  • Sie wissen was läuft. Wer ständig im Gespräch mit potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten ist, bekommt auch viel mit. Zum Beispiel wie die Stimmung in anderen Firmen ist oder welche Gehälter in der Branche gezahlt werden. All das ist wertvolles Wissen über den Arbeitsmarkt und kann helfen, die eigene Arbeitgebermarke zu verbessern.
  • Sie interessieren sich für neue Technologien und Tools. Denn geeignete Software und Automatisierung mit Algorithmen kann ihnen Routinetätigkeiten abnehmen und Zeit für ihre neuen Aufgaben freischaufeln. Große Entlastung bringt ein automatisierter Mailversand, etwa mit regelmäßigen News oder Einladungen an Interessierte im Talente-Pool.

… Wertschätzung und Tools

Unternehmen tun gut daran, ihr Recruiting-Team entsprechend aufzuwerten, denn das sind mittlerweile begehrte Fachkräfte. Beim Bemühen, die besten Köpfe an die Firma zu binden, sollte also auf Recruiting-Verantwortliche nicht vergessen werden. Deren Motivation steigt, wenn erfolgreiches Hiring als Beitrag zum Unternehmenserfolg wahrgenommen und geschätzt wird.

Auch moderne Tools können motivieren, weil sie für produktive Arbeitsbedingungen sorgen – doch die Wirklichkeit sieht vielfach anders aus.

Recruiting ist unterdigitalisiert

… so lautet die prägnante Schlussfolgerung des Karriereportals Stepstone nach Auswertung ihrer Umfrage in Deutschland und Großbritannien, denn

  • Recruiterinnen und Recruiter verbringen durchschnittlich 11 Wochenstunden mit manuellen Aufgaben, etwa Eingangsbestätigungen versenden, überprüfen ob Bewerbungen vollständig sind oder Termine planen.

Diese manuellen Aufgaben sind einfach und repetitiv, sie könnten also automatisiert erledigt werden. Unterdigitalisierung kostet Zeit und das führt zu zwei negativen Konsequenzen:

  • Sind Fachkräfte in der Personalsuche mit administrativen Aufgaben beschäftigt, haben sie weniger Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben, nämlich für direkten Kontakt und ausführliche Gespräche. Talente fühlen sich daher weniger persönlich angesprochen – jedoch genau dieser individuelle Kontakt wird heute im Bewerbungsprozess erwartet.
  • Der Recruiting Prozess dauert länger und das kann ebenso die Zusage für einen Job beeinflussen. So würde (laut Stepstone Umfrage) ein Viertel der Kandidatinnen und Kandidaten dem Arbeitgeber mit einem schnellen Bewerbungsprozess den Vorzug geben, auch wenn andere Faktoren beim anderen Arbeitgeber etwas günstiger sind.

Die Zielgruppe individuell ansprechen

Moderne Werkzeuge unterstützen das Recruiting-Team und verbessern damit die Candidate Jouney, also die persönlichen Kontakte der Bewerberinnen und Bewerber mit ihrem neuen potenziellen Arbeitgeber. Je nach Unternehmensgröße eignen sich unterschiedliche Aufgaben im Hiring Prozess für Automatisierung und entlasten von Routinetätigkeiten, wie Mailverkehr, Posten von Stellenanzeigen, Bewerbermanagement, zentrale Datenhaltung, Auswertung von Daten oder Kontakt zum Talente-Pool.

Doch mit neuen Tools allein ist es noch nicht getan – man muss sie auch zeitgemäß einsetzen: Es braucht neue Methoden in der Personalsuche, denn begehrte Kandidatinnen und Kandidaten wollen heute zielgenau angesprochen werden. Mit Hiring-Methoden und Trends beschäftigen wir uns daher im zweiten Teil.

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