Lohnt sich der Wechsel in die Cloud?

Was ist dran an der Cloud, die von immer mehr Unternehmen genützt wird. Wir erklären Begriffe und vergleichen Kriterien wie Kosten, Datensicherheit und Flexibilität. Abschließend verrät eine Studie, wie heimische Firmen den Nutzen bewerten.

Mobilität ist Trumpf

Tagtäglich nutzen wir privat und im Beruf die Cloud, ohne lang darüber nachzudenken. Fotos werden vom Smartphone zum Speichern hochgeladen, also auf den Server eines öffentlichen Cloud-Anbieters wie Apple, Google & co. Teammitglieder aus verschiedenen Niederlassungen bearbeiten gemeinsam eine Powerpoint-Präsentation. Auch im Bereich HR gibt es viele Möglichkeiten: Ein Mitarbeiter schickt mittels Smartphone App seinen Urlaubsantrag an seine Vorgesetze zur Freigabe; eine Mitarbeiterin aus der Lohnverrechnung arbeitet zweimal wöchentlich von zu Hause aus und erspart sich die Fahrten mit Bahn und Bus ins Büro. Die Cloud ermöglicht mehr Mobilität und die ist heute gefragter denn je, Stichwort hybride Arbeitsmodelle. Aber was steckt wirklich hinter dieser Technologie, die so boomt – denn die Rechner im eigenen Unternehmen haben doch jahrelang gute Dienste geleistet.

Begriffsüberblick On Prem, Cloud, SaaS

On Prem: Bis vor etwa 10 Jahren haben die meisten Unternehmen ausschließlich eigene Server vor Ort (eben On Premises) betrieben, betreut vom eigenen IT-Team. Für den Betrieb der Geschäftsprozesse wurde Software gekauft und auf dem oder den Servern installiert, etwa für Produktion, Lager, Personal oder Rechnungswesen.

Cloud Computing ist ein Modell, wo die Server in einem Rechenzentrum von Spezialisten betrieben werden. Unternehmen können dort benötigte Dienste wie Rechenleistung und Speicher anmieten, sie benötigen kein eigenes IT-Team mehr für den Betrieb der Server. Der Betrieb der gekauften Software obliegt nach wie vor dem eigenen IT-Team.

SaaS: Software as a Service ist ein Teil von Cloud Computing. Hier wird Software nicht mehr gekauft, sondern als Dienstleistung, ähnlich einem monatlichen oder jährlichen Abo-System, genutzt. In diesem Fall müssen sich Unternehmen nicht mehr um Wartung oder Updates der Software kümmern, weil das von IT-Dienstleistern (das sind Softwareentwickler und Rechenzentrumsbetreiber) erledigt wird. Somit wird weder eigenes IT-Team für die Server noch für die Software benötigt.

Vergleich On Prem versus Cloud

Bei der Entscheidung, ob man eigene Server im Unternehmen nutzt oder ein Cloudansatz besser ist, spielen viele Faktoren mit. An erster Stelle stehen bei den meisten Analysen die Kosten, weitere wichtige Kriterien sind Datensicherheit und flexible Anpassungsmöglichkeiten.

Gerade kleine und mittlere Unternehmen stellen schnell fest, dass sich für sie die Variante Cloud und SaaS eindeutig mehr lohnt, wie folgende Überlegungen zeigen. Beim konventionellen On Prem Modell müssen sie ihre eigene IT aufbauen, mit Hardware, Software sowie dem entsprechenden Know-how und diese auch selbst überwachen. Wer beispielsweise einen Web-Shop betreibt, will diesen den Kunden rund um die Uhr zur Verfügung stellen – aber wer im IT-Team (das manchmal nur eine Person ist), soll so einen Bereitschaftsdienst leisten können? Nächste Frage: Wie groß soll der Server dimensioniert werden? Wenn die Firma expandiert, muss die IT erweitert werden und das braucht Zeit. Wenn jedoch zu Beginn zu viel Hardware gekauft wird, verschlingt das unnötige Kosten. In der Cloudvariante dagegen sind die Kosten transparent und fix kalkulierbar. Jederzeit kann, je nach Geschäftsverlauf, Rechenleistung oder Speicherplatz dazu genommen oder reduziert werden.

Ein häufig angeführtes Argument für On Prem betrifft die Hoheit über die eigenen Unternehmensdaten. Der Export von Daten, etwa wenn man den Cloudanbieter wechseln will, ist jedoch technisch und gesetzlich geregelt, die Daten gehören dem Kunden und daher ist dies kein Problem.

In Zeiten steigender Hackerangriffe wird das Thema Datensicherheit immer wichtiger. Mittelständische und kleine Unternehmen schaffen es nicht, selbst ein Sicherheitsniveau herzustellen, das einem Rechenzentrum vergleichbar ist; dazu fehlt es an Know-how und es wäre außerdem zu teuer. Mit IT-Security Experten im Cloud-Rechenzentrum bekommen KMU hochverfügbare Systeme, die sich früher nur die Großen leisten konnten – und das zu geringeren Kosten als bei On Prem. Auch die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) spielt in diesem Zusammenhang mit und wer auf ein europäisches Rechenzentrum setzt, kann sicher sein, dass alle DSGVO-Vorschriften genau eingehalten werden – in der Regel auch wieder besser, als man es selbst sicherstellen könnte. Das ist gerade im HR-Bereich wichtig, wo täglich mit sensiblen Personaldaten gearbeitet wird.

Die aktuellen 3 Top-Nutzenbringer

Wie sehen Akzeptanz und Trends bei Cloudnutzung hierzulande aus? Das Thema Cloud Computing ist bei österreichischen Unternehmen weiterhin heiß begehrt: 71 Prozent der Unternehmen arbeiten täglich in der Cloud – eine Steigerung von acht Prozentpunkten im Vorjahresvergleich, analysiert der KPMG Cloud-Monitor 2022. Die Cloudnutzung ist demnach für die meisten Firmen selbstverständlich geworden – interessant ist dabei, einen Blick auf deren Nutzenbetrachtungen zu werfen:

Nachhaltigkeit: 90 Prozent der befragten Unternehmen in Österreich schreiben Cloud Computing einen Mehrwert bei der Reduzierung ihrer CO2-Emissionen zu. Nachhaltigkeit ist im Fokus, die aktuellen Klima- und Energiekrisen tragen das ihre dazu bei und so wird Cloud-Computing als willkommene Unterstützung zur Erreichung der eigenen Nachhaltigkeitsziele betrachtet.

Kosten sparen: 86 Prozent geben an, durch den Einsatz von Cloud Computing ihre Kosten reduzieren zu wollen. In Anbetracht der Teuerung ist das ein wichtiges Ziel und zur Erreichung trägt bei, dass Cloudlösungen flexibel nach Bedarf genutzt werden können. Unternehmen müssen dabei keine fixen Kosten für den Server im Keller zahlen, sondern sie zahlen für die Leistungen, die sie jeweils in Anspruch nehmen.

Fachkräftemangel und Security: Was hat der Dauerbrenner Fachkräftemangel mit der Cloud zu tun? Sehr viel: denn 74 Prozent der befragten Unternehmen geben an, Schwierigkeiten beim Rekrutieren von IT- und Security-Experten zu haben; fast die Hälfte (43 Prozent) benötigt für die Suche mindestens vier bis sechs Monate. Mit steigender Digitalisierung werden Firmen jedoch immer abhängiger davon, dass ihre IT-Systeme verlässlich funktionieren und mangels eigener Fachkräfte sichert das am besten ein Expertenteam im Rechenzentrum ab. Wichtig ist noch eine weitere Zahl aus der Studie: 43 Prozent waren in den vergangenen zwölf Monaten Ransomware-Attacken ausgesetzt (dabei haben Hacker das Ziel, sensible Unternehmensdaten zu verschlüsseln und für die Entschlüsselung Lösegeld zu erpressen). Das Thema Security spielt daher ebenfalls eine zentrale Rolle bei der Entscheidung für die Cloud.

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