Benefits und digitale Verwaltung

Urlaub ist ein wichtiger Erholungsfaktor und so ist es nicht verwunderlich, dass zusätzliche freie Tage als Benefit immer öfter gewünscht werden. Damit beschäftigen wir uns im zweiten Teil und ebenso mit der Frage, wie eine zeitgemäße Urlaubsverwaltung aussehen sollte.

Mehr Urlaub gewünscht

Ob Sandburgen bauen am Strand, Sporteln in den verschneiten Bergen oder Bücher schmökern auf Balkonien – mehr Urlaubstage haben Erholungswert und gewinnen als Benefit an Bedeutung.

  • Jüngere Generationen wie Millennials und Gen Z führen Work-Life-Balance, flexible Arbeitszeiten und zusätzliche Urlaubstage als ihre Benefit-Favoriten an. Das ist ein Ergebnis aus der aktuellen Umfrage The Benefits Factor 2023 von Benify, einer Plattform zur Steigerung des Engagements von Mitarbeiterinnen.
  • Zu einem Ergebnis mit ähnlicher Tendenz kommt eine weitere Studie aus Deutschland. Welche Benefits in deutschen Unternehmen an Bedeutung gewonnen haben und welche in Zukunft wichtig werden, hat der Benefits Survey 2023 der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) untersucht: Demnach bieten Unternehmen ihren Arbeitnehmenden die Möglichkeit, zusätzlich zum bezahlten Urlaubsanspruch im Rahmen von Sabbaticals durchschnittlich bis zu 47 Tage unbezahlten Urlaub zu nehmen.
  • Das Karriereportal Stepstone lädt ein, in puncto Benefits und Urlaub über den Tellerrand zu blicken und zitiert als Idee aus dem englischsprachigen Raum den unbegrenzten Urlaub: Bei der sogenannten „unlimited vacation policy“ wird den Mitarbeitenden so viel Urlaub zugestanden, wie sie wollen, solange sie ihre Arbeit erledigen. Ausprobiert und etabliert haben das große US-Firmen wie Netflix oder Zoom. Der Vertrauensvorschuss zahle sich aus und sorge für höhere Motivation.

 Vorteile von Urlaubstagen als Benefit

In einer Zeit, die für viele Menschen gefühlt immer schneller wird, weil aufgrund von Smartphone & co wir „Always-on“, also immer erreichbar sind, scheint der Bedarf nach Auszeit in Form von Urlaub zu steigen. Auch die zunehmende Flexibilisierung der Arbeit trägt dazu bei. Mehr Urlaub muss nicht gleich unlimitiert heißen, doch es lohnt sich für Arbeitgeber, über einige zusätzliche Urlaubstage als Benefit nachzudenken. Dafür spricht:

  • Mehr Urlaub = mehr Einsatz, so lautet die einfache Rechnung. Denn gesteigerte Motivation führt zu besseren Leistungen und das wirkt sich für das Unternehmen positiv aus.
  • Mehr Urlaubstage bringen auch mehr Erholung und ausgeruhte Arbeitskräfte sind weniger oft krank.
  • Wer auf die Benefit-Wünsche der Belegschaft hört, erhöht die Mitarbeiterbindung.

So geht Urlaubsverwaltung

Ob Urlaubsantrag, Erkrankung im Urlaub, Kündigung oder Urlaubstage als Benefit – bei jedem dieser Ereignisse muss gerechnet werden und es sind Nachweise zur Dokumentation erforderlich. Diese Prozesse sind klar geregelt und eignen sich daher gut, digital abgewickelt zu werden.

Bei der Auswahl einer digitalen Lösung sollten Sie auf eine Reihe von Kriterien achten, damit alle Beteiligten davon profitieren.

Was benötigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter:

  • Sie können ihren Urlaubsantrag online stellen, optimalerweise können sie zwischen Webportal oder Smartphone wählen; die Genehmigung erhalten sie ebenfalls online. Das Konto ihrer verfügbaren Urlaubstage können sie jederzeit einsehen.
  • Zusätzlich ist es praktisch, wenn sie auch Krankmeldungen elektronisch übermitteln können. Idealerweise gibt es auch eine Verbindung zur Arbeitszeiterfassung, für ihre Zeitnachweise und um ggf. Zeitausgleich beantragen zu können.

Was benötigen Führungskräfte:

  • Sie erhalten automatisch die Urlaubsanträge ihres Teams und können diese – nach Prüfung – genehmigen, idealerweise in einen mehrstufigen Genehmigungsverfahren. Für die Prüfung haben sie alle relevanten Informationen zur Verfügung, etwa ob noch genügend Urlaubstage der antragstellenden Person vorhanden sind.
  • Zusätzlich ermöglicht eine Abwesenheitsverwaltung den Überblick, wer wann auf Urlaub ist, Zeitausgleich nimmt oder krank ist.

Was benötigt die Personalverwaltung:

  • Genehmigte Urlaubstage werden für alle Arbeitskräfte automatisch übermittelt. Auswertungen geben jederzeit den aktuellen Stand.
  • Der Urlaubsanspruch wird automatisch berechnet, z.B. bei Dienstantritt unter Anrechnung von Vordienstzeiten , bei Kündigung oder bei , was an Urlaubsersatzleistung auszuzahlen ist.

Digital heißt rasch, transparent und übersichtlich

Die Digitalisierung des Urlaubsantrags bringt viele Vorteile:

  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können jederzeit online ihren Urlaub beantragen, auch am Abend oder am Wochenende.
  • Mit Hilfe eines Workflows kommt der Antrag zur richtigen Person und die Führungskraft kann den Antrag online genehmigen. Vor der Genehmigung können mit einem Klick erforderliche Informationen abgerufen werden.
  • Der Status des Urlaubsantrags ist für alle Beteiligten jederzeit transparent ersichtlich.
  • Genehmigte Urlaubstage werden automatisch vom Urlaubskonto abgebucht, an Stelle der (zumeist unübersichtlichen) Excel-Listen gibt es jetzt verlässliche Zahlen auf Knopfdruck.
  • Die Urlaubsplanung eines Teams, verbunden mit der Sicherstellung des Personalbedarfs, ist für Führungskräfte transparent und einfacher.
  • Auswertungen, z.B. Resturlaubslisten oder Urlaubsrückstellungen, werden auf Knopfdruck erstellt. Das erspart Zeit und mühselige Routinearbeit in der HR-Abteilung.
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