100% papierlos

Viele Unternehmen haben bereits eine digitale Reiseabrechnung eingeführt, dennoch bewahren sie die Papierbelege weiterhin mühselig in Aktenordern auf. Warum dieser Mehraufwand? Lesen Sie über ordnungsgemäße Buchführung, revisionssichere Ablage und wie Sie der Personalverrechnung künftig viel Aufwand ersparen können.

Geschäftsreisen ermöglichen wieder persönliche Kontakte

Die Anzahl an Geschäftsreisen im 1. Halbjahr 2022 verdoppelte sich im Vergleich zur Vorjahresperiode auf 1,71 Mio. (+106,2 %), meldet die Statistik Austria. Es wird also wieder mehr gereist und das zeigen auch die Nächtigungszahlen in Wien, die Stadt ist bei Touristen und genauso bei Kongressveranstaltern beliebt: Mit rund 5 Millionen Gästenächtigungen brachte das erste Halbjahr 2022 ein rechnerisches Plus von 509% zum Vergleichszeitraum des Vorjahres. Auch Business Travel Show Europe, die größte Konferenz der Europäischen Geschäftsreisebranche meldet aus einer Befragung: Rund ein Drittel sagte, dass sie derzeit zwar immer noch weniger reisen können; jedoch auf die Frage, welche Auswirkungen das Reisen auf ihr Wohlbefinden habe, antworteten 42 Prozent der Befragten: „Ich liebe es und freue mich darauf.“ Denn selbst wenn wir mittlerweile perfekt Tools für Videobesprechungen mit Kunden, für Collaboration mit internen Teams oder für Fernwartung im Kundendienst beherrschen, so haben wir auch festgestellt, dass Teamarbeit und gute Kundenbetreuung ohne persönliche Kontakte auf Dauer nicht funktionieren.

Wunsch nach mehr Technologie

Die vielen digitalen Tools, die wir mit Pandemie und Home-Office kennen und schätzen lernten, haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jedoch auch anspruchsvoll gemacht: Wenn es nach ihren Erwartungen geht, sollen Prozesse im Unternehmen möglichst automatisiert – sprich digital – ablaufen. In einer Studie zu Erwartungen der Generation Z in der Arbeitswelt sagten 91 Prozent der Befragten, dass bei ähnlichen Jobangeboten die Technologie einen Einfluss auf die Wahl ihres Jobs habe. Der Wunsch nach Digitalisierung betrifft auch die Reiseabrechnung, denn sie rückt mit zunehmenden Geschäftsreisen wieder in den Fokus der Aufmerksamkeit. Je mehr Reisen, desto mehr Papierbelege, die gesammelt und später abgerechnet werden müssen. Das ist nicht nur mühsam, sondern immer wieder gehen kleine Zettel wie Bustickets auch verloren und manche Angestellte bleiben dann auf ihren Ausgaben sitzen, weil sie diese nicht abrechnen können.

Die Lösung heißt digitale Reiseabrechnung …

Viele Unternehmen haben bereits den Prozess der Reiseabrechnung digitalisiert. Im Idealfall können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Belege unterwegs mit ihrem Smartphone fotografieren, sie erfassen ihre Reisedaten online und ebenso erfolgt die Genehmigung durch die Vorgesetzten online. Das vereinfacht und beschleunigt den Prozess für die reisenden Arbeitskräfte, Belege können nicht mehr verloren gehen und die Personalabteilung erspart sich viel mühsamen Aufwand beim Erfassen der Daten, sowie Einsammeln von Reisebelegen.

… für Unternehmen gibt es jedoch ein „aber“ …

Soweit die Theorie. Dennoch bewahren viele Unternehmen die Reisebelege aus steuerrechtlichen Gründen weiterhin physisch auf. Für die Personalabteilung bedeutet dies also trotz digitalem Reiseabrechnungsprozess einen beträchtlichen Mehraufwand an Zeit und Geld, denn sie muss weiterhin den Belegen hinterherlaufen, diese sortieren und so ablegen, dass sie wiederauffindbar sind. Das füllt Akten und Aktenschränke über einen Zeitraum von mindestens 7 Jahren.

Exkurs: Revisionssichere Ablage

Warum heben Unternehmen weiterhin die Papierbelege auf, obwohl sie für die interne Reiseabrechnung nicht mehr nötig sind? Jede Firma ist zu ordnungsgemäßer Buchführung verpflichtet, sodass Geschäftsvorfälle und Rechnungslegung für Dritte nachvollziehbar dokumentiert sind. Laut Gesetz gibt es keine bestimmten Buchführungsverfahren, auch IT-Systeme sind erlaubt. Wesentlich für die ordentliche Buchführung ist jedoch, dass Unterlagen, wenn sie nicht im Original aufbewahrt werden, jederzeit reproduzierbar sind und deren Inhalt unversehrt ist. Das betrifft auch allfällige nachträgliche Änderungen: Wenn etwa jemand auf einem Originalbeleg etwas dazugeschrieben hat, muss die Änderung auch auf der digitalen Kopie ersichtlich sein.

… doch es gibt einen Weg, wie Sie sich die Papierablage ersparen können

Nur wenn Unternehmen eine revisionssichere Ablage führen, müssen sie die physischen Originale nicht mehr aufbewahren. Eine revisionssichere Ablage der Reisebelege muss in technischer Hinsicht folgende Punkte gewährleisten:

  • Der Beleg darf auf dem Weg vom Scannen/Fotografieren durch die Angestellten bis zum Ablegen im Archiv nicht verloren gehen; das kann durch Back-Ups und redundante Speicherung sichergestellt werde.
  • Das Belegdokument muss unveränderbar oder nachvollziehbar und wiederauffindbar sein; d.h. entweder es ist technisch vor Veränderungen geschützt oder nachträgliche Änderungen sind stets nachvollziehbar.
  • Das Dokument muss lesbar sein, auch wenn es mit alten Softwareversionen erstellt wurde, muss es unverändert angezeigt werden können.
  • Zugriffsberechtigungen müssen auf relevante Personen eingeschränkt werden; um das sicherzustellen, müssen im Unternehmen zusätzlich auch organisatorische Vorkehrungen getroffen werden.

So funktioniert die revisionssichere Ablage von Reisebelegen

Viele Unternehmen, die bereits Reiseaufwände digital abrechnen, wollen die Belege nicht mehr physisch aufbewahren.

  • Wenn in Ihrem Unternehmen die Reiseabrechnung on Prem, also auf Ihren eigenen Rechnern läuft, müssen Sie IT-seitig dafür sorgen, dass die Anforderungen an eine revisionssichere Reiseerfassung und -abrechnung erfüllt sind.
  • Wenn die Reiseabrechnung als Cloudlösung genützt wird, so fragen Sie Ihren Lösungsanbieter, ob er die Revisionssicherheit bestätigen kann.

Vorteile der revisionssicheren Reiseerfassung und -abrechnung

Das sind Ihre Vorteile:

  • Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können die Reisebelege erfassen und dann den Papierbeleg wegwerfen.
  • Die Personalabteilung erspart sich viel Aufwand beim Einsammeln und Ablegen der Originalbelege; mit Zunahme der Reisetätigkeit geht es hier um Zeit und Geld.
  • Der Prozess der Reiseabrechnung ist vollständig digitalisiert und damit papierlos.
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