Gesetzlich verpflichtend
Im § 26 Arbeitszeitgesetz steht es festgeschrieben: Der Arbeitgeber hat zur Überwachung der Einhaltung der in diesem Bundesgesetz geregelten Angelegenheiten in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Ist – insbesondere bei gleitender Arbeitszeit – vereinbart, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen vom Arbeitnehmer zu führen sind, so hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zur ordnungsgemäßen Führung dieser Aufzeichnungen anzuleiten.
Zu den Arbeitsaufzeichnungen erklärt das USP: Soll die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer die Arbeitszeitaufzeichnungen selbst führen, bleibt der Arbeitgeber für die Einhaltung der Arbeitszeitbestimmungen und für die Aufzeichnungen verantwortlich. Übertretungen der Bestimmungen betreffend der Arbeitszeitaufzeichnungen sind strafbar. Die Kontrolle obliegt dem Arbeitsinspektorat.
Auch für die GPLB-Prüfung, also die gemeinsame Prüfung von Lohnabgaben und Beiträgen, welche von der ÖGK und der Finanzverwaltung gemeinsam alle drei bis fünf Jahre durchgeführt wird, sind die Arbeitszeitaufzeichnungen eine maßgebliche Unterlage. Werden Verfehlungen festgestellt, kann es zu erheblichen Nachzahlungen kommen.
Es begann vor mehr als 200 Jahren
Die Zeiterfassung ist nicht nur heute wichtig. Als eine der ersten mussten 1797/98 Beamte in München ihre Arbeitszeiten erfassen, dabei warfen sie ihre persönliche Kennmarke in eine spezielle Uhr, schreibt Wikipedia zum Thema Stempeluhr. Mit der Industrialisierung in der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts nahm die Kontrolle und damit die Zeiterfassung so richtig Fahrt auf: Beim Betreten und Verlassen des Firmengebäudes erfasste die Belegschaft ihre Anwesenheitszeiten. Damals entwickelten sich verschiedene Systeme und daraus Begriffe wie Stempelkarte, Stempeluhr oder Stechuhr. Mit dem Aufkommen von Computern wurden statt mechanischer Apparate nun elektronische bzw. digitale Terminals eingesetzt. Was jedoch am System gleichblieb: Es wurde vor Ort im Unternehmen „gestempelt“; war jemand auf Dienstreise, so wurden diese einzelnen Tage eben nacherfasst.
Terminals bzw. Lesegeräte eignen sich auch heute noch überall dort zur Zeiterfassung, wo vorwiegend am Unternehmensstandort gearbeitet wird. Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, wo man beispielsweise mehrere Tage pro Woche im Home-Office arbeiten kann, wird es jedoch mit der Nacherfassung kompliziert: Es ist nicht nur mühsam, sondern es können Fehler passieren, Notizen auf Papier können verloren gehen oder Excel-Einträge irrtümlich gelöscht werden, bzw. es kann schlicht und einfach darauf vergessen werden.
Zeiterfassung als Multi-Talent
Die Zeiterfassung muss sich also den neuen Arbeitsmodellen anpassen und – das ist die gute Nachricht – diese Anpassung ist auch einfach und verlässlich möglich. Denn moderne umfassende Zeiterfassungslösungen sind Multi-Talente, indem sie flexibel genutzt werden können:
- beim Terminal bzw. Lesegerät „klassisch“ wie gewohnt am Unternehmensstandort
- am PC oder Notebook im Büro oder im Home-Office
- via App am Smartphone unterwegs auf Dienstreisen und zu Kundenterminen.
Die App schafft Flexibilität
Die ersten beiden Varianten, also Terminal oder Desktop, werden bereits von vielen Firmen genutzt. Mit der Einführung einer digitalen Zeiterfassungs-App am Smartphone bekommt die Belegschaft genau die Flexibilität in der Verwaltung ihrer Arbeitszeiten, die ihr auch die neuen Arbeitsmodelle bieten. Die Akzeptanz des neuen mobilen Tools ist deshalb von vornherein gegeben, weil das Smartphone heute unser täglicher Begleiter ist: Daher ist es für viele die einfachste, komfortabelste und logischste Art, Kommt- und Geht-Zeiten zu buchen.
Darauf sollten Sie bei der App-Auswahl achten
Smartphone Anwendungen gibt es wie Sand am Meer und das betrifft natürlich auch die Zeiterfassung. Wenn Sie eine Zeiterfassungs-App einführen möchten, sollten Sie an Effizienzgewinne für das gesamte Unternehmen, sowie an Datenschutz denken und daher folgende Kriterien prüfen:
- Ist die App intuitiv nutzbar?
- In Anbetracht der steigenden Anzahl an Arbeitsmodellen wie Gleit- oder Fixzeit, Voll- oder Teilzeit sowie Home-Office Regelungen und individuelle betriebliche Vereinbarungen: kann dies alles in der App abgebildet werden?
- Können Arbeitskräfte und Vorgesetzte jederzeit transparent ihre Zeitsalden sehen, inkl. weiterer Infos wie Überstunden oder Urlaubstage?
- Gibt es optional weitere Funktionen via App, etwa Urlaubsanträge, Reise-/Spesenerfassung, Lohnzettel, Krankmeldung oder wichtige Dokumente aus dem Personalakt?
- Zur Unterstützung der lückenlosen Aufzeichnung: Ist die Zeiterfassung wahlweise via Lesegerät, Desktop oder Smartphone-App möglich?
- Gibt es eine Schnittstelle von der App zur eigenen Zeitwirtschaftssoftware, denn eine nahtlose Datenübernahme vermeidet Fehler beim Übertrag und spart Zeit bei der Lohnverrechnung.
- Sind die Daten sicher und DSGVO-konform gespeichert?
Mit einer professionellen mobilen App erfüllen Sie die gesetzlichen Vorschriften für eine ordnungsgemäße Zeiterfassung. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zeigen sich die Vorteile jeden Tag, wenn sie schnell und ohne viel nachzudenken administrative Routineaufgaben wie die Zeiterfassung am Smartphone erledigen können.
