Grenzüberschreitendes Arbeiten – Rechtliche Grundlagen

Arbeitsverhältnisse ändern sich

Arbeiten im Ausland hat es natürlich immer schon gegeben, etwa wenn Teams auf Montage fahren oder Angestellte in einer ausländischen Niederlassung für eine Weile tätig sind. Mit der Verbreitung des Homeoffice ist jedoch eine Steigerung bemerkbar: So nützen etwa Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die im Nachbarland wohnen und nach Österreich pendeln, die Möglichkeit, tageweise von zu Hause aus zu arbeiten. Und ein weiterer Trend kommt dazu: Workation, zum Beispiel zwei Monate im Sommerhaus am Meer zu arbeiten.

Von Arbeitgeberseite her gibt es bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten eine Menge zu beachten, damit rechtlich alles korrekt abläuft und keine Strafen anfallen, die sehr hoch sein können.

Lohnsteuer: Grundlegende Begriffe

Das Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) will vermeiden, dass doppelt Steuern gezahlt werden müssen. Es handelt sich um bilaterale, völkerrechtliche Verträge zwischen Österreich und jeweils einem anderen Staat. Das DBA betrifft nicht nur unselbständige Tätigkeiten, sondern auch Betriebsanlagen, wenn ein Unternehmen seine Beschäftigten in ein anderes Land schickt. Ebenso betrifft es die Pension.

Welteinkommen: Eine in Österreich beschäftigte Person hat unbeschränkte Steuerpflicht, d.h. ihr gesamtes sog. Welteinkommen wird hierzulande besteuert. Arbeitet diese Person nun zwei Wochen im Ausland, besteht dort beschränkte Steuerpflicht und das würde zu einer Doppelbesteuerung führen. Um dies zu vermeiden, muss zuerst geprüft werden, wo diese Person steuerlich ansässig ist, d.h. wo der Mittelpunkt ihrer Lebensinteressen liegt.

Die 183 Tage Regel im DBA

Das Doppelbesteuerungsabkommen kennt folgende Regelung für im Ausland tätige unselbständige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Die Besteuerung bleibt im Ansässigkeitsstaat, wenn

• die Auslandstätigkeit nicht länger als 183 Tage pro Jahr dauert – zum Nachweis im Falle einer Abgabenprüfung muss ein Tagekalender geführt werden; (Achtung: Man zählt die Aufenthaltstage (physische Anwesenheit) also zählen auch An- und Abreisetage dazu. Das Zählen der 183 Tage ist je Land unterschiedlich und kann sich nach dem Kalenderjahr, dem Steuerjahr oder auch dem 1. Tag im Ausland richten.)
• die Vergütung durch einen Arbeitgeber erfolgt, der nicht im Tätigkeitsstaat ansässig ist
• und die Vergütung nicht von einer Betriebsstätte getragen wird, die sich im Tätigkeitsstaat befindet.

SV Abgaben: Grundlegende Begriffe

Bei ausschließlicher Tätigkeit im Inland unterliegen Beschäftigte der österreichischen Sozialversicherung; d.h. sie zahlen Beiträge und bekommen dafür gesundheitsbezogene Leistungen. Arbeitgeber sind zur Anmeldung bei der ÖGK verpflichtet. Komplizierter wird es, wenn die Tätigkeit in zwei oder mehr Ländern stattfindet.

Das Prinzip der Einfachversicherung gilt bei Tätigkeiten innerhalb der EU: Personen mit Anknüpfung in verschiedenen EU-Staaten können nur in einem EU-Land SV pflichtig sein. Welcher der zuständige EU-Staat ist, ist jedoch schwieriger festzulegen, weil es im SV-Recht die 183 Tage Regel nicht gibt.

Das Territorialitätsprinzip oder Beschäftigungslandprinzip durchbricht zum Teil das Prinzip der Einfachversicherung: Demzufolge unterliegt eine Person grundsätzlich immer den sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen jenes Staates, in dem die Tätigkeit tatsächlich ausgeübt wird. Das heißt, der Tätigkeitsstaat hat grundsätzlich das Recht, SV-Beiträge einzuheben. Wichtig ist daher die Zuordnung, wo die Person tätig ist und das muss sauber dokumentiert sein.

Bei Arbeiten im EU-Ausland benötigen Beschäftigte eine gültige A1-Bescheinigung. Diese weist nach, dass eine Person, die in einem EU-Mitgliedstaat sozialversichert ist, bei einer vorübergehenden Tätigkeit in einem anderen EU-Mitgliedstaat weiterhin den Sozialversicherungsregeln ihres Herkunftslandes unterliegt. Die A1-Bescheinigung vermeidet somit eine doppelte Sozialversicherungspflicht und erleichtert die grenzüberschreitende Mobilität innerhalb der EU.

EU-Verordnung für Telearbeit

Mit der neuen EU-Regelung für grenzüberschreitende Telearbeit werden länderspezifische Regelungen ersetzt, die während der Coronapandemie entstanden und mittlerweile ausgelaufen sind (in Österreich war das mit 30.6.2023 der Fall). Seit 1.7.2023 gibt es damit eine gesamteuropäische Lösung, nämlich die Multilaterale Rahmenvereinbarung bei gewöhnlicher grenzüberschreitender Telearbeit, dabei gilt:

• Der Anteil an Telearbeit im Wohnsitzstaat wurde auf bis zu 49,99% (vorher 25%) ausgedehnt, ohne dass ein Wechsel in SV-Recht des Wohnsitzstaates erfolgen muss.
• Ein individueller Ausnahmeantrag ist beim Dachverband der SV Träger nötig und ist auf 2 Jahre befristet. Der Arbeitgeber muss sich aktiv darum kümmern. Voraussetzung für die Genehmigung ist der Nachweis, dass die Telearbeit weniger als 50% beträgt, d.h. man muss die Zeiten mit Software-Unterstützung tracken können. Nähere Informationen dazu finden Sie auf der Website der ÖGK.
• Telearbeit bedeutet, im Homeoffice am PC tätig zu sein. Die neue Regelung gilt daher nicht für Kundenbesuche im Ausland – hier gilt weiterhin ein Anteil von 25%.
• Gilt nur für Staaten in Europa, welche die Vereinbarung unterzeichnet haben, z.B. Deutschland ist dabei.

Regelung für Drittstaaten

Wenn außerhalb der EU, also in sog. Drittstaaten gearbeitet wird, hat Österreich mit einigen Staaten bilaterale SV-Abkommen abgeschlossen; im Unterschied zum Doppelbesteuerungsabkommen sind das allerdings nur wenige. Das Ziel ist, dass gleiche oder ähnliche Leistungen der SV auch in anderen Staaten in Anspruch genommen werden können.

Wenn kein Abkommen besteht, kann die Möglichkeit der Entsendung genutzt werden, wo das Fortbestehen der österreichischen SV-Pflicht lt. §3 Abs 2 ASVG festgelegt werden kann. Es kann jedoch sein, dass SV-Beiträge doppelt bezahlt werden müssen.

Im zweiten Teil des Blogs geht es um die Umsetzung mit Praxis-Beispielen und wie Software dabei unterstützen kann.