Silo
Sie fallen auf, diese hohen schlanken Bauwerke, zumeist sind sie zylinderförmig. Wir können sie in landwirtschaftlichen Gegenden mit Getreidefeldern entdecken, bei Industrieanlagen oder in Häfen. Es sind Silos und diese dienen als Speicher für Schüttgüter wie Getreide oder Zement.
Silodenken
Auch in Unternehmen fallen Silos auf, allerdings mit negativem Beigeschmack, nämlich im Zusammenhang mit Silodenken. Es ist das Gegenteil von Zusammenarbeit und beschreibt die Situation, wenn Abteilungen ihr Wissen horten, sozusagen nur im eigenen Saft köcheln. Auf diese Weise geht viel an Produktivität und Innovation verloren, weil Prozesse und der Austausch von Daten oder Ideen nicht abteilungsübergreifend funktionieren. Viele haben vermutlich schon Silodenken in Betrieben erlebt; es kann aus Konkurrenzgründen entstehen, aufgrund von streng hierarchischen Organisationen, manchmal auch weil das Bewusstsein fehlt, dass andere einen Nutzen von meinem Wissen oder meinen Daten haben.
Datensilos
Das Stichwort Daten führt uns zu den Datensilos und einem Problem, das uns ebenfalls im Arbeitsalltag begegnen kann: Jede Abteilung sammelt Daten für sich in einem isolierten Speicher. Wenn andere Abteilungen diese Informationen benötigen und es keine Integration gibt, so müssen Medienbrüche überwunden werden, das ist in der Regel mühselig. Oder oft ist gar nicht bekannt, welchen Datenschatz Einzelne besitzen – dann kann niemand danach suchen und davon profitieren.
Datensilos in HR
Schauen wir uns zwei Beispiele aus dem Alltag von Personalabteilungen an.
Reiseabrechnung: Der Vertrieb der Firma „Maxi-Sale“ stellt auf einem Papierformular den Reiseantrag, der vom Management genehmigt wird. Unterwegs werden die Reisezeiten in einer Excel-Tabelle und die Belege in Papierform gesammelt. Jeden Monat landen in HR unterschiedlich genau ausgefüllte Excel-Sheets sowie viele Klarsichthüllen oder Kuverts mit Unmengen von Zetteln.
-> Die Lohnverrechnung muss den Medienbruch überwinden, d.h. die Exceldaten in ihrer HR-Software nochmals eingeben, von den Papierbelegen müssen sie die relevanten Daten abschreiben. Oft fehlen die Reiseanträge und diese Zettel müssen mühsam nachgefordert werden. Das braucht richtig viel Zeit und ist frustrierend.
Zeiterfassung: In der Firma „XYZ AG“ müssen die Beschäftigten ihre Kommen- und Gehen-Zeiten dokumentieren. Dazu wird eine Software für Arbeitszeiterfassung genutzt, die aber als Insellösung nicht in die HR-Software integriert ist.
-> Die Lohnverrechnung muss weiterhin einen Medienbruch überwinden. Sie ersucht die IT, eine Datenüberleitung zu schaffen. Das funktioniert so lange, bis in der Arbeitszeiterfassungs-Software plötzlich etwas geändert wird. Dann muss wieder die IT gerufen werden und in der Zwischenzeit erfasst die Lohnverrechnung Daten manuell.
Nachteile von Insellösungen
Der Schritt weg vom Papier und hin zu digitalen HR-Anwendungen ist wichtig, denn er beschleunigt und vereinfacht Routine-Prozesse. Wenn allerdings Tools unterschiedlicher Anbieter zum Einsatz kommen, entstehen Insellösungen mit ihren jeweils eigenen Datensilos. Daraus können wiederum folgende Probleme entstehen:
- Daten müssen aufgrund von Medienbrüchen mehrfach erfasst werden. Eine zeitraubende und vor allem sinnlose Arbeit, weil jemand die Daten ja schon einmal eingegeben hat.
- Die Wahrscheinlichkeit von Fehlern nimmt zu und das mindert die Datenqualität.
- Inkonsistente Daten können zu falschen Ergebnissen führen, z.B. wenn unwissend auf veraltete Datensets zugegriffen wird.
- HR-Daten haben weniger wert, wenn sie nicht für Auswertungen zusammengeführt werden können.
- Prozesse dauern länger (vor allem wenn z.B. Genehmigungen auf dem Papierweg erfolgen) und sind weniger transparent.
- Höheres Compliance-Risiko und mehr Aufwand, weil sensible Personaldaten in jedem Silo richtlinienkonform gespeichert und geschützt werden müssen.
Die Lösung heißt Integration
Wenn Tools wie Zeit, Reise und Lohn auf einer integrierten HR-Plattform aufbauen, sieht der Arbeitsalltag von Personalabteilungen ganz anders aus. Unsere Beispiele von vorher haben wir nun integriert.
Reiseabrechnung: Der Vertrieb der Firma „Maxi-Sale“ hat den Reiseantrag digital gestellt, alles ist zentral dokumentiert. Er fotografiert Belege unterwegs mit dem Smartphone und erfasst dazu auch gleich die Reisezeiten.
-> Die Lohnverrechnung bekommt die Informationen zu Spesen und Zeiten automatisch und zeitgerecht übergeleitet. Sie kann sich auf die Verrechnung konzentrieren und ist außerdem motivierter, weil mühsames Daten eintippen nicht mehr nötig ist. Wenn dadurch Aufwände schneller erstattet werden, freut das auch den Vertrieb.
Zeiterfassung: In der Firma „XYZ AG“ erfassen die Beschäftigten ihre Arbeitszeiten und Abwesenheiten wahlweise am PC, im Webportal oder am Smartphone.
-> Die Lohnverrechnung bekommt die lückenlosen Zeitbuchungen inklusive relevanter Informationen wie Überstunden automatisch übergeleitet. Sollten Software-Änderungen erfolgen, so werden gleichzeitig automatisch die Überleitungen geprüft und aktualisiert. Korrekt und pünktlich ausgezahlte Löhne steigern das Image der Lohnverrechnung. Die gesammelten aktuellen Daten können auch Führungskräfte für Auswertungen nützen.
Vorteile von integrierten HR-Lösungen
Nur wenn die HR-Prozesse Zeit, Reise und Lohn nahtlos zusammenspielen, vermeiden Sie Datensilos und profitieren von effizienten Abläufen.
- Keine Medienbrüche mehr, sondern alle Daten sind zentral verfügbar.
- Entlastung von Doppeltätigkeiten und Routineaufgaben. So kann sich das HR-Team auf qualitative Arbeit konzentrieren.
- Korrekte Auswertungen, die auf verlässlichen aktuellen Daten basieren.
- End-to-End Prozesse, wie z.B. Genehmigungen von Dienstreisen oder Urlauben, werden abteilungsübergreifend von Workflows gesteuert und sind damit schneller und transparent.
- Sensible Personaldaten sind nur einmal und den Compliance-Anforderungen entsprechend gespeichert. Das reduziert die Komplexität der erforderlichen Security-Maßnahmen und kann besser vor Data-Breach (wie dem Verlust oder der unbefugten Veröffentlichung von personenbezogen Daten) schützen.
