Mehr Fachwissen, mehr Verantwortung – aber auch mehr Wertschätzung?

Welche Maßnahmen die Lohnverrechnung aufwerten und zugleich gegen Fachkräftemangel helfen.

Auch im Jahr 2023 findet sich die Lohn- und Gehaltsverrechnung in der Liste der Mangelberufe, die jedes Jahr vom Arbeitsministerium erstellt wird. Die Gründe dafür sind vielfältig und natürlich zählen dazu die hinlänglich bekannten demografischen Ursachen. Jedoch viel größeren Einfluss hat die steigende Komplexität dieses Berufs. Während man früher die Personalverrechnung eher als einfache, administrative Aufgabe betrachten konnte, ist das heute ganz anders. Und genau hier liegt auch die Chance, gegen den Fachkräftemangel etwas zu tun: Mit Karrierefördernden Maßnahmen kann das Berufsbild der Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgewertet werden.

Komplexe Anforderungen

Wenn wir uns mit dem Wie zur Imageaufwertung befassen, lohnt zuerst ein Blick darauf, woher die Komplexität kommt, denn hier finden sich bereits Lösungsansätze. Spätestens in der Corona Pandemie mit all den kurzfristig erlassenen Regelungen zu Kurzarbeit & Co, die gefühlt im Wochentakt kamen, wurde die steigende Komplexität in der Personalverrechnung sichtbar. Gefolgt von weiteren Krisen wie der Teuerung und damit verbundenen Maßnahmen der Bundesregierung scheint sich das fortzusetzen. Zusätzlich müssen in vielen Unternehmen internationale gesetzliche Vorgaben beachtet werden. Das Umfeld ist also dynamisch geworden und dies erfordert laufende Weiterbildung, um über sozial- und arbeitsrechtliche Änderungen Bescheid zu wissen.

Aber nicht nur Gesetze, sondern auch gesellschaftliche Entwicklungen beeinflussen die Arbeit der Personalverrechnung. Trends wie Work-Life-Balance und eben der Fachkräftemangel führen dazu, dass sich Unternehmen als attraktive Arbeitgeber präsentieren müssen und so entstehen Angebote für neue Arbeitsformen, von 4-Tage-Woche über individuelle Teilzeitvereinbarungen bis zu Workation, dem Arbeiten an einem Urlaubsort. Um all das korrekt abzurechnen, bedarf es wiederum viel Fachwissen.

Last but not least haben sich mit der Digitalisierung, unterstützt durch professionelle HR-Software, die Arbeitsabläufe stark verändert: Routinetätigkeiten werden vielfach automatisiert erledigt, so bleibt mehr Zeit für die neuen, komplexeren Aufgaben: Damit entwickelt sich die Personalverrechnung zur Schnittstelle zwischen Belegschaft, Unternehmensleitung und Behörden, wie Sozialversicherung oder Arbeitsmarktservice (AMS).

Kompetenz, wenn´s um Geld geht

Dieses Bild der kompetenten Schnittstelle gilt es, im Kopf zu haben. Natürlich denken die meisten bei Personalverrechnung zuerst daran, dass alle Beschäftigten ihr Gehalt pünktlich ausbezahlt bekommen und das ist auch ein wichtiger Punkt. Denn die korrekte Gehaltsüberweisung ist ein Zeichen der Wertschätzung des Arbeitgebers für die Leistungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Weniger sichtbar ist, dass zahlreiche Tätigkeiten im Hintergrund ablaufen, wie die An- und Abmeldung bei der Sozialversicherung oder die jährlichen Meldungen. Je nach Unternehmensgröße übernimmt die Lohnverrechnung auch Tätigkeiten wie Krankmeldungen, Aufzeichnungen über die Urlaubstage oder das Führen der Personalunterlagen.

Fakt ist: Die Zeiten, wo in der Personalverrechnung Zahlen eingegeben und dann auf einen Berechnungsknopf für das Gehalt gedrückt wurde, sind lange vorbei. Denn Zahlen dienen heute auch der strategischen Planung, zum Beispiel um die Entwicklung von Personalkosten, die einen beträchtlicher Teil der Aufwände darstellen, zu optimieren; oder um steuerliche Gestaltungsspielräume zu nutzen. Die Personalverrechnung ist zur kompetenten Anlaufstelle für Unternehmensführung und Beschäftigte in finanziellen Belangen geworden. Und darin steckt Verantwortung.

Aufwertung mit Fachkräfte-Zertifikat

Um die zunehmend komplexen Aufgaben in der Personalverrechnung erfüllen zu können, braucht es Fachwissen und laufende Weiterbildung. Als langjähriger Partner unserer Kunden, erleben wir diese Herausforderungen mit und unterstützen bestmöglich mit unserer HR-Software, indem gesetzliche Änderungen dort rasch abgebildet werden. Doch wir sehen unsere Aufgaben noch weiter gefasst, nämlich als Partner, der Unternehmen bei aktuellen HR-Herausforderungen zur Seite steht. Am Ende des Tages geht es um das Erwirtschaften eines Gewinns und geschulte Fachkräfte in der Lohnverrechnung haben dabei eine wichtige Rolle. Daher bietet Sage den Unternehmen drei Säulen: Zeitgemäße Wissensvermittlung durch individuelle Schulungen mit eLearning, das Fachkräfte-Zertifikat für die Lohnverrechnung und eine Initiative zum Finden von Fachkräften.

Alle, ob Neueinsteiger oder Personen mit Vorkenntnissen, können mit der Sage Akademie ein umfassendes und individuelles eLearning Angebot für die Lohnverrechnung nützen, vom Grundlagentraining bis zum Aufbaukurs, vom Softwaretraining bis zur Schulung über gesetzliche Neuerungen.

Zertifikate sind ein wichtiger Beleg für die Karriere-Entwicklung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, denn sie bestätigen ihren Wissenserwerb und das hebt ihre Qualifikation. Dies ermöglicht jetzt die Prüfung zur zertifizierten Lohnfachkraft: Die erfolgreich absolvierte Grundausbildung wird mit dem Sage DPW Lohnzertifikat abgeschlossen. Ab bestandener Prüfung ist es für zwei Jahre gültig, weil sich ja gesetzliche Anforderungen laufend ändern; natürlich kann das Zertifikat dann mit neuerlicher Schulung und Prüfung erneuert werden.

Als dritte Maßnahme gegen den Fachkräftemangel wirkt das Projekt „Personalverrechnung kompakt“, eine Kooperation von Aspire Education und dem AMS in Zusammenarbeit mit Sage DPW. Der Partner Aspire Education steht für lebenslanges Lernen und kümmert sich um Recruiting und Qualifizierung von geeigneten quereinsteigendenden Arbeitssuchenden. Unternehmen können aus einem Kandidatenpool die zu ihnen passende Person auswählen, die ein viermonatiges Training durchläuft, unterstützt von den Profis von Aspire Education. Das AMS übernimmt die Lohn-, Gehalts- und Ausbildungskosten. Damit ist das Projekt für teilnehmende Unternehmen kostenlos und sie bekommen eine qualifizierte, zertifizierte Arbeitskraft in der Lohnverrechnung, die sie im Rahmen der Ausbildung kennenlernen konnten und die bereits mit DPW Lohn eingearbeitet ist.

Weiterbildung hilft gegen Fachkräftemangel

Weiterbildung ist ein bedeutendes Mittel, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken, sagt eine Studie der Bitkom Akademie. 89% der Befragten empfinden die Möglichkeit zur Weiterbildung als wichtig für die persönliche Entwicklung. Für 84% ist Weiterbildung ein relevantes Kriterium bei der Wahl des Arbeitgebers. Standardisierte Weiterbildungsangebote bleiben aktuell und auch in Zukunft überwiegend bestehen, wobei individualisierte Formate zunehmend an Bedeutung gewinnen und bei der Anwendung des gelernten Wissens bessere Ergebnisse erzielen. Die Bitkom Akademie schließt daraus: Weiterbildung ist ein entscheidender Hebel für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen. Wer Fachkräfte binden und gewinnen will, muss auch in Krisenzeiten in Weiterbildung investieren.

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