Robotics - von der Technologie zum Prozess

Die Umsetzung von Robotics ist nur erfolgreich, wenn Sie Ihre Mitarbeiter von Beginn an einbeziehen. Ängste versus Vertrauen – jetzt bekommen Sie Tipps aus der Praxis.

Im ersten Teil des Blogs haben wir erklärt, was Robotics ist – nämlich ein Programm, das die menschliche Interaktion am Bildschirm nachahmt. Der Robot führt der Reihe nach Eingaben und Klicks durch, er kann allerdings nicht selbst denken oder entscheiden.

Ebenso haben wir die 3 Schritte gezeigt, wie das richtige Tool für die Automatisierung repetitiver manueller Prozesse ausgewählt wird: Kann das meine eigene HR-Software? Wenn nein, kann ich das mit API, also Schnittstellen umsetzen? Wenn wieder nein, dann macht der Einsatz von Robotics Sinn.

Einsatzbeispiel mBGM Teilprozess

Eine umfassende HR-Software bietet zahlreiche Module, um Prozesse zu automatisieren – wenn aufgrund neuer Gesetze wie die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) neue Anforderungen entstehen, werden diese vom Software-Anbieter abgedeckt. Auch wenn Fremdsysteme eingebunden werden müssen, wie etwa ELDA von den Gebietskrankenkassen, werden dazu Schnittstellen zur Verfügung gestellt.

Dennoch bleiben im Prozess der mBGM Aufgaben, die manuell erledigt werden müssen. So muss an jedem 15. eines Monats eine Meldung über ELDA angestoßen und anschließend überprüft werden, ob diese erfolgreich war und die Summen übereinstimmen. Hier kann Robotics als Unterstützung in einem Teilprozess der mBGM beigezogen werden. So könnte ein Robot die Meldung zu Monatsmitte durchführen, überprüfen und – falls Summen nicht übereinstimmen – den zuständigen Mitarbeiter informieren, dass es einen Fehler gibt.

Der Vorteil: Mitarbeiter müssen an den Meldetermin nicht mehr denken, alles läuft automatisch und kontrolliert, nur im Fehlerfall müssen sie eingreifen. Der Robot dient auch als Qualitätssicherung, denn er erkennt jede „verdreht eingetippte“ Zahl.

Technische Grundvoraussetzungen

Bevor Sie sich zum Einsatz von Robotics entschließen, sind zwei Grundvoraussetzungen sicherzustellen.

  • Standard-Prozesse: Sie benötigen dokumentierte Prozesse mit möglichst wenig Ausnahmen, die ebenfalls dokumentiert sein müssen. Eventuell wird es notwendig sein, Prozesse zu ändern, um sie zu standardisieren.
  • Digitalisieren: Alle Unterlagen müssen in elektronischer Form vorhanden sein, z.B. der Personalakt. Denn ein Robot kann keine Papierstöße verarbeiten.

In unserem Beispiel des Teilprozesses mBGM-Meldung handelt es sich um einen Standard-Prozess. Wenn die zu meldenden Zahlen digital vorliegen, sind die Grundvoraussetzungen für den Einsatz von Robotics erfüllt.

Dann heißt es viel kommunizieren

Die technische Betrachtung allein ist nicht ausschlaggebend. Aus Erfahrung bei zahlreichen Kunden wissen wir, dass bei Projekten, im Zuge derer Robots eingeführt werden, Ängste und Fragen der Mitarbeiter entstehen. Diese Ängste auszuräumen, ist entscheidend für den Erfolg eines Automatisierungsprojekts.

Zum Einstieg: Erklären, erklären, erklären

  • Die erste Grundregel lautet: Gehen Sie aktiv auf Ihre Mitarbeiter zu und binden Sie diese von Anfang an in das Projekt ein.
  • Erklären Sie, was Automatisierung bedeutet: Hier geht es nicht darum, Arbeitsplätze zu eliminieren, sondern Ihre Mitarbeiter können sich künftig auf hochwertige Tätigkeiten konzentrieren. Die sind auch viel interessanter als das „Eintippen von Daten“.
  • Erklären Sie, was ein Robot kann und was er nicht kann: Ein Robot ersetzt einfache und wiederholende menschliche Tätigkeiten. Aber ein Robot ersetzt nie eine ausgebildete Fachkraft, denn er ist keine Künstliche Intelligenz. Ein Robot ist ein Programm, das Befehle ausführt, aber er kann weder denken, entscheiden, Fragen beantworten, noch einen Fehler ergründen, bzw. eine Lösung finden.

Umsetzung: Kleine Schritte schaffen Vertrauen

  • Beginnen Sie mit kleinen, überschaubaren Prozessschritten. Auf diese Weise erfahren Ihre Mitarbeiter, wo und wie sie vom Robot Unterstützung bekommen.
  • Sehen Sie ausreichend Zeit für Tests vor. So entsteht Vertrauen, dass es funktioniert; etwa beim Beispiel der mBGM – hier wollen und müssen Ihre Mitarbeiter zurecht sicher sein, dass die Meldung auch tatsächlich am 15. durchgeführt wird. Wenn mit überschaubaren Prozessschritten gestartet wird, haben alle Beteiligten die Sicherheit, dass sie immer noch notfalls selbst eingreifen können.
  • Verfeinern Sie in der Folge den Prozess, damit der Robot auch auf Ausnahmen oder Fehler reagieren kann. Je komplexer ein Prozess ist, umso länger sollte Zeit für Tests und Feintuning vorgesehen werden. Da gibt es oft Kleinigkeiten, die ein Mensch automatisch macht, aber einem Robot beigebracht werden müssen. Zum Beispiel wartet ein Mensch mit der Eingabe der nächsten Zahl, wenn er merkt, dass das System langsam reagiert – einem Robot muss man in diesem Fall beibringen, eine Pause zu machen.

Tipp: Die Einführung eines Robots ist vergleichbar mit der Einschulung eines neuen Kollegen.
Auch dieser braucht zuerst Anleitung und Kontrolle, bis sich Ihre Mitarbeiter sicher sind, dass sie ihn nun allein arbeiten lassen können. Diese Zeit ist wichtig, um Vertrauen zu schaffen.

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