Immer wieder beobachten wir bei Unternehmen, dass Prozesse in HR oder der Personalverrechnung nicht so rund laufen, weil viele manuelle Tätigkeiten anfallen. So ein typischer unrunder Prozess, der regelmäßig vorkommt, ist der Eintritt eines neuen Mitarbeiters. Mit dessen Zusage wird eine Kette von Aufgaben ausgelöst, dazu zählen Mitarbeiterdaten im Lohnsystem sowie eventuell in einem Fremdsystem eingeben, Personalakt anlegen, Dienstvertrag erstellen, System- und Zutrittsberechtigungen veranlassen und andere Abteilungen über den neuen Kollegen informieren. Bei diesem Prozess werden viele Mails geschrieben, immer wieder dieselben Daten eingegeben – und vor allem brauchen diese Tätigkeiten viel Zeit.
Hilfe bei der Optimierung solcher Tätigkeiten verspricht Automatisierung. Welche Prozesse dafür geeignet sind, können Sie an Hand einer Reihe von Kriterien ermitteln:
- Regelmäßig wiederkehrende Prozesse, z.B. der Eintritt von neuen Mitarbeitern.
- Aufgaben mit hohem manuellen Aufwand, der auf ein Minimum reduziert werden kann, z.B. die Eingabe derselben Mitarbeiterdaten in Lohn- und Fremdsysteme.
- Aufgaben mit wenigen Ausnahmen, z.B. das Erstellen eines Standard-Dienstvertrags. Bei der Automatisierung sollte übrigens das Handling der Ausnahmen gleich mitbedacht werden, so sollte man zusätzliche Eingabemöglichkeiten vorsehen um einen Sonderdienstvertrag teilautomatisiert erstellen zu können.
Tipp: Die Messlatte für Automatisierung = 90%
Das heißt, Prozesse die zu 90% oder mehr gleich ablaufen (also weniger als 10% Ausnahmen haben), sind für Automatisierung geeignet.
Maximal 3 Evaluierungsschritte zum richtigen Tool
Sie haben mögliche Prozesse identifiziert, die für Automatisierung geeignet sind. Nun brauchen Sie das passende Werkzeug, resp. die Software dafür. Gehen Sie bei der Auswahl in dieser Reihenfolge vor und überprüfen Sie:
1 – Eigene Personallösung: Was bietet Ihnen die eigene bereits implementierte HR-Software an Möglichkeiten zur Automatisierung. Oft können Sie mit dem Kauf ergänzender Module die Anforderungen erfüllen. Das Ziel sollte stets sein, Insellösungen zu vermeiden, denn ein abgestimmtes Paket aus einer Hand erspart Ihnen Zusatzaufwand.
2 – API: Wenn Ihre HR-Software keine Lösung bietet, prüfen Sie als nächstes Systemschnittstellen (API) zu anderen Software-Lösungen. Diese API (Application Programming Interface) agieren untereinander, ohne menschliches Zutun. So legt Ihr Mitarbeiter im Lohnsystem den neuen Kollegen an, mittels API werden diese Daten auch in die Zeiterfassung übernommen – damit ersparen Sie sich Mehrfacheingaben.
3 – Robotics: Erst wenn weder Ihre HR-Software, noch die Implementierung von API zum Ziel führen, macht es Sinn, Robotics einzusetzen.
FAQ zu Robotics
Was passiert da überhaupt? Robotics ahmt Tätigkeiten nach, die Menschen in Software-Systemen, wie Lohn, durchführen. Ein Schritt nach dem anderen wird durch ein Programm automatisiert ausgeführt, z.B. Aufruf der Lohnverrechnung – Aufruf der Funktion „Anlegen neuer Mitarbeiter“ – Eingeben von Vorname, Nachname, SV-Nummer, etc. – Klick auf „Speichern“.
Was sind die Vorteile von Robotics? Manuelle repetitive Tätigkeiten werden fehlerfrei durchgeführt und entlasten Mitarbeiter von monotonen Aufgaben. Systembrüche werden überwunden, indem der Robot zuerst die Lohnverrechnung aufruft und Daten eingibt, anschließend ruft er die Zeiterfassung auf und gibt dieselben Daten nochmals ein.
Ist das eine Künstliche Intelligenz? Nein, ein Robot kann weder denken, noch eigenständig handeln oder Fehler suchen. Mit Robotics werden regelmäßig sich wiederholende Schritte durchgeführt, die vorher genau programmiert werden müssen. Robotics ist also ein Programm, bzw. ein systemübergreifendes Macro (ähnlich wie in Excel), das Insellösungen überbrücken kann.
Wie arbeitet der Robot in der Praxis? Sehen wir uns den anfangs beschriebenen Prozess nochmals an, wie könnte der Eintritt eines neuen Mitarbeiters mit Robotics ablaufen:
- Ein Mitarbeiter aus der Lohnverrechnung trägt alle benötigten Daten des neuen Kollegen in ein Eingabeformular ein.
- Dieses Formular dient dem Robot als Grundlage, um diverse Systeme mit Daten zu befüllen, also Lohnsystem und diverse Fremdsysteme.
- Der Robot erstellt – auch auf Grundlage des Formulars – einen digitalen Personalakt.
- Er sendet ein Mail an die IT mit der Bitte, neue Systemberechtigungen zu vergeben. Ebenso informiert er per Mail (auch da gibt es Vorlagen) verschiedene Abteilungen über den neuen Mitarbeiter.
Sie wollen mehr darüber wissen?
Im zweiten Teil der Serie bekommen Sie Tipps aus der Praxis zur Umsetzung von Robotics-Projekten.
Oder Sie kommen zum HR-Management-Breakfast „Robotics im HR-Bereich“ im November in Graz, Linz und Wien, wo Experten von Sage und Deloitte Know-how und Erfahrungen weitergeben.
