Warum immer mehr HR-Teams auf Cloud setzen

Schnell den Schulungsantrag freigeben, sich über eine Bewerbung abstimmen, korrekt die Lohnverrechnung erledigen – webbasierte HR-Software ermöglicht schnelle Prozesse und konzentriertes Arbeiten. Lesen Sie über Chancen, Risiken und wie Personalarbeit in der Cloud funktioniert und wirkt.

On Premise, Cloud, SaaS

Wie Software erworben und betrieben wird, hat sich geändert, das betrifft auch HR-Programme. Schauen wir uns zum Vergleich die Varianten an:

  • On Premise bedeutet, dass die Software auf eigenen Rechnern des Unternehmens installiert ist und läuft, sie wird vom eigenen IT-Team betreut und gewartet; ebenso sind alle Daten im Unternehmen vor Ort gespeichert.
  • Cloud bedeutet, dass die Software im Rechenzentrum eines Anbieters läuft und über das Internet genutzt wird; d.h. man meldet sich über eine Web-Oberfläche mittels Logins an und arbeitet mit Daten und Programmen, die im Rechenzentrum gespeichert sind.
  • Software as a Service (SaaS) ist eine Variante des Cloud-Computing, dabei bieten Entwickler ihre Lösung als Dienstleistung an und betreiben diese auf ihren Servern. Unternehmen sparen sich die Anschaffungskosten, weil sie keine Lizenzen kaufen müssen, sondern ein bedarfsorientiertes Abo-Modell nutzen können und sie müssen keine eigenen Server betreiben.

Vorteile und Risiken abwägen

In der Diskussion On Premise versus Cloud überwogen lange Zeit Sicherheitsbedenken und natürlich auch Gewohnheiten, denn die Server standen bis dato im eigenen Unternehmen, damit waren alle sensiblen Kundendaten in der Firma gespeichert und nicht bei einem Dritten. Mit dem Trend zum mobilen Arbeiten und zum Home-Office, sowie mit der Entwicklung von leistungsfähigen Internetverbindungen, stieg die Zustimmung zur Cloud. Ein weiterer Treiber für Cloud Computing war justament das Thema Sicherheit, denn die Anforderungen an Datenschutz werden höher und gerade kleinere Unternehmen sehen sich Außerstande, dies alles selbst zu erfüllen. Ein professionell betriebenes Rechenzentrum sorgt für die geforderte Compliance, Schutz gegen Cybercrime, regelmäßige Updates und garantiert den Betrieb rund um die Uhr – diese Qualitäten könnte ein KMU nicht oder nur mit sehr großem Aufwand erreichen. Eine cloudbasierte Software-Nutzung kommt daher in der Regel billiger und ist gleichzeitig qualitativ besser.

Dennoch gibt es Risiken bei der Cloud, auf die geachtet werden muss:

  • Sensible Unternehmens- und Kundendaten müssen sicher verschlüsselt übertragen werden.
  • Im Hinblick auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sollte sich das Rechenzentrum in der EU befinden, damit Daten gesetzeskonform gespeichert sind.
  • Die Qualität des Rechenzentrumsbetriebs muss sichergestellt sein, damit Anwendungen rund um die Uhr verfügbar sind, Daten verlässlich mit Back-Ups gesichert werden und im Fehlerfall schnell Abhilfe geschaffen wird, um längeren Stillstand und damit Kosten zu vermeiden.

Cloud Computing erlebt Aufschwung, auch in HR

Cloud Computing erlebt einen Aufschwung in Österreich, das ist das Resumé des Cloud Computing Monitor 2021 von KPMG. Demnach setzen 63 Prozent der Unternehmen mit 20 oder mehr Mitarbeitern auf Cloud Computing; damit hat sich die Nutzung im Vergleich zum Vorjahr um 16 Prozent erhöht. Die Hälfte der Unternehmen möchte einen Großteil der produktiven Anwendungen im Jahr 2025 aus der Cloud betreiben. 86 Prozent der Befragten sind sich einig, dass die Cloud einen eher großen bis sehr großen Beitrag zur Digitalisierung ihres Unternehmens leistet.

Auch im Personalwesen geht der Trend in Richtung Cloud: 46% der großen Unternehmen weltweit nutzen bereits eine SaaS-Plattform oder eine hybride (gemischt zwischen Cloud und On Premise) Lösung für HR, hat das Marktforschungsunternehmen ISG ermittelt. Den größten Mehrwert cloudbasierter HR-Software erkennen die befragten Unternehmen im Nutzererlebnis der Mitarbeiter, gefolgt von einer geringeren Abhängigkeit von der IT-Abteilung. 64 Prozent der Unternehmen, die auf HR-SaaS-Lösungen zurückgreifen, gaben an, dass sie durch die Implementierung einen messbaren, geschäftlichen Mehrwert festgestellt haben.

Was heißt Personalarbeit in der Cloud

Der pandemiebedingte rasche Wechsel ins Home-Office wurde mit Unterstützung von Cloud-Computing möglich und die Personalarbeit hat in den langen Lockdowns gut funktioniert. Human Resources wird natürlich ins Büro zurückkehren, denn der persönliche Kontakt mit der Belegschaft, sowie mit Bewerberinnen und Bewerbern, ist wichtig und soll gewahrt blieben. Dennoch gibt es eine Vielzahl von Personalaufgaben, die via Cloud im Home-Office bzw. auch mobil unterwegs erledigt werden können.

Dabei gibt es zwei Aspekte:

  • Konzentriertes Arbeiten: Ein verlässlicher Arbeitgeber zeichnet sich durch Pünktlichkeit und Korrektheit in der Lohnverrechnung aus. Dieser wiederkehrende Prozess könnte jeden Monat ungestört im Home-Office erledigt werden, wenn alle erforderlichen Daten über eine Cloud-Lösung sicher verschlüsselt übertragen werden. Auch konzeptionelle HR-Tätigkeiten brauchen Ruhe, wenn die benötigten Daten verfügbar sind, ist das Home-Office ein guter Platz dafür.
  • Schnelle und sichere Prozesse: Anträge für Urlaub, Schulungen oder Dienstreisen, die mobil über ein Self-Service Portal gestellt und freigegeben werden können, erleichtern den Alltag von Mitarbeitenden und Führungskräften; der Status ist jederzeit transparent nachvollziehbar. Schulungen können von den Teilnehmenden selbst eingetragen werden, das aktuelle Skill-Profil ist von allen Berechtigten einsehbar. Der Zugriff auf die Personalakte auch vom Home-Office aus ermöglicht HR schneller zu reagieren; außerdem ist dies ein Beitrag zur Sicherheit, wenn Papierakten nicht herumgetragen werden müssen oder zu Hause am Küchentisch liegen. Im Recruiting können Bewerbungen via Cloud zwischen den Verantwortlichen abgestimmt werden, das erleichtert und beschleunigt den Auswahlprozess, auch zum Vorteil der sich Bewerbenden.

Personalarbeit wird flexibel und hochwertig

Mit der Nutzung cloud-basierter Software gewinnt das gesamte Unternehmen. Die Personalabteilung kann ihre Services für die Belegschaft nach Bedarf anpassen und verbessern. So ermöglichen Abo-Modelle mit SaaS, neue Funktionen jederzeit dazu zu nehmen. Wächst das Unternehmen und die Zugriffszahlen auf das Mitarbeiter-Portal steigen, können Kapazitäten rasch erweitert werden. Zahlreiche Personalauswertungen sind auf Knopfdruck überall verfügbar, damit kann das Management Trends erkennen und rechtzeitig erforderliche HR-Maßnahmen setzen; außerdem ermöglichen Schnittstellen den automatisierten Datenaustausch mit anderen Anwendungen. Self-Service-Portale für die Belegschaft werden v.a. von der jüngeren Generation vorausgesetzt und tragen zur Arbeitgebermarke bei. Genauso schätzt das HR-Team moderne Werkzeuge, es macht einfach mehr Spaß – und das ist der wesentliche Faktor für eine erfolgreiche Personalarbeit.

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