Was HR, Geschäftsleitung und IT jetzt tun müssen.

Die seit 1.9.2018 geltenden Änderungen im Arbeitszeitrecht (AZG) – haben unter dem Begriff „12 Stunden Tag“ zu vielen Diskussionen geführt. Doch es geht um viel mehr. Für Unternehmen gilt es jetzt, das Potenzial dieser neuen Flexibilität anzusehen und gemeinsam mit den Mitarbeitern zu nützen. Wir zeigen Ihnen, was Sie sofort angehen sollen, weil hohe Verwaltungsstrafen drohen könnten – und wo Sie besser in Ruhe nachdenken; welche Beratung sinnvoll ist und was Ihre Personal-Software künftig leisten muss.

Die Änderungen im Arbeitszeitrecht auf einen Blick

Ausweitung der Höchstarbeitsgrenzen auf 12 Stunden pro Tag und 60 Stunden pro Woche.

Diese Änderung betrifft faktisch jedes Unternehmen. Was dabei oft untergeht ist die Tatsache, dass der Durchrechnungszeitraum von 17 Wochen jetzt genau beobachtet werden muss.
Warum genau beobachten? Die Regelung gab es ja immer schon, dass die durchschnittliche Arbeitszeit von 48 Stunden pro Woche – auf 17 Wochen gerechnet – nicht überschritten werden darf. Aber mit der Erhöhung von 50 auf mögliche 60 wöchentliche Arbeitsstunden kann ein Überschreiten viel schneller passieren. Als Konsequenz drohen hohe Verwaltungsstrafen, die in der Regel Geschäftsführer oder Vorstände persönlich treffen.

Tägliche Arbeitsgrenze bei Gleitzeitmodellen 12 Stunden, Unterscheidung in freiwillige und angeordnete Überstunden.

Hier geht es um die Vereinbarung zwischen Unternehmen und Mitarbeitern, inklusive finanziellen Auswirkungen. Für die Abgeltung der geleisteten Mehrzeit gibt es neue Regeln, dabei müssen Sie nach freiwilligen bzw. angeordneten Überstunden differenzieren – und diese beginnen jetzt ab der 9. Stunde.

Ein Beispiel: Wenn Ihr Mitarbeiter selbst bestimmt, dass er sein Projekt abschließen will und daher freiwillig 12 Stunden im Büro bleibt, so sind die 4 zusätzlichen Stunden 1:1 ausgleichsfähig. Wenn Sie als Vorgesetzter anordnen, dass Ihr Mitarbeiter einen Bericht noch heute fertig machen muss, so ist die Mehrzeit ab der 9. Stunde zuschlagspflichtig.

Die Anhebung der Gleitzeit auf 12 Stunden ist übrigens nur zulässig, wenn Ihre Mitarbeiter das Zeitguthaben in ganzen Tagen verbrauchen, sowie damit ein Wochenende verlängern können.

Begriff des leitenden Angestellten erweitert.

Schon immer sind leitende Angestellte vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen. Nun können Sie die Definition weiter fassen. Wir empfehlen, dies abgestimmt mit HR und Geschäftsführung zu prüfen und zu dokumentieren.

Neue Prozesse und Software – Sie benötigen beides

Die Novelle im Arbeitszeitgesetz verlangt tagesgenaue Kenntnis und Dokumentation der Überstunden bzw. Arbeitszeitgrenzen. Das können Sie im Unternehmensalltag realistischerweise nur mit IT-Unterstützung umsetzen, speziell in größeren Organisationen. Zuerst sollten Sie jedoch mit fachlicher Beratung die Prozesse anpassen und dann erst das geeignete Software-Modul einführen, denn in der digitalen Welt müssen HR, IT und Geschäftsleitung sich koordinieren und gemeinsame Wege gehen. Daher hat sich Sage DPW aus der Welt der HR-Software mit Deloitte aus der Welt der Beratung zusammengeschlossen: Unternehmen bekommen jetzt gebündeltes Know-how von Analyse bis zur HR-Lösung.

Holen Sie sich Beratung von Experten: Welche Prozesse müssen Sie in Ihrem Unternehmen ändern und wie hoch ist der Aufwand?

Zur Beantwortung dieser Fragen hat Sage DPW gemeinsam mit Deloitte das Beratungspaket AZG-Consulting geschnürt. Der Quick-Check liefert Ihnen in nur einem Tag Ist-Analyse, Soll-Konzept und Handlungsempfehlungen – zu einem wirklich fairen Preis.

Wenn die neuen Prozesse definiert sind, kommt die Software.
Stellen Sie dann diese Fragen an Ihren Lösungsanbieter: Wie können Mitarbeiter, Führungskräfte und HR die Arbeitsgrenzen im Blick behalten? Gibt es eine einfache Lösung für den Arbeitsalltag, die gleichzeitig Rechtsicherheit garantiert?

Mit Sage DPW Zeit sind Sie bereits jetzt auf der sicheren Seite, denn mit dem Modul Report erhalten Sie alle notwendigen Auswertungen wie z.B. Zeitsummen-Listen. Noch einfacher ist es mit Sage DPW Zeit Komfort, das erstellt auf Knopfdruck ein PDF für Arbeitsinspektorat oder HR Back-Office.

Die AZG-Novelle bringt mehr Flexibilität, aber sie verursacht Aufwand, bis die Implementierung geschafft ist. Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Umsetzung?

„17 Wochen Durchrechnung“ genau beachten

Jetzt im Herbst sollten sich Unternehmen mit dem neuen Arbeitszeitrecht intensiv auseinandersetzen. An erster Stelle muss dabei wohl die Sicherstellung der Einhaltung der 17-Wochen-Durchrechnung liegen. Denn es ist davon auszugehen, dass das Arbeitsinspektorat darauf seinen Fokus legen wird. Wer mit einem sauberen Reporting auf Knopfdruck die geleisteten Arbeitszeiten jederzeit nachweisen kann, beweist höchstes Bewusstsein für die Einhaltung des novellierten AZG.

In Ruhe das Thema Gleitzeit diskutieren

Hier besteht vom Gesetz kein Handlungsbedarf, Sie können individuell entscheiden, ob Sie Änderungen vornehmen. Gleitzeitvereinbarungen geben Ihren Mitarbeitern die Souveränität, über ihren Arbeitseinsatz selbst zu entscheiden – diese Eigenverantwortung steigert die Motivation. Das sollten Sie im Hinterkopf haben, wenn es um die neuen Gleitzeitregeln geht. Überlegen Sie dabei auch, für wen die neue Regelung passt und ob sie für alle Mitarbeiter gelten soll. Eines muss künftig jedenfalls für alle nachvollziehbar sein, damit es nicht nachträglich zu unerfreulichen Diskussionen kommt: Wurde eine (Über)Stunde konkret angeordnet, oder nicht. Hier kann wohl nur eine IT-basierte Lösung für klare Verhältnisse sorgen.

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