Nützen Sie die Krise als Chance für Digitalisierung

Mit den Lockerungen kehrt langsam wieder der Büro-Alltag ein. Doch zurück ins Büro sollte nicht „alles wie gehabt“ bedeuten. Jetzt gilt es, digitale Arbeitsweisen im Unternehmen zu festigen. Wir zeigen Ihnen Trends, Tipps und welche Aufgaben dabei HR hat.

Mehr Offenheit für Digitalisierung

Die Pandemie hat bei vielen Menschen ihr Verhältnis zur Digitalisierung geändert. Jeder Dritte (32 %) steht der Digitalisierung seither offener gegenüber, jeder Fünfte (21 %) kritischer. Das ergab eine Studie im Auftrag der Initiative „Digital für alle“ der Bitkom, dem Branchenverband der Deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche. Rund drei von vier Befragten sehen die Digitalisierung als Chance; im Vergleich zum Vorjahr ist das ein Plus von 5 Prozentpunkten. Umgekehrt sieht jeder Vierte die Digitalisierung als Gefahr.

Unser Alltag und speziell die Arbeitswelt der Zukunft wird immer digitaler. Das unterstreicht die Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft Ernst & Young (EY) in ihren gerade veröffentlichten sechs Megatrends. Da heißt es etwa, dass Digitalisierung mittlerweile in alle Bereiche des gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Lebens eingreift. Unternehmen müssten sich den neuen Arbeits- und Kommunikationsverhalten anpassen, indem sie ihren Arbeitnehmern neue Technologien anbieten. Vor allem dann, wenn sie eine „Home-Office“-Arbeitskultur pflegen. Vor allem auch, weil die Digital Natives bereits mehr als die Hälfte der Arbeitskräfte ausmachen.

Positiven Schwung nutzen

Die Frage „Zurück ins Büro?“ ist am besten mit „Ja, aber …“ zu beantworten. Es ist wichtig, Positives aus der Krise mitzunehmen. Dazu gehört die wachsende Aufgeschlossenheit der Mitarbeiter für digitale Werkzeuge und Prozesse; genauso wie die Tatsache, dass wir alle in kurzer Zeit einen unglaublichen Lernprozess in Sachen Digitalisierung erfolgreich gemeistert haben.

Damit Sie diesen Schwung nützen können, haben wir Trends und Tipps zusammengestellt. So können Sie digitale Arbeitsweisen im Unternehmen festigen, statt in alte Muster zurückzufallen.

Trend: Das Home-Office ist voll akzeptiert

Wir alle haben gelernt, dass Arbeiten auch von zu Hause funktioniert. Dabei ist sowohl das Vertrauen in die Eigenverantwortung der Mitarbeiter gestiegen, als auch in die digitalen Tools wie Video-Konferenzen. Für die Zukunft sind verstärkt hybride Formen zu erwarten, wo aufgabenorientiert eine Mischung aus Büro-Arbeit und Home-Office praktiziert wird. Viele Unternehmen geben an, technologisch nicht auf den schnellen Wechsel ins Home-Office vorbereitet gewesen zu sein. Nun ist der Zeitpunkt, entsprechendes nachzuholen.

Tipps: So werden Sie fähig, innerhalb von ein bis zwei Tagen mit der gesamten Mannschaft ins Home-Office zu wechseln

  • Überprüfen Sie die Prioritäten Ihrer IT-Investitionen und setzen Sie jetzt die erforderlichen Schritte. An erster Stelle sollten die Home-Office Ausstattung Ihrer Mitarbeiter, Remote-Support, Cloudbasierte Software, sichere Netzwerkverbindungen und Collaboration-Lösungen stehen.
  • Überlegen Sie, welche Ihrer Prozesse kritisch sind und wie Sie diese mit digitaler Transformation abwickeln und beschleunigen können.
  • Auch die Personalabteilung benötigt digitale Werkzeuge und Prozesse, dazu zählen die elektronische Personalakte, Lohnverrechnung und webbasierte Lösungen wo Mitarbeiter und Führungskräfte Anträge abwickeln können, z.B. für Zeitabrechnung, Urlaub oder Reisekosten.
  • Den Trend zu e-Learning sollten Sie als HR unterstützen. Trainings als Webinare und in kleinen individuellen Häppchen sorgen für laufende Weiterbildung, die auch in Krisenzeiten genutzt werden kann.

Trend: Zusammenarbeit ändert sich

Die Büros haben sich sichtbar verändert: Arbeitsplätze wurden neu gruppiert um Abstandsregeln einzuhalten, Plexiglaswände trennen Schreibtische, Kollegen kommen und gehen im Schichtbetrieb, überall stehen Desinfektionsmittelspender. Viele Mitarbeiter vermissen ihre Kollegen, sie können im Home-Office oft schwer Arbeit und Freizeit trennen und freuen sich daher aufs Büro. Dennoch berichten Unternehmen, dass die Rückkehr in den Büroalltag zögerlich stattfindet.

Eher unsichtbar hat sich die Zusammenarbeit verändert. Denn Teams sind immer öfter virtuell miteinander verbunden und haben gelernt, dass das gut funktioniert. Es gilt also, die Interessen sowohl des Unternehmens, als auch der Mitarbeiter zu unterstützen und über Möglichkeiten für Teamarbeit neu nachzudenken.

Tipps: So organisieren Sie die neue Zusammenarbeit

  • In das Büro kommen Mitarbeiter um sich über komplexe Themen persönlich auszutauschen, etwa über eine Lösung für einen Kunden oder um ein Produkt gemeinsam zu entwickeln. Anstelle großer Flächen mit Schreibtischen sollten Sie mehr Collaboration-Bereiche einrichten, weil diese an Bedeutung gewinnen.
  • Es wird davon ausgegangen, dass die Summe an Büroflächen zurückgehen wird. Was Sie also in digitale Infrastruktur investieren, können Sie bei der Fläche einsparen.
  • Weniger komplexe Themen, etwa kurze Abstimmungen oder Rückfragen, können schnell digital erledigt werden. Auf der digitalen Ebene unterstützen Sie Collaboration mit Tools die Anwesenheiten und Erreichbarkeiten zeigen, mit Werkzeugen für Chats und für Video-Konferenzen, die u.a. auch Break-Out Rooms ermöglichen.

Fazit: Die richtige Balance muss gefunden werden

Die Trends sind da und Digitalisierung wird bleiben. Auf die richtige Balance zu achten, ist Aufgabe von HR, denn für viele Führungskräfte und Mitarbeiter sind hybride Arbeitsmöglichkeiten Neuland. Abgesehen von den Anforderungen des jeweiligen Jobs, die mehr oder weniger Anwesenheit verlangen, haben Ihre Mitarbeiter auch individuelle Arbeitspräferenzen. Hier sollten Sie allen Beteiligten beratend zur Seite stehen, speziell weil das digitale Angebot eines Arbeitgebers bei der Jobwahl jetzt noch mehr an Bedeutung gewinnt.

 

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