Neuerungen in der Personalverrechnung 2025

Progressionsabgeltung für „historische“ Taggelder

Das Progressionsabgeltungsgesetz gilt seit 2023: Die schleichende Steuererhöhung wurde abgeschafft, indem die Tarifstufen der Einkommensteuer inflationsangepasst erhöht werden (das betrifft zwei Drittel der Einnahmen durch die kalte Progression). Die Inflationsrate, die für das Jahr 2025 zur Abgeltung der kalten Progression herangezogen wird, beträgt 5,0 % und soll laut BMF die Steuerzahlerinnen und Steuerzahler um 2 Milliarden Euro entlasten.

Die Verteilung des dritten Drittels wird jedes Jahr neu beschlossen. Diesmal hat sich der Gesetzgeber u.a. entschlossen, mit den Inlandstaggeldern einen „fast historischen“ Wert endlich anzupassen. Denn der Wert der Taggelder wurde 1988 das letzte Mal angehoben, nämlich auf damals 360 Schilling, umgerechnet waren das später 26,40 Euro. Mit 2025 werden die steuerfreien Taggelder auf 30 Euro und die Nächtigungsgelder auf 17 Euro (davor 15 Euro) angehoben.

Anreize für umweltfreundliche Mobilität

Im Rahmen der Verteilung des dritten Drittels soll auch der Umstieg auf den öffentlichen Verkehr bzw. das Fahrrad attraktiver gemacht werden. So wurde das Kilometergeld angehoben und gleichzeitig vereinheitlicht: Es beträgt nun 50 Cent einheitlich für Autos, Motorräder, E-Bikes und Fahrräder. Für zu Fußgehende bleibt das Kilometergeld mit 32 Cent unverändert, allerdings bereits ab einem Kilometer Fußweg (früher waren es 2 km).

Dienstliche Bahnreisen mit einem privaten Klima-Ticket kann der Dienstgeber ab 2025 zu einem höheren Betrag steuerfrei ersetzen. Diese Regelung ist freiwillig und gilt bis 2450 Euro pro Jahr. Bis jetzt wurde eine Dienstreise mit privatem Klimaticket mit dem fiktiven Wert des günstigen Öffitickets abgegolten. Neu ist nun, dass der Dienstgeber die Kilometer ersetzen kann, wobei die ersten 50 Kilometer mit dem angehobenen KM-Geld von 50 Cent verrechnet werden können.

Abschaffung Wochengeldfalle betrifft auch Lohnverrechnung

Bereits im Juli 2024 hat der Gesetzgeber die sog. „Wochengeldfalle“ abgeschafft. In den zu Jahresende durchgeführten Sage Seminaren war dies insofern ein wichtiges Thema, als oftmals übersehen worden war, dass nicht nur die Sozialversicherung, sondern auch die Lohnverrechnung davon betroffen ist.

Mütter, die während der Karenz kein Kinderbetreuungsgeld mehr bekamen (weil sie z.B. das einkommensabhängige Kinderbetreuungsgeld gewählt hatten) und erneut schwanger wurden, konnten damit in die Wochengeldfalle geraten. Das heißt, sie hatten in der Zeit des Mutterschutzes keinen Anspruch auf Wochengeld. Das wurde nun vom Gesetzgeber abgeschafft und dafür das Sonderwochengeld eingeführt, das betroffene Mütter beantragen können. Dieses Gesetz wurde rückwirkend mit September 2022 beschlossen, d.h. Mütter können es bis zum 30. Juni 2025 rückwirkend beantragen. Ausbezahlt wird das Sonderwochengeld durch die Sozialversicherung, dennoch hat dies Auswirkung auf den Dienstgeber:

• Er muss jene Frauen, die Sonderwochengeld bekommen, rückwirkend für die Zeit des Mutterschutzes bei der ÖGK wieder an- bzw. abmelden.
• Für diese Zeit muss der Dienstgeber auch die betriebliche Mitarbeitervorsorge (1,53 Prozent) der ÖGK nachmelden und bezahlen. Das ist Aufgabe der Lohnverrechnung und zur Unterstützung wurde dafür in Sage DPW eine Lösung geschaffen.

Aus Home-Office wird Telearbeit und erweiterter Unfallversicherungsschutz

Mit 1.1.2025 gibt es eine neue Bezeichnung für das Arbeiten außerhalb der Firma, nämlich Telearbeit und dieser Begriff bildet die Realität besser ab, denn gearbeitet wird mittlerweile ja zu Hause im Home-Office, aber auch im Landhaus, am Wohnort eines nahen Angehörigen, in Co-Working Spaces oder als Workation am Urlaubsort. Der guten Ordnung halber sei dazugesagt, dass Dienstgeber solche Varianten erlauben können, aber nicht müssen. Eingeschlossen in Telearbeit ist beispielsweise auch das Arbeiten in Cafés, wobei diese Variante aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht empfehlenswert ist

Abrechnung und Steuern bleiben unverändert, also so wie früher bei der Home-Office-Regelung. Eine Änderung gibt es beim Unfallversicherungsschutz: Generell sind Arbeitskräfte an allen Orten, wo Telearbeit vereinbart wurde, unfallversichert. Neu ist jedoch folgende Unterscheidung beim Arbeitsweg:

• Bei Telearbeit im engeren Sinn ist der Weg vom Telearbeitsplatz zur Firma unfallversichert: das betrifft Distanzen, die in etwa dem Arbeitsweg von zu Hause in die Firma entsprechen.
• Bei Telearbeit im weiteren Sinn ist der Weg vom Telearbeitsplatz zur Firma nicht unfallversichert: das betrifft größere Distanzen, etwa den Weg vom Urlaubsort in Italien in die Firma.

-> Gut zu wissen: Bestehende Home-Office-Vereinbarungen, die gleichbleiben, benötigen keine neue Telearbeit-Vereinbarung, sondern bleiben gültig. Eine neue Telearbeit-Vereinbarung ist nur notwendig, wenn diese beispielsweise erweitert wird.

Wie Sage DPW bei Altersteilzeit und bei der Vermeidung von Clearingfällen unterstützt

Unternehmen können sich bei Sage DPW darauf verlassen, dass alle gesetzlichen Änderungen zeitgerecht eingespielt werden. Bei der Anzahl der Änderungen, die vom Gesetzgeber jedes Jahr beschlossen werden, und wo es oft um Details geht, ist das eine wesentliche Entlastung für die Lohnverrechnung. Zwei Punkte haben in diesem Zusammenhang bei den Sage DPW Seminaren besondere Aufmerksamkeit bekommen:

Altersteilzeit, also der gleitende Übergang in die Pension, wird immer beliebter und bietet Vorteile für beide Seiten: Ältere Arbeitskräfte, die weniger belastbar sind, profitieren von längeren Ruhepausen. Gleichzeitig stellen sie den Wissenstransfer im Unternehmen sicher, weil sie weiterhin den Jüngeren zur Verfügung stehen. Die Idee ist gut, allerdings ist die Berechnung komplex, etwa die Ermittlung des Lohnausgleichs und des vom Dienstgeber zu übernehmenden SV-Anteils.

-> Gut zu wissen: Für eine fehlerfreie und rechtskonforme Berechnung benötigt die Lohnverrechnung Software-Unterstützung und dies bietet das Modul Altersteilzeit von Sage DPW.

ÖGK-Meldungen, die zu Clearingfällen führen (also Meldungen, die nicht automatisch verarbeitet werden können), waren ebenfalls ein Thema. So wurden 2024 von der ÖGK beispielsweise die Meldungen beim unbezahlten Urlaub überarbeitet, damit daraus künftig keine Clearingfälle mehr entstehen.

-> Gut zu wissen: Sage ist Mitglied der ÖGK-Fokusgruppe, wo ausgewählte Software-Anbieter eingeladen sind, Probleme einzubringen und mit der ÖGK geeignete Lösungen zu erarbeiten. Kunden haben mit dieser engen Zusammenarbeit den Vorteil, dass Änderungen im Bereich der Sozialversicherung zeitnah in Sage DPW umgesetzt werden.