Grenzüberschreitendes Arbeiten bedarf einer guten Vorbereitung, damit es nicht zu unerwarteten Kosten kommt, sei es durch Doppelbesteuerung, sei es durch empfindliche Strafen, weil etwas übersehen wurde oder ein Nachweis fehlt. Im ersten Teil haben wir die rechtlichen Grundlagen erläutert. Jetzt kommen dazu Beispiele, welche die Umsetzung anschaulich zeigen.
Seit Anfang 2024 steht in der Sage DPW Cloud ein neues Modul zur Verfügung, das Arbeitgeber unterstützt, solche Arbeitsverhältnisse mit möglichst einfachen Mitteln zu verwalten bzw. abzurechnen und außerdem die vom Gesetz verlangten Nachweise zu dokumentieren.
Beispiel 1: Homeoffice im Ausland
Herr Gabor ist bei einer Firma in Wien angestellt, zwei Tage pro Woche arbeitet er im Homeoffice und zwar an seinem Wohnsitz in Ungarn.
Lohnsteuerrecht: Prinzipiell gilt das Territorialprinzip mit Besteuerung in Österreich. Allerdings ist Herr Gabor in Ungarn ansässig und dort unbeschränkt steuerpflichtig. Somit käme es zu einer Doppelbesteuerung. Um diese zu vermeiden, ist es nicht möglich, die 183 Tage Regel anzuwenden, sondern man muss die Tätigkeiten entflechten: Das heißt, der österreichische Arbeitgeber muss die Lohnsteuer für alle Tage einbehalten, wo Herr Gabor in Österreich arbeitet; die restlichen Tage werden in Ungarn versteuert.
Wichtig zu beachten: Wenn in Österreich etwas nicht versteuert wird, braucht der Arbeitgeber einen ausländischen Besteuerungsnachweis, in diesem Fall aus Ungarn.
SV Recht: Im Verhältnis zwischen Österreich und Ungarn gilt die 25% Regel, weil Ungarn die EU-weite Neuregelung (wo Telearbeit bis zu 49,99% betragen kann), noch nicht unterschrieben hat. Herr Gabor leistet 40% seiner Arbeitszeit im Homeoffice in Ungarn, daher wandert die SV-Pflicht nach Ungarn.
Lohnnebenkosten: Seit 2011 hängen der DB und DZ (Dienstgeber Beitrag) an der Sozialversicherungszuständigkeit. Bei bestehender SV-Pflicht in Ungarn (wie in diesem Beispiel) entfallen DB und DZ in Österreich. Jedoch sind Kommunalsteuer und betriebliche Vorsorge in Österreich vom Arbeitgeber weiter zu bezahlen.
Software Unterstützung: Die Verwaltung von Homeoffice Tätigkeiten ist kompliziert, daher ist eine Softwareunterstützung empfehlenswert; auch um die Aufzeichnungen für mögliche Prüfungen sicherzustellen. Seine Leistungen erfasst Herr Gabor selbst im Web-Portal von Sage DPW, dort kann von der Lohnverrechnung konfiguriert werden, welche Länder er erfassen darf. Im Arbeitstagekalender trägt er regelmäßig ein, an welchen Tagen er in welchem Land gearbeitet hat, z.B. Montag und Dienstag in Ungarn, Mittwoch bis Freitag in Österreich.
Dieser Kalender wird in die Lohnverrechnung übergeleitet und kann dort mit Hilfe der praktischen Monatsübersicht kontrolliert werden. Bei der Abrechnung werden in Sage DPW Inlands- und Auslandstage angezeigt. Die Lohnkonten werden automatisch gesamt und zusätzlich je Land erzeugt. Ebenso wird der Lohnzettel L16 am Jahresende automatisch erstellt.
Beispiel 2: Entsendung ins Ausland
Frau Hofbauer arbeitet als Außendienst-Mitarbeiterin 5 Tage pro Monat in Deutschland und 4 Tage in der Schweiz.
Lohnsteuerrecht: Die erste Frage im Hinblick auf das DBA lautet: Wo ist Frau Hofbauer ansässig? Sie lebt in Österreich, d.h. ihr Welteinkommen zählt hierzulande; jedoch ist sie in der Schweiz und Deutschland beruflich tätig, sodass in beiden Ländern grundsätzlich eine beschränkte Steuerpflicht besteht. Da das Unternehmen keine Betriebsstätten in Deutschland und der Schweiz hat, kommt die 183 Tage Regel zur Anwendung. D.h. die Besteuerung erfolgt ausschließlich in Österreich. An welchen Tagen wo gearbeitet wird, muss dazu nachgewiesen werden.
SV Recht: Die Arbeitszeit von Frau Hofbauer teilt sich folgendermaßen auf: 70% in Österreich, 17% in Deutschland und 13% in der Schweiz. SV-Pflicht besteht nur in Österreich, weil sie hier zumindest 25% ihrer Tätigkeit ausübt. Der Arbeitgeber muss das A1 Formular beantragen und dem Dienstnehmer als Nachweis mitgeben.
Hinweis: Die EU-Rahmenvereinbarung für Telearbeit ist nicht anwendbar, weil Frau Hofbauer im Außendienst arbeitet und keine Telearbeit vor dem PC macht.
Lohnnebenkosten: Alle Lohnnebenkosten wie DB, DZ, Kommunalsteuer und betriebliche Vorsorge werden in Österreich abgeführt.
Software Unterstützung: Frau Hofbauer muss ihren Arbeitstagekalender im Web-Portal erfassen, damit die Dokumentationspflicht erfüllt ist. Der Kalender wird in den Lohn übergeleitet, das hat in diesem Fall aus Sicht der Lohnverrechnung keine Auswirkungen, es ist jedoch dokumentiert. Die A1 Bescheinigung von Frau Hofbauer wird im DPW Web und in der Mitarbeiter App zur Verfügung gestellt.
Beispiel 3: Workation
Frau Monti ist Programmiererin und nützt einen Benefit ihres Arbeitgebers, sie arbeitet zwei Monate im Sommer im Ferienhaus in Italien.
Lohnsteuerrecht: Laut DBA zwischen Österreich und Italien gilt die 183 Tage Regel. Sie ist anwendbar, weil Frau Monti in Österreich ansässig ist und ihr Arbeitgeber die Tätigkeit vergütet und keine Betriebsstätte in Italien hat.
SV Recht: 17% der jährlichen Leistungen erbringt Frau Monti in Italien und ist damit ausschließlich in Österreich SV-pflichtig. Es besteht keine Registrierungspflicht seitens des österreichischen Arbeitgebers in Italien, aber er sollte die A1 Bescheinigung bei der ÖGK beantragen.
Lohnnebenkosten: Alle Lohnnebenkosten wie DB, DZ, Kommunalsteuer und betriebliche Vorsorge werden in Österreich abgeführt.
Software Unterstützung: Damit Frau Monti die A1 Bescheinigung auf jeden Fall bei sich hat, ist die elektronische Übermittlung verlässlicher, als ein Papierdokument. Wird der Antrag über Sage DPW gestellt, landet die A1 Bescheinigung für die Entsendung automatisch im Web-Portal von Frau Monti oder in ihrer Mitarbeiter App.
Abschließende Tipps
Der große Blick aufs Ganze ist bei der Betrachtung von grenzüberschreitendem Arbeiten empfehlenswert. Viele rechtliche Aspekte sind individuell von Land zu Land zu prüfen, z.B. Wird durch die Tätigkeit im Ausland eine Betriebsstätte begründet; was passiert, wenn der Mitarbeiter in der Wohnung Prospekte lagert? Gibt es gewerberechtliche Registrierungspflichten, wie sieht es mit einer Beschäftigungsbewilligung aus? Was passiert, wenn die Mitarbeiterin oder jemand aus ihrer Familie erkrankt? Hier sollten Arbeitgeber sich individuell beraten lassen.
Um für Prüfungen gerüstet zu sein, sollten die Regelungen rund um das Doppelbesteuerungsabkommen im Detail durchüberlegt und durch eine geeignete Software unterstützt werden. In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig, grenzüberschreitend tätige Arbeitskräfte anzuhalten, dass sie ihre Aufzeichnungen regelmäßig elektronisch erledigen.
