Das Büro in der Hand

Mit dem Smartphone die Reisekosten erfassen oder Urlaubsanträge genehmigen – solche Anwendungen wünschen sich immer mehr Beschäftigte. Lesen Sie, was HR-Apps alles können und warum gerade die Personalabteilung digitale Prozesse im Unternehmen gut fördern kann.

Im Mittelpunkt das Smartphone

Wir tragen es immer in der Handtasche oder in der Hosentasche, wir legen es beim Essen neben den Teller und viele haben es eigentlich ziemlich oft in der Hand: unser Smartphone. Daher ist dieser digitale Alleskönner auch das geeignete Werkzeug, um Unternehmen und ihre Belegschaft auf dem Weg in die Digitalisierung zu begleiten. Genauso wie wir unzählige Apps privat nutzen, um mit Bekannten zu kommunizieren, das Wetter zu checken, unsere Fitness zu tracken oder News zu lesen, so selbstverständlich möchten viele Menschen Apps für ihre beruflichen Aufgaben nutzen. Das Smartphone soll hybrides Arbeiten im Büro, zu Hause oder unterwegs unterstützen. Dazu sind HR-Apps prädestiniert, denn im Personalwesen gibt es viele Routineprozesse, die alle Beschäftigten betreffen und die einfach als digitale Prozesse umgesetzt werden können. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können diese Routineaufgaben unterwegs gleich erledigen oder jederzeit Infos abfragen, unabhängig davon, ob gerade jemand in der Personalabteilung erreichbar ist. Welche HR-Prozesse sich gut für die Digitalisierung per App eignen, zeigt der Arbeitsalltag einer Service-Technikerin.

Ein Arbeitstag mit App

Laura Müller bezahlt an der Rezeption die Hotelrechnung und ganz automatisch fotografiert sie gleich mit dem Smartphone den Beleg. An der Busstation fotografiert sie das Ticket und fährt zum Kunden, wo sie dessen defekte Maschine repariert. Ihre Arbeitszeit beim Kunden erfasst sie ebenfalls über die Smartphone App, jeweils ein einfacher Klick beim Kommen und Gehen und schon ist die Zeitbuchung gespeichert. Für den Rückweg am Nachmittag hat sie das Bahnticket bereits am Handy. Irgendwann während der etwa dreistündigen Fahrt schließt Laura Müller zwischendurch ihre Reisekostenabrechnung über die Smartphone App ab – alles schnell erledigt, denn die Belege sind ja schon vollständig am Handy erfasst. Sie braucht nicht mehr am Abend oder am Monatsende daran zu denken und das ist besonders praktisch, weil sie als Servicetechnikerin täglich zu Kunden unterwegs ist und viele Belege anfallen.

Ihr gegenüber im Zug sitzt ein Mann, der gerade sein Ticket und diverse Belege in seine Brieftasche stopft. „Das war in meinem alten Job auch so nervig, zum Glück ist das jetzt alles digital bei meiner neuen Firma“, denkt Sandra und vertieft sich in ihren Krimi. Während sie liest, poppt eine Nachricht ihres Freunds am Smartphone auf, beide wollen ein paar Tage nach Paris fahren und sind grad am Planen. „Stimmt, ich muss die zwei Urlaubstage beantragen“, denkt Laura und wechselt vom Messenger zur HR-App, wo sie den Urlaubsantrag eingibt. Dann liest sie weiter, gerade ist es so spannend.
Abends zu Hause wird ein Hotel in Paris gesucht. Laura Müller checkt kurz ihren Urlaubsantrag: Genehmigt! Nachdem sie das Hotel gebucht haben, denkt sie gut gelaunt: „Meine Chefin ist so nett und schnell, jetzt mach ich dafür eine Arbeitgeberbewertung“; das ist ebenfalls einfach erledigt, denn die Bewertungsplattform kununu ist mit der HR-App verlinkt.

So erledigen Mitarbeiter HR-Prozesse mobil

Eine HR-App kann der gesamten Belegschaft viele wiederkehrende Routinefunktionen zur Verfügung stellen, die sie jederzeit unkompliziert erledigen können, wie:

  • Erfassen von Arbeitszeit und ggf. auch Leistungen. Wenn diese Daten gleich in die Lohnverrechnung einfließen, erspart dies viel Zeit, vermeidet Fehler und Leistungen können automatisch bewertet werden. Praktisch ist auch die Anzeige von Überstunden.
  • Erfassen von Reisekosten, wiederum mit Überleitung der Daten für die Abrechnung.
  • Urlaubsanträge mit transparentem Genehmigungsworkflow. Gleichzeitig kann die Anzahl der verfügbaren Urlaubstage angesehen werden.
  • Krankmeldungen senden.
  • Neue Mitarbeiter werben, indem Stellenausschreibungen einfach im Bekanntenkreis geteilt werden können.
  • Arbeitgeberbewertungen über ein Portal anonym abgeben.

Ergänzende mobile Funktionen für Führungskräfte

Zusätzlich zu den bereits genannten Funktionen profitieren Führungskräfte von einer HR-App, indem sie Anträge auf dem Smartphone freigeben oder Kennzahlen jederzeit ansehen können. Folgende mobile HR-Funktionen sind möglich:

  • Anträge für Abwesenheiten, Zeitnachweise und Reiseabrechnungen genehmigen bzw. freigeben. Praktisch ist auch, wenn es eine Benachrichtigungsfunktion gibt, sodass keine Anträge übersehen werden und liegenbleiben.
  • Reports und Kennzahlen wie Anwesenheitsliste, Überstunden oder Resturlaube definieren, um diese kritischen Daten jederzeit im Blick zu haben.
  • Über Arbeitgeberbewertungen ein aktuelles Stimmungsbild erhalten.

HR-Apps unterstützen Unternehmen auf dem Weg der Digitalisierung

Im Personalwesen können digitale Prozesse ideal gestartet und implementiert werden, denn es gibt viele Routineaufgaben, die jeder gern automatisiert hätte. Zusätzlich ist die gesamte Belegschaft von Beginn an eingebunden, denn jeder nutzt HR-Funktionen. Wir haben die Vorteile nochmals zusammengefasst:

  • Das Smartphone ist unser zentrales Werkzeug für Arbeit, Freizeit und immer dabei – die Akzeptanz für digitale Prozesse per App ist daher hoch.
  • Smarte HR-App heißt auch smarter Arbeitgeber, ebenso steht die App für eine smarte Personalabteilung.
  • HR-relevante Daten sofort und nur einmal erfassen: Digitale Prozesse sind besser als Zettelwirtschaft, weil weniger Fehler passieren und mit zentraler Speicherung keine Belege mehr verloren gehen.
  • Schnelle und transparente Prozesse: Die Belegschaft sieht unmittelbar den Nutzen der Digitalisierung.
  • Viel Zeitersparnis in der Personalabteilung durch Entlastung von wiederkehrenden Aufgaben, damit mehr Zeit für Personalentwicklung.
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