Self-Service machen wir jeden Tag
Wir tun es in der Kantine zu Mittag, bei unseren Bankgeschäften, beim Tanken, wenn wir ein Hotelzimmer buchen, ein Bahnticket kaufen oder beim Einkaufen im Supermarkt: Self Service, also Selbstbedienung. Diese Gewohnheiten aus unserem Alltag können daher auch an den Unternehmen nicht spurlos vorbeigehen. Employee Self Service (ESS) heißt wörtlich übersetzt Mitarbeiter Selbstbedienung, besser formuliert bedeutet dies die Selbstbedienung am Arbeitsplatz, bzw. die Mitarbeiter-Selbstverwaltung. In diesem Zusammenhang wird auch oft von Manager Self Service (MSS) gesprochen, damit auch Führungskräfte (logischerweise) in die personalwirtschaftlichen Verwaltungsprozesse eingebunden werden.
Viele Anwendungsmöglichkeiten in der Personalverwaltung
Unabhängig von Zeit und Ort, sowie von Anwesenheiten der Personalabteilung, können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ESS eigenständig zahlreiche Tätigkeiten erledigen, wie
- Urlaubsanträge
- Abrechnung von Dienstreisen
- Anmeldung für Schulungen.
Ebenso können darüber auch Informationen zur Verfügung gestellt, bzw. von den jeweils Berechtigten angesehen oder gewartet werden, wie
- Mitarbeiter-Stammdaten
- Gehaltsnachweise
- Arbeitszeugnisse und Kurszertifikate
- Mitarbeitergespräche
- An- oder Abwesenheiten.
Technische Grundlagen und Nutzerfreundlichkeit beachten
Für ESS und MSS benötigen Beschäftigte und ihre Führungskräfte ein Portal und/oder eine App, um ihre jeweiligen HR-Prozesse starten, den Status verfolgen oder genehmigen zu können. Bei der Auswahl einer solchen Lösung muss besonders auf den Datenschutz geachtet werden, denn die sensiblen Personaldaten unterliegen der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung). Es muss genau einstellbar sein, wer auf welche Informationen zugreifen oder sie verändern darf. In der Regel sind diese Self-Service Portale oder Apps Teil einer HR-Software Lösung; so ist zum einen für die Datensicherheit gesorgt, zum anderen für eine benutzerfreundliche und integrierte Lösung in die weiteren Personalprozesse. Eine ESS- oder MSS-Anwendung sollte auch leicht und intuitiv nutzbar sein, dann wird sie schnell von allen akzeptiert, weil die Vorteile gesehen werden.
Digitalisierung unterstützt Wunsch nach flexiblem Arbeiten
Home-Office in der Pandemie und der allgemeine Trend zum mobilen Arbeiten haben die Digitalisierung in vielen Unternehmen vorangetrieben. Immer mehr Arbeitskräfte wünschen sich flexible Arbeitsmodelle und wählen ihren Arbeitgeber auch nach diesen Möglichkeiten aus. Diese Flexibilität braucht digitale Prozesse. Viel Automatisierung passiert in den Unternehmen schon bei Logistik oder Planung, genauso gehören auch HR-Prozesse digital umgesetzt. Mit der Kombination von ESS und MSS haben Unternehmen die Chance, als moderner Arbeitgeber zu punkten und gleichzeitig Ressourcen zu sparen. So bleiben Kommunikationswege kurz trotz räumlicher Distanz zwischen Büro und Home-Office, zahlreiche Anträge können schnell erledigt werden. Auch der nächste Schritt zum papierlosen Büro wird mit digitalen Prozessen unterstützt. Für die Abteilung Human Resources bringt Digitalisierung eine spürbare Entlastung, denn gerade die einfachen Prozesse wie Urlaubsanträge oder Aktualisierung von Mitarbeiterdaten sind zumeist mühselig und zeitraubend.
Mitarbeiter-Selbstverwaltung hat viele Vorteile
- Das Smartphone ist immer dabei und damit auch die benötigten Self Service Prozesse für HR.
- Prozesse wie Urlaubsanträge, Verrechnung von Dienstreisen oder Kursanmeldungen werden schneller und können jederzeit und an jedem Ort gestartet oder bearbeitet werden.
- Transparenz für alle Beteiligten, von Antragstellung bis Erledigung bzw. Genehmigung.
- Papierlose Prozesse sparen Zeit und Geld, denn Daten werden nur einmal erfasst und das verhindert auch Fehler.
- Mehr Sicherheit für sensible Personaldaten, weil keine Zettel herumliegen oder weitergegeben werden müssen.
- Höhere Zufriedenheit der Belegschaft durch Eigenverantwortung, Transparenz, Kontrolle über Daten und schnellere Prozesse.
- Höhere Zufriedenheit in der Personalabteilung, weil sie von wiederkehrenden Routinetätigkeiten entlastet wird und mehr Zeit für Personalentwicklung gewinnt.
