Keine Digitalisierung ohne die Cloud

Der Weg zu flexibel und überall nutzbaren Anwendungen führt über die Cloud. Lesen Sie, wie alles begann, was heimische Firmen darüber denken, warum speziell die Personalabteilung profitiert und welche Rolle Österreich hat.

Kurze Geschichte der Cloud

„Meine Daten sind jetzt in der Cloud“ – so haben viele Unternehmen die ersten Schritte gemacht: Denn die Cloud wurde als flexibles Speichermedium erkannt und genützt. Vorbei die Zeit, wo Speichersysteme gekauft werden mussten und dann im Betrieb jahrelang fixe laufende Kosten verursacht haben, egal ob die Speichermedien gebraucht wurden oder nicht.  Mit der Cloud wurden diese IT-Ressourcen flexibel, indem Unternehmen je nach Geschäftsverlauf und Bedarf Speicherplatz dazu mieten oder auch wieder verringern können. Auch Rechenleistung kann flexibler über die Cloud bezogen werden, denn wenn sich mehrere Firmen die Server teilen (natürlich durch Berechtigungen abgesichert) und besser auslasten, ist das kostengünstiger, als den Server allein zu kaufen und im eigenen Keller stehen zu haben. Als dritter Anwendungsfall für die Cloud entstand rund um die Jahrtausendwende die Softwaremiete: Statt Lizenzen zu kaufen und im Haus zu installieren, werden Programme für Mail, CRM oder HR als Service über das Internet gemietet. Den großen Durchbruch der Cloud initiierte Amazon 2006 mit seinem ersten kommerziellen Cloudangebot, gefolgt von weiteren Tech-Riesen wie etwa Google oder Microsoft.

Cloud für alle

Damals wurde der Begriff „Cloud-Computing“ populär und seine Ursprünge werden oft Amazon oder Google zugeschrieben. Die renommierte MIT Technology Review hat nachgeforscht und schreibt dagegen: „In den Büros von Compaq Computer plante Ende 1996 eine kleine Gruppe von Technologiemanagern die Zukunft des Internetgeschäfts und nannte es „Cloud Computing“. Ihre Vision war detailliert und vorausschauend. Nicht nur die gesamte Unternehmenssoftware würde ins Web verlagert, sondern auch das, was sie als „Cloud-Computing-fähige Anwendungen“ bezeichnen, wie z. B. Dateispeicherung für Verbraucher, würden üblich werden.“

Die Leute von Compaq hatten recht. Anfangs teils noch mit Vorbehalt aufgenommen, vor allem in Europa, ist die Cloud heute weltweit zu einem Erfolgsrezept geworden. Nicht nur Betriebe, auch privat nutzen wir (oft ohne viel darüber nachzudenken) seit Jahren die Cloud, weil die neuen Möglichkeiten uns eben überzeugen: Wer Fotos schnell mal mit Bekannten teilen oder Nachrichten in sozialen Netzwerken posten will, verwendet dabei die Cloud.

Wachstumskurs in Österreich

Die heimischen Unternehmen haben die Vorteile der Cloud erkannt, bestätigt der Cloud Monitor 2022 der Wirtschaftsprüfung und Beratung KPMG: „Cloud Computing ist in Österreich nach wie vor eines der Top Themen. Drei Viertel (71 Prozent) der Unternehmen nutzen die Cloud bereits – das ist eine Steigerung von acht Prozentpunkten im Jahresvergleich und es besteht weiterhin Wachstumspotenzial.“ Dabei wollen 86 Prozent der Cloud-Nutzenden und -Planenden durch Cloud Computing ihre Kosten reduzieren. Bemerkenswert ist auch: Cloud-Nutzende betreiben im Durchschnitt zwei Fünftel ihrer produktiven Anwendungen aus der Cloud, für 2025 wird die Prognose auf rund 66 Prozent angehoben.

Vorteile für HR und das gesamte Unternehmen

Spätestens während der Pandemie haben Unternehmen erkannt, wie wichtig es ist, jederzeit via Internet von überall aus arbeiten zu können. Genau dies ermöglicht die Cloud, man kann sie daher durchaus als Motor der Digitalisierung bezeichnen. Auch für Human Resources ergeben sich viele Vorteile, wenn die Personalsoftware aus der Cloud kommt, der Fachbegriff dazu heißt übrigens Software-as-a-Service.

  • Flexibler Zugriff auf Daten: Ob Personalakte, Bewerbungen, Lohnverrechnung oder Personalentwicklung – alle relevanten Dokumente und Unterlagen sind zentral in der Cloud abgelegt und können im Büro oder im Home-Office bearbeitet werden.
  • Digitale Prozesse sind schneller: Leistungen oder Abwesenheiten erfassen und verwalten; Reisen beantragen, genehmigen und abrechnen – solche Prozesse können auf digitalem Weg schneller und transparenter abgewickelt werden. Vorteilhaft ist dabei, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch unterwegs auf dem Smartphone dafür Funktionen nutzen können, wie etwas das Erfassen von Bahntickets oder Hotelbelegen.
  • Software immer upto-date: Eine Sicherheitslücke muss geschlossen werden, um vor Cyberangriffen sicher zu sein oder eine neue gesetzliche Regelung erfordert die Änderung in einer Funktion in der Lohnverrechnung. Die Welt bewegt sich permanent weiter und die Personal-Software muss daher mit Updates stets aktuell gehalten werden. Gerade KMU mit knappen IT-Ressourcen profitieren von Software aus der Cloud, wo ihr Anbieter verlässlich aktuelle Updates einspielt.
  • Sensible Daten sind sicher gespeichert und geschützt: Jede Personalabteilung hat viel mit personenbezogenen Daten zu tun, für die besondere Sicherheitsvorkehrungen zu treffen sind. Ein einzelnes Unternehmen hätte weder Know-how noch Ressourcen, sich um Datensicherung und Datensicherheit zu kümmern. Wenn Software und Daten von einem Provider in einem Rechenzentrum betrieben bzw. gehostet werden, so sorgt ein Profi für Backups, Software-Updates und Schutz vor Cyberangriffen.
  • Geringere ITKosten und geballtes Expertenwissen: Software und Speicherplatz in der Cloud zu mieten ist flexibel, bedarfsorientiert und kostet daher weitaus weniger, als wenn Firmen diese IT-Ressourcen selbst betreiben. Dazu kommt, dass die digitale Welt herausfordernder wird und es immer schwieriger ist, IT-Fachkräfte zu finden. Hier lohnt sich besonders für KMU der Weg in die Cloud und zu IT-Profis, denn so lagern sie das Risiko von Datenverlust aus, haben fix kalkulierbare Kosten und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Setzen Sie auf Made in Austria

Je nach Branche Ihres Unternehmens können Compliance-Anforderungen in puncto Datenschutz sehr unterschiedlich sein. Im Hinblick auf lokale und EU-weite gesetzliche Regelungen wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sollten Sie prüfen und wissen, wo Ihre Unternehmensdaten gespeichert werden. Generell ist es empfehlenswert – und noch mehr gilt das für sensible Personaldaten – einen Anbieter zu wählen, der sein Rechenzentrum in Österreich hat und entsprechende Zertifizierungen vorweisen kann.

Sind diese Bedingungen erfüllt, bietet der Weg in die Cloud vor allem kleinen und mittleren Unternehmen einen Digitalisierungsschub, verbunden mit Vorteilen wie flexibleres Arbeiten, besserer Service, geringere Kosten und mehr Datensicherheit.

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