Tipps zur digitalen Transformation

Hunderte Kunden besuchen alljährlich das Jahresseminar von Sage. Heuer stellte sich das Organisationsteam daher schon Monate vorher die Frage: Soll man eine Tagesveranstaltung 1:1 ins Digitale übertragen? Wie die Antwort ausfiel und wie dieses für die Kunden wichtige Seminar nutzbringend digital (um)gestaltet wurde, lesen Sie hier.

Eine Institution muss sich digitalisieren

Für viele Kunden von Sage ist das Jahresseminar eine geschätzte Institution. Das hat seinen guten Grund, denn seit rund 25 Jahren trifft man sich im November oder Dezember, um sich im Rahmen einer eintägigen Veranstaltung alle relevanten Infos zu holen:

  • Steuerrecht: Ein Experte aus der Finanz erklärt in seinem Gastvortrag alle steuerlichen Änderungen
  • Was bedeuten diese Änderungen für die Software Sage DPW: die Kunden bekommen die Anpassungen geschickt, wie sind diese umzusetzen
  • Arbeitsrecht: Gastvortrag einer Juristin, spezialisiert auf arbeitsrechtliche Fragen

Diese immer gut besuchten Veranstaltungen kommen zu den Kunden, zuletzt fanden sie in allen Bundesländern und fünf Mal in Wien statt. Das war 2019.

2020 ist alles anders und bei Sage war klar, dass das Jahresseminar sicher stattfinden wird. Und noch eines war klar: Es wird Online stattfinden müssen und soll den Kunden weiterhin den erwarteten Nutzen bringen.

Daher begannen die Verantwortlichen, sich bereits im September über das WIE Gedanken zu machen. Wir alle haben mittlerweile die Erfahrung gemacht, dass Videokonferenzen ermüdender sind, als Präsenzveranstaltungen: Dass Vortragende einen Tag lang vor der Kamera stehen und ihre Informationen vermitteln, wurde von vornherein ausgeschlossen, weil das niemand zugemutet werden kann.

Herausforderung: Viele Gesetzesänderungen in kurzer Zeit

Neben dem neu zu findenden Format gab es noch eine Herausforderung: Im Jahr 2020 sind noch nie so viele gesetzliche Änderungen in so kurzer Zeit veröffentlich worden; vieles kam unterjährig, weil immer wieder neue pandemiebedingte Maßnahmen in Verordnungen gegossen werden mussten.

Denken Sie etwa an die eingeführte und immer wieder angepasste Kurzarbeit. Oder an die Entscheidung des Verwaltungsgerichtshofs im Zusammenhang mit Sonderzahlungen. Viele Lohnverrechner stellten sich die Frage, ob sie für Dienstnehmer im Home-Office die Pendlerpauschale weiter berücksichtigen können.

Für die Mitarbeiter aus Lohnverrechnung und Human Resources war das viel auf einmal und manch Gesetzestext war bei Veröffentlichung nicht voll ausgereift, so gab es öfter Korrekturen: was in einem Monat gültig war, konnte im nächsten Monat schon wieder anders geregelt sein.

Zu Jahresende muss also nochmals geprüft werden: Was ist die letztgültige Regelung? Wurde alles richtig gemacht oder was ist ggf. noch zu tun? Speziell im Steuerrecht muss diese Überprüfung und eventuelle Korrektur noch heuer erfolgen, im Arbeitsrecht ist es nicht ganz so zeitkritisch.

Das Jahresseminar als dreiteiliges Online Paket

Genau hier bietet das Jahresseminar den Kunden den gesamthaften Überblick und die gesuchte Unterstützung. Damit das auch heuer effizient erfolgt, wurde für die Kunden ein dreiteiliges Online-Paket zusammengestellt:

  •  Videos: Je ein Video zu Steuerrecht, Sage DPW und Arbeitsrecht, die in einem Studio professionell aufgezeichnet wurden. Die Kunden haben diese jeweils etwa zweistündigen Videos im November erhalten – jeder konnte sich die Informationen individuell zur passenden Zeit ansehen, auch mehrmals oder selektiv in Teilen, dank Inhaltsverzeichnis.
  • Experten Talks: Fragen stellen zu können, war den Kunden in den Präsenzveranstaltungen immer wichtig. Das wurde und wird Online durch Experten-Talks im Dezember und Jänner ermöglicht. Dazu melden sich die Kunden zu MS-Teams Videomeetings in kleinen Gruppen zu den drei Themen an.
  • Live-Webinar: Für alle gemeinsam findet im Jänner ein Webinar von etwa 1,5 Stunden statt, mit folgenden Inhalten: Was hat sich seit Erscheinen der Videos gesetzlich geändert. Welche häufigen Fragen wurden in den Experten Talks gestellt und die Antworten dazu. Ausblick 2021.

Was sagen die Kunden

Viel wurde im Vorfeld überlegt, doch ob das Jahresseminar digital klappt und Nutzen bringt, misst sich erst an den Rückmeldungen der Kunden. Diese waren sich einig, dass einen Tag vorm Bildschirm sitzen zu ermüdend gewesen wäre; sie waren froh, dass ein anderes Format gewählt wurde.

Zu jedem Video gab es auch ein Dokument mit Inhalt und Highlights – das fanden einige Kunden praktisch, denn vor dem Ansehen des Videos konnten sie sich vorbereiten. Die Experten Talks wurden zwar nicht von so vielen besucht, wer jedoch dabei war, empfand die Frage-Antwort-Möglichkeit als ideal.

Für das Team von Sage bestätigte sich, dass man die reale Welt nicht 1:1 in die digitale Welt übertragen kann. Jedes Medium und jedes Format haben ihre Vorteile aber auch Nachteile, hier gilt es, jeweils das Beste daraus zu nutzen. Und es ist auch ratsam, sich rechtzeitig darüber Gedanken zu machen.

In den Rückmeldungen hoffen viele Kunden, dass 2021 das Jahresseminar wieder persönlich stattfinden kann. Dem kann sich das Team von Sage nur anschließen. Es ist anzunehmen, dass es künftig bei Veranstaltungen mehr online oder auch hybride Formate geben wird, das vereinfacht die Zeiteinteilung, verringert Reiseaufwand und spart CO2. Dennoch zeigt uns die aktuelle Krise, dass der persönliche Austausch nicht zu ersetzen ist.

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