Von Daten sammeln zu Daten analysieren
Schon lange sammeln Unternehmen vielfältige Daten – Stichwort „Big Data“. Lange Zeit blieb es jedoch beim Sammeln, denn viele Daten waren nicht strukturiert abgelegt, übergreifende Auswertungen waren nicht möglich. Mittlerweile gibt es Tools, die den wertvollen Datenschatz analysieren können, damit Unternehmen frühzeitig Entwicklungen erkennen und somit rechtzeitig Maßnahmen setzen können – Stichwort „Analytics“. Auch an der Personalabteilung geht diese Entwicklung nicht vorbei und in Zeiten großer Umwälzungen auf dem Jobmarkt wird es immer entscheidender, zu analysieren und datenbasierte Erkenntnisse für die Personalarbeit zu nutzen – Stichwort „People Analytics“. Dabei geht es nicht nur um Personalinformationen allein, sondern diese werden in Bezug zu Unternehmensdaten gesetzt.
Wo People Analytics Unterstützung bringt
HR bekommt eine strategisch bedeutendere Rolle im Unternehmensverbund, denn People Analytics soll helfen, die wirtschaftlichen Ziele zu erreichen. Statt Bauchgefühl unterstützen Fakten die unternehmerischen Entscheidungen. Der Blick ist dabei nicht rückwärts gerichtet im Sinne einer Ergebnisauswertung, an der nichts mehr geändert werden kann. Viel mehr liefert People Analytics Antworten auf konkrete Fragen über künftige Entwicklungen und darauf basierend werden Handlungen bzw. Maßnahmen abgeleitet. Solche Fragen sind beispielsweise:
- Welche Kompetenzen sind in den nächsten Jahren in unserem Unternehmen gefragt?
- Welche Weiterbildungsmaßnahmen für welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind aufgrund der benötigten Kompetenzen erforderlich?
- Wie entwickelt sich der Personalbedarf – aufgrund der benötigten Kompetenzen bzw. aufgrund prognostizierbarer Abgänge? Welche Stellen müssen in nächster Zeit besetzt werden, um die Unternehmensziele erreichen zu können?
- Über welchen unserer Recruiting-Kanäle kommen die qualifiziertesten Bewerbungen?
- Warum kündigen Top-Arbeitskräfte, welchen Einfluss haben z.B. regelmäßig anfallende Überstunden oder der Firmenstandort? Welche Faktoren beeinflussen allgemein die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung am stärksten?
- Wie kann die Mitarbeitererfahrung positiv gestaltet und damit Engagement und Leistung verbessert werden?
Achten Sie auf den Datenschutz
Zahlreiche Firmen haben in letzter Zeit ihre HR-Funktionen digitalisiert, daher haben sie mehr Personalbezogene Daten verfügbar. HR-Lösungen bieten bereits vordefinierte Reporting-Funktionen, sowie die Möglichkeit, eigene Auswertungen aus diesem Datenschatz zu erstellen. Denken Sie an die digitale Personalakte, darin sind z.B. Schulungsbedarf und Skills der Arbeitskräfte bereits elektronisch erfasst; oder an digitale Abwesenheitsmeldungen, wo beispielsweise zunehmende Fehlzeiten in Abteilungen rasch erkannt werden können. All das ist wertvoller Input für People Analytics. Dennoch gibt es ein großes Aber: denn HR-Daten sind sensibel, weil sie personenbezogen sind. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gibt diesbezüglich konkrete Richtlinien vor:
- Zweck: Die Erhebung personenbezogener Daten muss mit einem konkreten Zweck verbunden sein. Jede Verarbeitung, die über den Zweck hinausgeht, ist nicht erlaubt, daher sind im Vorfeld die geplanten Analysen genau zu definieren.
- Informationspflicht: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen informiert werden, welche Daten wann und zu welchem Zweck von ihrem Unternehmen erhoben werden.
- Freiwillige Einwilligung: Zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einwilligen. Dies muss freiwillig erfolgen, d.h. eine Nichteinwilligung darf keine Schlechterstellung im Betrieb nach sich ziehen. Ebenso muss die Belegschaft wissen, dass sie ihre Einwilligung jederzeit widerrufen kann.
Als Alternative können aggregierte (also zusammengeführte) und anonymisierte Daten für Analysen genutzt werden, wodurch sichergestellt wird, dass einzelne Daten (Informationen) nicht auf einzelne Personen zurückgeführt werden können. Unbedingt sollte für den Einsatz von People Analytics der/die Datenschutzbeauftrage miteinbezogen werden, möglicherweise auch der Betriebsrat.
Zusammenfassend bedeutet dies: Unternehmen müssen auf Transparenz, Information und Datenschutz setzen – wobei dies nichts Neues ist, sondern generell bei allen datenbezogenen Aktivitäten (egal ob es sich um Personaldaten oder Kundendaten handelt) Standard sein muss.
So gelingt die Umsetzung
Am besten beginnen Sie in Schritten, sammeln Erfahrungen und weiten sukzessive die Möglichkeiten von People Analytics aus. Beachten Sie dabei folgende Erfolgskriterien:
- Saubere Datenbasis: Relevante und gut gepflegte Daten sind die Grundlage, um daraus Auswertungen und Handlungsempfehlungen zu ziehen. Legen Sie klare Fragen bzw. Ziele fest, was Sie auswerten wollen. Verknüpfen Sie auch harte Daten, also Zahlen, mit weichen Daten, wie Informationen aus Mitarbeiterbefragungen.
- Kompetenz: Wählen Sie für People Analytics Personen mit Erfahrung in der Datenanalyse, damit nicht falsche bzw. unzulässige Schlüsse gezogen werden. So muss z.B. zwischen Kausalität und Korrelation unterschieden werden. Kausalität liegt vor, wenn der Zusammenhang zwischen Ursache und Wirkung klar ist, also wenn ein Experiment das beweist. Korrelation dagegen besagt, dass es einen Zusammenhang zwischen zwei Variablen gibt, aber es gilt, den Einflussfaktor zu erkennen. Bekannt ist folgendes Beispiel: Je mehr Eis verkauft wird, desto mehr Menschen haben auch einen Sonnenbrand. Allerdings erzeugt mehr Eiskonsum nicht mehr Sonnenbrände, sondern Eiskonsum und Sonnenbrände werden durch einen dritten Faktor, die Außentemperatur, beeinflusst.
- Akzeptanz: Für viele Arbeitskräfte und auch Führungskräfte ist der Begriff „People Analytics“ neu. Setzen Sie daher auf Erklärungen und transparentes Vorgehen und halten Sie sich an die Bestimmungen der DSGVO. Wichtig ist ebenso, die Erkenntnisse anschaulich zu visualisieren und so verständlich zu machen. Und last but not least: Nützen Sie den Vorteil datenbasierter Erkenntnisse, aber machen Sie Ihre Entscheidungen nicht ausschließlich von Daten abhängig.
