… und warum Sie darüber pragmatisch nachdenken sollten

Statt Administration von Daten können Sie die Personalentwicklung in den Mittelpunkt stellen. Wir zeigen Ihnen drei Bereiche, wo Sie mit digitalen Tools Zeit dafür gewinnen.

Auf der Suche nach mehr Zeit

Die Liste der unternehmenskritischen Aufgaben von Human Resources ist lang: Die Pandemie hat Arbeitsweisen verändert, aktuell gilt es gerade die Rückkehr ins Büro vorzubereiten und für künftige hybride Arbeitsformen neue Regeln zu finden. Der Fachkräftemangel wird uns noch länger begleiten, Talente müssen verstärkt intern gefördert werden, die Kandidatensuche auf dem angespannten Arbeitsmarkt ist langwierig. All das braucht besonders eines: Zeit. Und diese Zeit lässt sich durchaus finden, nämlich indem HR von Routineaufgaben befreit wird. Dabei helfen digitale Werkzeuge. Sie entlasten von administrativen Tätigkeiten und ermöglichen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Zentrum der Aufmerksamkeit zu rücken.

Wo anfangen?

Viele Personalabteilungen stehen vor der Frage, wo sie mit der Digitalisierung von HR-Prozessen am besten beginnen sollen. Zum Teil entsteht ja derzeit ein allgemeiner Druck, dass nun digitalisiert werden muss. Hier ist Pragmatismus ein guter Ratgeber, denn Digitalisierung allein ist kein Erfolgsbringer. Stellen Sie sich daher einfach folgende Frage: Steigert die Digitalisierung dieses Prozesses die Effizienz und/oder die Mitarbeiterzufriedenheit? Wenn Sie Digitalisierung als Chance sehen, Kosten und Nutzen abwägen, dort beginnen wo kurzfristig Vorteile sichtbar werden, ist der erste Schritt getan. Die nächsten folgen dann ziemlich automatisch. Wir zeigen Ihnen nachfolgend drei Bereiche, wo Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden.

1 – Wiederkehrende Abläufe

Hier ist das größte Potenzial, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Und auch das lohnendste, denn es motiviert jeden Mitarbeitenden, wenn lästige Tätigkeiten wegfallen oder einfacher werden, wie Zettelwirtschaft oder Daten abtippen – denn das ist langwierig, wird daher gerne nach hinten geschoben und ist obendrein fehleranfällig. Gerade bei Routine-Prozessen wie Reiseabrechnung oder Urlaubsantrag spielt die Digitalisierung ihre größten Stärken aus. Denn solche standardisierten und regelbasierten Prozesse können einfach automatisiert werden. Ein wichtiger Faktor, um Zufriedenheit zu erreichen sind dabei Smartphones: Wir alle erledigen privat ganz viel damit – daher erwarten wir uns ebenso in der Firma, dass wir das Smartphone für Anträge, etc. nutzen können. Viel administrative Zeit braucht auch die Personalakte, denn häufig türmen sich noch dicke Ordner in Aktenschränken: Zeugnisse oder Bewerbungen werden kopiert, später wieder gescannt um sie auch digital abzulegen – es gibt viele Medienbrüche.

  • Digitale Werkzeuge für wiederkehrende Abläufe: Mitarbeiterportal für Self-Service Prozesse wie Urlaubsantrag oder Reiseabrechnung. Elektronisches Dokumentenmanagement das eine elektronische Personalakte unterstützt und außerdem für DSGVO-konforme Ablage der sensiblen Personaldaten sorgt.
  • Vorteile: HR ist von administrativen Aufgaben befreit und hat mehr Zeit für Personalentwicklung und strategische Aufgaben.

2- Recruiting

Wenn wir schon beim Optimieren von wiederkehrenden Abläufen sind, dann liegt auch in der Personalsuche viel Potenzial. Mit Hilfe von Algorithmen können Bewerbungen automatisch vorselektiert werden, bei Job-Annoncen wo sich hunderte Kandidatinnen und Kandidaten melden ist das sehr hilfreich. Digitale Systeme sorgen dafür, dass alle per Mail regelmäßig informiert werden, vom Status ihrer Bewerbung über das Ergänzen von Unterlegen bis zu Einladungen zum Vorstellungsgespräch oder einem wertschätzenden Absage-Mail. Jede einzelne solcher Mails formt das professionelle Bild Ihres Unternehmens nach außen. Und die jüngere Generation erwartet sowieso, dass ihr potenzieller Arbeitgeber digitale Prozesse einsetzt.

  • Digitale Werkzeuge für Recruiting: Bewerbermanagement mit Onlineportal und Analysetools zur Identifikation und Vorselektion, sowie Workflows zur Verwaltung der Prozesse.
  • Vorteile: Mehr Effizienz, HR gewinnt Zeit für jene Aufgaben im Recruiting, wo persönliche Gespräche wichtig sind.

3 – eLearning

Lebenslang lernen, individuell zugeschnitten und am besten Learning by doing – das sind die Kriterien, mit denen Arbeitskräfte am besten gefördert werden können. Die Zeiten von lang im Voraus gebuchten Seminaren sind im Grunde vorbei. Stattdessen lernen wir im Unternehmen am liebsten genauso, wie wir uns zum Beispiel beim Kochen weiterhelfen: Mit einem Video, das die offenen Fragen beantwortet. E-Learning bietet dieses individuelle praxisbezogene Lernen in Häppchen, die Zeit ist frei einteilbar.

  • Digitale Werkzeuge für eLearning: Lernplattformen bzw. Learning Management Systeme; je nach Unternehmensgröße und Bedarf können Unternehmen eigene Systeme betreiben, z.B. für Produktschulungen oder externe Anbieter nutzen, z.B. für Persönlichkeitstrainings. Vielfach wird es Mischformen geben.
  • Vorteile: HR unterstützt zu Beginn bei der Auswahl der Lerneinheiten. Später können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst im Portal Kurse zusammenstellen, das entlastet HR wiederum von organisatorischen Tätigkeiten. Abgeschlossene Kurse können einfach in die Personalakte übernommen werden, so sind die Skills immer auf dem aktuellen Stand.

Digitalisierung mit Pragmatismus und Fokus auf den Menschen

Digitalisierung erhöht nicht nur die Effizienz innerhalb der Personalabteilung, sondern des gesamten Unternehmens, denn Routineprozesse werden automatisiert. Gehen Sie es pragmatisch an, beginnen Sie dort, wo sich schnell Vorteile zeigen – das überzeugt auch jene, die Veränderungen skeptisch gegenüberstehen.

Aber Digitalisierung hat auch ihre Grenzen, nämlich dort, wo der Mensch ins Spiel kommt, besser gesagt, kommen muss. Bewerbungen brauchen ein persönliches Gespräch, damit beide Seiten ein Gefühl bekommen, ob sie zueinander passen. Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter brauchen ein Umfeld, wo sie jederzeit fragen können und angeleitet werden. Langgediente Fachkräfte wollen Karriere- und Entwicklungschancen sehen, um motiviert im Unternehmen zu bleiben. Wenn mit Hilfe von digitalen Werkzeugen in HR mehr Zeit für diese Aufgaben gewonnen wird, dann haben alle gewonnen.

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