Wie Distance Socializing die Kaffeeküche im Büro ersetzen kann

Soziale Kontakte bestärken uns und erzeugen ein Gefühl von Zusammengehörigkeit. In Zeiten von Krisen, allein im Home-Office, fehlt dieser Austausch noch mehr. Wir zeigen Ihnen Wege, wie Sie diese so wichtige informelle Kommunikation aufrechthalten können und möchten vor allem zum Ausprobieren motivieren.

Teamspirit und Social Distancing

„Teamgeist macht uns erfolgreich.“ „Mit vereinten Kräften lösen wir alle Herausforderungen.“ „Wir ziehen an einem Strang.“ All diese Sätze kann man in Unternehmensbeschreibungen lesen und sie stehen dort zurecht. Doch in Zeiten der Pandemie, wo der zweite Lock-Down wieder mehr Mitarbeiter ins Home-Office gebracht hat, stellen sich viele die Frage:

Wie geht Teamspirit und an einem Strang ziehen, wenn Social Distancing die erste Regel ist?

Krise und Home-Office stellen die Personalarbeit vor neue Herausforderungen. Thema des ersten Beitrags waren softwareunterstützte Prozesse, damit kann HR für die Mitarbeiter weiterhin mit Services verlässlich da sein, von Gehaltsabrechnung über die Abwicklung diverser Anträge bis zur Weiterbildung mit E-Learning. Solche vorwiegend administrativen Tätigkeiten können digital gut, oft sogar besser, durchgeführt werden. Ein Teamgefühl weiterzuleben ist dagegen die größere Herausforderung: Damit Mitarbeiter sich eingebunden, wahrgenommen und gefördert fühlen, braucht es viel Kommunikation.

Formelle Krisenkommunikation lässt sich lernen

Zu Beginn einer Krise ist naturgemäß für Führungskräfte und Management vieles neu. Das hat sich auch in der aktuellen Pandemie gezeigt, vielfach hat man gezögert, Maßnahmen und neue Regelungen anzukündigen, weil noch nicht alle Modalitäten bekannt waren. Das hat zum Teil zu Gerüchten geführt, Mitarbeiter waren verunsichert. Heute wissen wir alle, dass Regelungen sich schnell wieder ändern können und insofern hat sich auch die Kommunikation in vielen Unternehmen verbessert. Wesentlich ist, dass Sie als Führungskraft transparent kommunizieren und nachvollziehbar darstellen, warum eine Maßnahme ergriffen wird. Dazu gehört auch zu erklären, dass es noch unbekannte Faktoren gibt und sich einiges noch ändern kann. Wenn Mitarbeiter sich informiert und einbezogen fühlen, so steigt das Verständnis für Maßnahmen, gleichzeitig sinkt das Gefühl der Unsicherheit.

Kein spontaner Tratsch in der Kaffeeküche

Informelle Kommunikationsgelegenheiten sind schwieriger zu handhaben, denn sie sind im Home-Office schlicht und einfach nicht da: Wenn wir in die Küche gehen, um uns einen Kaffee oder Tee zu holen, treffen wir Partner, Kinder, Haustiere – oder auch gar niemand. Vielen Mitarbeitern geht die spontane Gelegenheit ab, sich zwischendurch bei einem Kaffee oder in der Mittagspause mit einer Kollegin oder einem Kollegen unterhalten zu können, egal ob über ein Firmenthema oder das letzte Wochenende. Denn in den Video-Konferenzen, die wir mittlerweile alle gut beherrschen, hat sich herauskristallisiert, dass diese kürzer als physische Besprechungen ausfallen, jeder kommt schnell zum Punkt, Tratsch vorher oder nachher gibt es fast nicht. Video-Meetings sind eben anstrengender, irgendwann haben wir genug davon. Noch schwieriger tun sich daher neue Mitarbeiter, sie konnten entweder nur kurz oder noch gar keinen persönlichen Kontakt aufbauen, so haben sie oft Scheu, einen Kollegen zu kontaktieren oder zu „stören“.

Tipps für Distance Socializing mit Kaffee & co

Damit der sonst so selbstverständliche Kontakt nicht abreißt, brauchen Sie etwas Organisation und natürlich Kommunikations-Tools. Am besten, Sie probieren immer wieder neue Möglichkeiten aus, denn wenn wir müde von Video-Meetings sind, dann helfen eben andere Varianten.

Virtueller Kaffee-Treff mit privaten Themen: Das kann eine gemeinsame virtuelle Mittagspause sein, genauso wie ein Nachmittags-Kaffee oder ein After-Work Drink. Wichtig ist, solche Treffen regelmäßig zu vereinbaren und fix im Kalender zu notieren, sonst gehen sie leicht im Home-Office Alltag unter. Laden Sie alle Teilnehmer ein, immer ihre Kamera einzuschalten, denn Gesten und Gesichtsausdruck gehören genauso zu einer guten Kommunikation.

Freiwillige Teilnahme: Mitarbeiter, die weniger kommunikativ sind, sind recht froh, nun ungestört im Home-Office arbeiten zu können. Hier gilt Fingerspitzengefühl, diese mit virtuellen Kaffee-Treffs oder Vieraugengesprächen nicht zu überfallen, sie eigenständig arbeiten zu lassen aber dennoch in Kontakt zu bleiben.

Virtuelle Kaffeeküche: Das ist ein Videomeeting, das den ganzen Tag während der Bürostunden läuft. So kann jeder spontan reinschauen – fast wie im echten Leben – und mal kurz mit den Kollegen plaudern, die gerade da sind.

Online-Sport: Lust auf gemeinsames Work-Out? Vielleicht will einer Ihrer Mitarbeiter die Kollegen zum wöchentlichen Fitness-Training per Videomeeting motivieren. Oder ein anderes Hobby vorstellen.

Sprechstunden von Führungskräften: Wenn Mitarbeiter Sorgen haben, so gehen sie durch Negieren nicht weg. Diese Sorgen müssen nicht nur die Firma betreffen, vielleicht gibt es Probleme mit der Schule, ein Angehöriger ist krank oder der Mitarbeiter selbst fühlt sich einfach überfordert. Mit solchen Sprechstunden zu fixen Zeiten signalisieren Führungskräfte ihre Erreichbarkeit und allein das zu wissen, ist oft schon hilfreich.

Gruppen-Chats: Legen Sie Gruppen für Teams oder Abteilungen in Messaging-Tools wie WhatsApp oder Slack an, je nachdem was es in Ihrem Unternehmen bereits gibt. So kann man zwanglos einen Gedanken oder humorvolle Beiträge zwischendurch teilen, denn wir sollten auf das gemeinsame Lachen nicht vergessen.

Good old phone: Last but not least ist auch das Telefon ein guter Kanal, den man nützen sollte. Nach all den Videokonferenzen ist ein simples Telefonat oft willkommen.

Der spontane Kaffee braucht im Home-Office ein bisschen Organisation

Menschen sind soziale Wesen, daher brauchen wir Kontakte, Kommunikation und das Gefühl von Zugehörigkeit, im beruflichen Umfeld sind das ein Team, eine Abteilung, das gesamte Unternehmen. Daher ist es wichtig, den informellen Austausch im Home-Office weiter zu pflegen. Diese Art von Kommunikation erfordert etwas Aufwand und Organisation, aber das lohnt sich. Human Resources kann diesbezüglich mit Anregungen unterstützen; jeder Mitarbeiter, jede Abteilung sollte auch probieren, welche Form in welcher Situation am besten passt – das kann sich über die Zeit auch ändern. So wird aus Social Distancing ein Distance Socializing, wo wir es schaffen, auch über Distanz soziale Kontakte aufrecht zu erhalten.

Beitrag teilen Facebook Twitter LinkedIn XING

Weitere Artikel

2. Juni 2020 5 Tipps zur Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie

Korruption und Betrug bremsen das Wirtschaftswachstum und schaden dem Wirtschaftsstandort Europa und darin Österreich, denn wenn das Vertrauen sinkt, sinken auch Investitionen. Nur etwa jedes 5. Betrugsdelikt wird derzeit gemeldet, weil Hinweisgeber Konsequenzen wie Jobverlust, Anklagen und in der Folge eine finanzielle Notlage fürchten.

20. Dezember 2018 Ist mein Unternehmen reif für Lohn-Outsourcing

Mit den neuen Mitarbeitern aus dem Vertrieb sollte endlich der Schulungsplan gemacht werden! Aber schon wieder naht das Monatsende und jetzt sind zuerst einmal die Gehälter abzurechnen und zu überweisen. Kennen Sie diesen Spagat? Dann sind Sie nicht allein, denn in Umfragen sagen mehr als die Hälfte der Personaler, dass regelmäßig wiederkehrende Standardprozesse enorm viel Zeit fressen. Das wäre ein Anlass, über Lohn-Outsourcing nachzudenken – denn dies macht frei für das Kerngeschäft von HR, nämlich die Entwicklung der Mitarbeiter. Mit einer Checkliste erkennen Sie, ob Ihr Unternehmen reif dafür ist. Und Sie erfahren auch, warum gerade die Lohnverrechnung geeignet ist, ausgelagert zu werden.

2. Dezember 2019 #SageNachfolgePlaner

Stellen Sie sich vor: Jemand hat vor Jahrzehnten eine Firma gegründet, das Unternehmen ist stetig gewachsen. Für den Gründer ist der Aufbau und die Leitung sein Lebenswerk. Und dann – im Alter – soll er das alles, was er da jahrzehntelang mit Herzblut aufgebaut hat, aufgeben bzw. abgeben, übergeben.