Was Software zu Nähe und Verlässlichkeit beitragen kann

Mit digitaler Unterstützung läuft Personalarbeit in Zeiten von Krisen und Home-Office weitaus besser. Es lohnt sich also, gewohnte Abläufe zu hinterfragen. Wir zeigen Ihnen, welche Prozesse wichtig sind, um für Mitarbeiter weiterhin da sein zu können.

Nah und fern

„Ganz nah dran“ – das war lange Zeit das Motto, nach dem wir gelebt haben, sowohl in der Freizeit, als auch im Business. Nah dran bei einem Sport-Event; nah am Kunden, um ihn auf seiner Customer-Journey möglichst individuell und in Echtzeit zu begleiten; oder nah am Puls der Zeit, um nichts zu versäumen. Auch für die Personalabteilung hieß es, nah an Mitarbeitern und Bewerbern zu sein, um die besten Köpfe zu fördern, bzw. zu finden.

Es sei dahingestellt, ob dieses – manchmal schon überstrapazierte – „Ganz nah dran“ immer die richtige Strategie ist oder war. Denn mit einem Mal ist sowieso alles anders. In Zeiten von Social Distancing ist diese Nähe nicht mehr möglich, nicht mehr erwünscht. Das ist Anlass, über eine neue Kultur unseres Miteinander nachzudenken. Brauchen wir immer die räumliche Nähe, um jemand nah zu sein? Und umgekehrt: Wann ist digitaler Kontakt zu wenig, was kann nur persönlich gemeinsam getan oder geklärt werden?

Im Unternehmen ist HR gefordert, diesbezüglich eine neue Balance und Kultur vorzuleben. Wir widmen uns daher diesem Thema in einer losen Serie von Beiträgen. Dieser erste Teil zeigt, welche technischen Möglichkeiten die Personalarbeit sinnvoll unterstützen, um trotz Home-Office als Ansprechpartner weiterhin präsent und relativ nahe zu sein.

HR-Software wird als sehr wichtig gesehen

In der aktuellen Krise mussten viele Prozesse in der Personalarbeit von einem Tag auf den anderen ausschließlich digital bewältigt werden. Was dabei die entscheidende Unterstützung war, ist eindeutig:

  • 81% von befragten Unternehmen stufen HR-Software für eine erfolgreiche Personalarbeit als „Sehr wichtig“ ein
  • 18% als „wichtig“
  • nur 1% sagt „eher unwichtig“.

Das ist das Ergebnis des HR-Software Report 2020 des Magazins personal manager, dabei wurden im März und April 2020 Unternehmen in der DACH-Region befragt. Zusätzlicher Softwarebedarf hat sich – wenig überraschend – bei den Themen Arbeitszeitmanagement und Kommunikationstools ergeben.

Interessant ist die Analyse, welche HR-Prozesse bereits digital unterstützt werden, das sind die Top 3:

  • 80% Bewerbermanagement
  • 64% Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • 56% Arbeitszeitmanagement, Zeit- und Zutrittserfassung.

Auffallend ist dabei, dass erst an 5. Stelle mit 37% Mitarbeiterportale und Self-Service stehen, gefolgt von der digitalen Personalakte, die knapp ein Drittel der befragten Unternehmen nutzt. Diese Prozesse sind für die Kommunikation mit Mitarbeitern relevant, daher stellen wir Ihnen Funktionen und Vorteile kurz vor.

Die digitale Personalakte macht Daten zentral und sicher verfügbar

Die HR-Abteilung hat viel mit personenbezogenen Daten zu tun, der Umgang damit ist entsprechend sensibel zu handhaben. Laut dem HR-Software Report sind in zwei Drittel der Unternehmen diese Daten noch in Papierordnern abgelegt oder in Dateien wie PDF oder Excel auf diversen Rechnern verteilt, jedenfalls nicht in einer digitalen Personalakte. Vielen HR-Verantwortlichen ist das wahrscheinlich als Problem bewusst geworden, wenn sie Unterlagen der Mitarbeiter im Home-Office benötigt haben. Denn entweder waren die Ordner nicht greifbar, oder man musste sie im wahrsten Sinne des Wortes nach Hause schleppen und dort gleichzeitig Sicherheitsvorkehrungen treffen, dass kein Familienmitglied unberechtigt Einblick bekommt.

Eine zentrale Datenbasis in Form einer digitalen Personalakte sorgt dafür, dass alle relevanten Daten einheitlich erfasst sind. Jeder kann, entsprechend seiner Berechtigung, auch vom Home-Office aus gesichert darauf zugreifen. Auch in Krisenzeiten kann HR damit verlässlich und effektiv den Mitarbeitern zur Verfügung stehen, etwa wenn es um Personalentwicklung geht.

Mitarbeiterportale sorgen für effiziente Prozesse auch im Home-Office

Urlaubsantrag, Reisezeiten abrechnen, Weiterbildung – wenn Ihre Mitarbeiter den direkten Draht zu HR suchen, so bieten Self-Service Portale jetzt die richtige Hilfe. Damit kann jeder Mitarbeiter von zu Hause aus einfach seine Daten, Belege oder Anträge erfassen. So werden Urlaubsanträge mit einem Workflow automatisch an den Vorgesetzten weitergeleitet und es ist auch dafür gesorgt, dass der beantragende Mitarbeiter über die Genehmigung informiert wird. In der Personalabteilung können Sie schnell reagieren und administrative Tätigkeiten effizient erledigen. Außerdem haben Sie alles im Blick, wie Auswertungen über Reisekosten oder Zeitausgleich. Gerade in Krisenzeiten kommt der Weiterbildung ein hoher Stellenwert zu und so macht es Sinn, auch die Planung, Anmeldung und Verwaltung von Kursen über ein Self-Service Portal abzuwickeln. Nach erfolgreichem Training können Ihre Mitarbeiter dann die erworbenen Zertifikate selbst eintragen und somit die Liste ihrer Skills erweitern.

Verlässlich sein

Die Krise verlangt, gewohnte Tätigkeiten zu ändern, Abläufe neu zu denken. Digitale Werkzeuge helfen dabei, außerdem zeichnen sie einen modernen Arbeitgeber aus und fördern die Mitarbeiterbindung. Wenn es um administrative Tätigkeiten geht, die verlässlich funktionieren sollen, zeigt sich der Nutzen von softwareunterstützen Abläufen in der Personalarbeit schnell. Gerade in Krisenzeiten, wenn der Großteil der Belegschaft im Home-Office sitzt, kann HR auf diese Weise weiterhin für die Mitarbeiter da und greifbar sein. Denn Verlässlichkeit zählt jetzt besonders stark.

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