Kurzarbeit Phase 5, Home-Office, Pendlerpauschale, Öffi-Ticket – das sind die Stichworte zu den neuen gesetzlichen Änderungen. Sie lesen im Überblick, was die Personalverrechnung künftig beachten muss. Eine Schritt-für-Schritt Anleitung für die softwarebasierte Umsetzung bekommen Sie in unserem Webinar, ergänzt durch praxisorientierte Tipps.
Covid 19 Kurzarbeit Phase 5
Nach mehr als einem Jahr sind wir bereits in Phase 5 der Kurzarbeit angelangt. Mit 1.7.2021 gelten – je nach Branche – zwei Modelle:
- Für weiterhin stark betroffene Branchen, wie etwa die Stadthotellerie, die im 3. Quartal 2020 gegenüber dem 3. Quartal 2019 einen Umsatzrückgang von 50 % oder mehr haben, beträgt die Beihilfenhöhe weiterhin 100 %. Diese Regelung wird voraussichtlich bis 31.12.2021 gültig sein.
- Für alle anderen Branchen gilt nun die Regelung, dass die Arbeitszeit mindestens 50% betragen muss. Außerdem muss pro zwei Monate Kurzarbeit 1 Woche Urlaub genommen werden. Dieses Modell wird voraussichtlich bis 30.6.2022 gültig sein.
Anträge für Kurzarbeit müssen im Voraus beim AMS gestellt werden. Für Anträge beginnend mit 1.7. gibt es eine einmonatige Übergangsfrist, die Anträge können voraussichtlich ab 19.7. beim AMS rückwirkend gestellt werden.
Das Öffi-Ticket kann mehr
Das bisher bekannt „Job-Ticket“ wird aufgewertet. Während vorher nur die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz erfasst war, kann das „Öffi-Ticket“ mit 1. Juli mehr: Jetzt kann der Dienstgeber seiner Belegschaft Wochen-, Monats-, oder Jahreskarten von öffentlichen Verkehrsmitteln steuerfrei zur Verfügung stellen. Die Regelung gilt für Fahrten in einem längeren Zeitraum, Einzelkarten gelten daher für diese Begünstigung nicht, das geplante 1-2-3-Ticket ist sehr wohl inkludiert.
Neu ist ebenfalls, dass nicht nur die Kostenübernahme des Dienstgebers möglich ist (wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin sich das Ticket selbst besorgt), sondern der Dienstgeber kann das Ticket auch zur Verfügung stellen. Daraus ergeben sich vier Varianten, die in der Lohnverrechnung beachtet werden müssen: erstens weil dies am Jahreslohnzettel angeführt werden muss, zweitens weil eine eventuelle Pendlerpauschale gesperrt werden muss. Die Varianten:
- Dienstgeber kauft das Ticket von Niederösterreich nach Wien, zahlt daher die Kosten nicht aus und sperrt die Pendlerpauschale.
- Dienstgeber ersetzt die Kosten für das Ticket von Niederösterreich nach Wien und sperrt die Pendlerpauschale.
- Dienstgeber kauft nur das Ticket für Wien, zahlt daher diese Kosten nicht aus und sperrt die Pendlerpauschale für eine Teilstrecke.
- Dienstgeber ersetzt die Kosten nur für das Ticket für Wien und sperrt die Pendlerpauschale für eine Teilstrecke.
Diese vier Varianten werden am besten verwaltet und dokumentiert, indem sie über eine neue Lohnkontolohnart angezeigt werden. Wichtig ist auch: Das Öffi-Ticket gilt erst für Ticket-Käufe ab 1. Juli.
Pendlerpauschale bei Home-Office
Bis 30.6.2021 galt die Regelung, dass das Pendlerpauschale bei Corona-bedingtem Home-Office trotzdem berücksichtig werden kann. Damit ist nun Schluss. Ab Juli gibt es die Pendlerpauschale nur für jene Tage, wo der Weg tatsächlich zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zurückgelegt wurde. Die relevanten Informationen können aus der Zeiterfassung, einem Wochenplan oder aus Abwesenheitsmeldungen kommen, die Lohnverrechnung muss je nach Variante entsprechend vorsorgen, dass dies dokumentiert ist. So muss etwa die Belegschaft im Fall der Zeiterfassung informiert und angehalten werden, dass sie ab 1.7. zusätzlich zu Kommen und Gehen auch Home-Office Tage erfassen, dazu benötigen sie in der Anwendung ein entsprechendes Kennzeichen.
Home-Office Tage müssen erfasst werden, weil sie am Jahreslohnzettel stehen müssen, um Aufwände absetzen zu können. Bei regelmäßigem Home-Office kann der Dienstgeber entweder Arbeitsmittel zur Verfügung stellen oder Kosten dafür pauschal ersetzen, die Homeoffice-Pauschale ist lohnsteuerfrei, jedoch mit 3 Euro pro Tag und mit 100 Tagen pro Kalenderjahr begrenzt.
Neues L16 Formular
Die soeben beschriebenen Änderungen führen auch zu neuen Einträgen auf dem Jahreslohnzettel und Beitragsgrundlagennachweis L16, folgende Felder kommen dazu:
- Anzahl Tage im Home-Office
- Home-Office Pauschale
- Öffi-Ticket
Ein Eintrag fällt künftig auch weg:
- Aushilfskräfte
Sage DPW Update inkludiert alle Neuerungen
Seit Beginn der Pandemie mit den vielen kurzfristigen unterjährigen Änderungen in der Personalverrechnung hat sich gezeigt, wie wichtig eine softwarebasierte Unterstützung ist, um den Überblick zu behalten, eine korrekte Abrechnung zu machen und um Fristen einzuhalten. Mit dem aktuellen Update von Sage DPW sind alle Änderungen betreffend Home-Office, Pendlerpauschale und Öffi-Ticket bereits abgebildet, diese werden im dazu gehörenden Wartungsbrief auch erklärt. Ergänzend wird an einer Schnittstelle zum AMS gearbeitet, damit Dienstgeber das Geld aus der Kurzarbeit zurückfordern können. Im aktuellen Update sind auch wieder Verbesserungen enthalten, die aufgrund von Kundenwünschen umgesetzt wurden, etwa ein Adressarchiv oder ein Tool zur Kontrolle des Kennzeichens für die Berücksichtigen von Freibetrag und Freibetragsgrenze für die Kommunalsteuer FLAF.
Holen Sie sich Erklärungen und Tipps im Webinar
Die konkrete Umsetzung der neuen Regelungen für die Personalverrechnung in Sage DPW können Sie sich Schritt für Schritt an Hand von Beispielen in unserem Webinar „Neuerungen in der Personalverrechnung“ ansehen. Zusätzlich bekommen Sie hier Antworten auf zahlreiche praxisorientierte Fragen der Teilnehmenden, wie zum Beispiel:
- Wann ist ein Home-Office Tag im L16-Formular ein Home-Office Tag (wie ist das bei Kurzarbeit, bei einem Arztbesuch, bei einem Kundenbesuch oder wenn halbtags im Büro und halbtags zu Hause gearbeitet wurde)?
- Wie ist die Pendlerpauschale zu berechnen, wenn das Unternehmen schon ab 1.3. eine Home-Office Regelung eingeführt hat?
- Muss das Öffi-Ticket auch am Lohnkonto stehen, wenn es der Dienstgeber bezahlt und wenn ja, warum?
