Ein Auswahlgespräch braucht 3 Etappen

3 von 4 heimischen Personalisten haben schon einen vakanten Job mit dem falschen Mitarbeiter besetzt – die Folgen sind nicht nur kostspielig, sondern schaden der Produktivität und dem Team. In Zeiten des Fachkräftemangels ist das erfolgreiche Matching entscheidend und strukturiertes Vorgehen ratsam. Das Job-Interview ist eines der zentralen Elemente im Bewerbungsprozess. Wer dafür die Drei-Etappen-Regel – Vorbereitung, Gespräch, Auswertung – beachtet, ist auf einem guten Weg, Vakanzen bestmöglich zu besetzen. Mit geeigneter IT-Unterstützung schaffen Sie transparente Prozesse, faktenbasierte Entscheidungen und einen wertvollen Kandidatenpool.

Personelle Fehlentscheidungen sind fast jedem schon passiert. So bestätigen in einer Arbeitsmarktstudie der Wiener Personalberatung Robert Half 76% der Österreichischen Personalverantwortlichen die Erfahrung, dass neue Mitarbeiter ihre Erwartungen nicht erfüllt haben. Die negativen Konsequenzen sind sinkende Produktivität, Unruhe im Team und natürlich der finanzielle Aufwand, wenn eine Stelle nochmals besetzt werden muss. Die deutsche Headhunterin Brigitte Herrmann beziffert diese Zusatzkosten auf mindestens 30.000 Euro. Bei Führungskräften kann es sogar das Eineinhalb- bis Dreifache des Jahresgehalts sein. Kein Wunder, dass Recruiting als eine der größten Herausforderungen von Human Resources genannt wird.

Informationsgewinn durch digitales Bewerbermanagement

Daher ist es entscheidend, Bewerbungsprozesse sorgfältig zu planen, gut vorzubereiten und strukturiert zu führen. Ein grundlegender Punkt in diesem Zusammenhang ist das Bewerbungsgespräch. Dabei lernen sich Bewerber und potentielle Arbeitgeber zumeist das erste Mal persönlich kennen und beide Seiten können im gegenseitigen Austausch Motivation, Erwartungshaltungen und offene Fragen klären. Und: Es können auch kritische Punkte offen angesprochen werden. Insofern ist das Bewerbungsgespräch unerlässlich dafür, dass Personalverantwortliche objektive Entscheidungen auf fundierter Basis treffen können. Ein erfolgreiches Interview fängt für Personaler daher nicht bei der Begrüßung des Bewerbers an und endet auch nicht mit dessen Verabschiedung an der Bürotür, sondern es gliedert sich in drei Etappen: Vorbereitung, Gespräch und Auswertung.

Um Struktur im Bewerbungsprozess und im -gespräch zu schaffen, ist die geeignete IT-Unterstützung ein Muss. Je mehr Kandidaten sich um eine Stelle bewerben, umso mehr bringt digitales Bewerbermanagement den entscheidenden Informationsgewinn. Die drei Etappen Vorbereitung, Gespräch und Auswertung lassen sich daher sinngemäß folgendermaßen in die „Sprache der Daten“ übersetzen: Datenanalyse, Datenabgleich und Datenkonsolidierung.

Phase 1 – Vorbereitung / Datenanalyse: Struktur schaffen und die wesentlichen Fragen sammeln

Eine gute Vorbereitung hilft dabei, die richtigen Fragen zu stellen und auch nichts zu vergessen. Zusätzlich machen Sie als potenzieller Arbeitgeber damit einen professionellen Eindruck auf den Kandidaten. Sie signalisieren, dass Sie wissen, was Sie wollen, anstatt ohne Struktur von einem Punkt zum anderen zu springen. Überlegen Sie, was Sie alles wissen müssen: Was sind die unverzichtbaren Skills des Kandidaten angesichts der ausgeschriebenen Stelle und welche Fähigkeiten sind “nice to have“. Welche Kriterien sind für die vakante Stelle darüber hinaus noch wichtig, etwa wenn Sie an das bestehende Team denken.

Eine Personallösung die den Dokumenten-Import von Online- oder E-Mail-Bewerbungen ermöglicht, erspart viel Zeit. Genauso sollte die Software auch postalische Bewerbungen zusammenführen können, sodass Sie die gesamten Daten, sowie die Kommunikation mit den Bewerbern auf einen Blick sehen. Workflows unterstützen Sie dabei, sinnvolle Schritte im Bewerbungsprozess zu automatisieren und alles vollständig zu dokumentieren.

Phase 2 – Gespräch / Datenabgleich: entspannte Atmosphäre erzeugen, zuhören aber auch konsequent nachfragen

Kommt es zur eigentlichen Gesprächssituation, gilt zuvorderst: Ihr Bewerber soll sich wohlfühlen. So erfahren Sie am besten, ob auch die Chemie stimmt. Dazu gehört eine entspannte Atmosphäre. Gestalten Sie das Job-Interview daher nicht als Frage-Antwort-Verhör, sondern nehmen Sie im Gespräch bewusst die Rolle des Zuhörers ein. Stellen Sie Ihre Fragen so knapp und präzise wie möglich und lassen Sie anschließend den Kandidaten in Ruhe von sich erzählen. Achten Sie darauf, was ihm wichtig ist, wie er seine Skills und Arbeitserfahrung beschreibt. Schenken Sie Ihren Bewerbern rund 75% der Gesprächszeit – das lohnt sich, denn so gewinnen Sie ein Maximum an Informationen.

Seien Sie aber auch konsequent: Wenn Sie Unklarheiten im Lebenslauf oder in den Antworten entdecken, fragen Sie nach und seien Sie, falls nötig, auch beharrlich. Denn nur wenn Sie offene Fragen restlos klären, können Sie das Risiko einer Fehlentscheidung so gering wie möglich halten.

Erstellen Sie vorab mit Ihrem Bewerbertool einen automatisierten Abgleich von Fähigkeiten aus dem Lebenslauf des Kandidaten und den geforderten Job-Skills; eine so visualisierte Matrix hilft Ihnen, im Gespräch den roten Faden zu bewahren und auf unklare Punkte zu fokussieren.

Phase 3 – Auswertung / Datenkonsolidierung: offen, objektiv, mit zeitlichem Abstand und IT-gestützt

Sobald der Kandidat den Interview-Raum verlassen hat, ist das Bewerbungsgespräch für verantwortlich agierende Personaler noch lange nicht beendet. Denn nun kommt die entscheidende dritte Phase: die Auswertung. Hier verlassen sich viele oft auf ihre unmittelbaren Eindrücke aus dem Gespräch selbst und bilden sich so ein vorschnelles Urteil. Dabei ist es wichtig, sich mit der Auswertung Zeit zu lassen, denn Schubladendenken kann Entscheidungen oft zum Negativen hin beeinflussen.

Wenn Sie mehrere Gespräche führen, so denken Sie daran, dass der erste oder letzte Kandidat oft einen stärkeren Eindruck hinterlässt –hiervon sollten Sie sich befreien. Überlegen Sie auch bewusst, wie sehr Ihre eigene Stimmung, etwa Stress oder Müdigkeit, Ihre Überlegungen beeinflussen könnte. Lassen Sie daher alle Bewerbergespräche mit etwas zeitlichem Abstand nochmals Revue passieren.
In puncto Objektivität sind die Auswertungen im IT-gestützten Bewerbermanagement eine wertvolle Hilfe. Im ersten Schritt gilt es, zentrale Datensätze zu konsolidieren. Hierzu zählen die Eckdaten aus dem Lebenslauf, die Anforderungen aus dem Stellenprofil sowie die Erkenntnisse, die aus dem Kandidateninterview selbst gewonnen wurden. Durch automatisches Zusammenführen, Auslesen, Clustern und Bewerten dieser Informationen können Sie Kandidaten untereinander vergleichen und mit einem Klick ranken. Erinnerungsfunktionen für Folgeaktivitäten lassen Sie in der Kommunikation mit allen Kandidaten auch nichts vergessen, zum Beispiel den Versand von Absageschreiben an jene, die nicht ausgewählt wurden. So zahlen Sie in jedem Fall positiv auf die „Candidate Experience“ ein.

Für die besten Köpfe braucht es ein gutes Gespräch und Datenmanagement

Mit einer guten Vorbereitung sowie einem umfassenden IT-gestützten Bewerbermanagement bewahren Sie sich Objektivität, erzielen ein Maximum an Entscheidungsqualität und finden am gezieltesten Ihren neuen Mitarbeiter, der zu der ausgeschriebenen Stelle auch wirklich passt. Mit Sage DPW bieten wir ein erprobtes Werkzeug, das alle Phasen und Funktionen von Datenanalyse, Abgleich und Konsolidierung unterstützt. Die automatisierten Auswertungen helfen Ihnen, ein Schubladendenken auszuschließen. Ein zusätzlicher Gewinn des IT-basierten Bewerbermanagements ist Ihr wertvoller Kandidatenpool. Und last but not least bekommen Sie mit Statistiken und Kennzahlen zu ihren Rekrutierungsprozessen auch eine Erfolgskontrolle die Ihnen ermöglicht, die Bewerberauswahl laufend zu verbessern.

Quellen:

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