Arbeitgeberversprechen einlösen mit gut geplantem Onboarding

Der erste Arbeitstag steht bevor und die Erwartungen sind hoch. Auf beiden Seiten, deshalb müssen auch Unternehmen in der Probezeit bestehen. Damit die Integration der Neuankömmlinge klappt, haben wir Ihnen strukturierte Tipps zusammengestellt.

Probezeit für wen?

Der Eindruck aus den Bewerbungsgesprächen hat den Kandidaten bzw. die Kandidatin schlussendlich überzeugt, den Arbeitsvertrag zu unterschreiben. Mitentscheidend war, dass der künftige Arbeitgeber mit authentischen Bewertungen durch seine Belegschaft ein glaubhaftes Bild des Arbeitsklimas gezeigt hat, besser als das Hochglanzbroschüren tun. Dass Job-Suchende während der gesamten Candidate Journey immer wieder Arbeitgeber-Bewertungsportale konsultieren, haben wir ja im ersten Teil unserer Serie ausführlich dargestellt.

Wenn die ersten Arbeitstage beginnen, hoffen Sie als Arbeitgeber, dass die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter gut ins Team passt und die gesuchte Arbeitsleistung erbringen wird. Doch die Probezeit betrifft nicht die Neuen allein, vielmehr wird auch der neue Arbeitgeber auf die Probe gestellt. Unternehmen sind daher gerade in der Anfangsphase gefordert, die Versprechungen aus dem Bewerbungsprozess beim Einstieg in den Job auch einzuhalten. Denn enttäuschte Neuankömmlinge können schnell wieder weg sein. Die Onboarding-Umfrage der Haufe Group liefert dazu aufschlussreiche Zahlen:

  • 30 Prozent der befragten HR-Verantwortlichen geben an, dass sie Kündigungen zwischen der Vertragsunterschrift und dem Tag des Arbeitsbeginns haben.
  • Eine deutliche Mehrheit von 93 Prozent glaubt, dass durch ihre Onboarding-Maßnahmen die soziale Integration schneller oder besser gelingt.
  • 92 Prozent glauben außerdem, dass die fachliche Integration verbessert oder beschleunigt wurde.
  • Gerade die Anfangsfluktuation könne sich außerdem durch besseres Onboarding verringern, davon gehen 63 Prozent der Befragten aus.

Onboarding: vom ersten Tag an wohl fühlen

Die Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird Onboarding genannt. Dabei geht es um fachliche Themen, um soziale Kontakte und um die Unternehmenskultur. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen dafür einen strukturierten Prozess etablieren, können sich Neuankömmlinge schneller einarbeiten, sie fühlen sich im neuen Umfeld wohl und sind motiviert. Das Arbeitsklima wird von Neueinsteigern als besonders wichtig bewertet und das wird geprägt vom Verhalten der Vorgesetzten sowie der Kolleginnen und Kollegen. Damit die Integration gut klappt, sollten drei Phasen im Onboarding-Prozess vorbereitet werden.

Willkommensphase 1: Preboarding

Integration beginnt vor dem ersten Arbeitstag und das sollte nicht übersehen werden. Denn laut obiger Umfrage hat knapp ein Drittel der Unternehmen schon erlebt, dass eine neue Arbeitskraft gar nicht erschienen ist. Das kostet Geld und Zeit, denn der Recruiting-Prozess startet von Neuem, gerade bei Fachkräften kann das zu Engpässen führen. Das Preboarding umfasst:

  • Mentor bzw. Buddy auswählen und vorstellen
  • Infos wie Organigramm oder Unternehmensleitbild zusenden
  • Arbeitsplatz einrichten wie Geräte oder Zutrittsberechtigungen
  • Arbeitsaufgaben, Trainings etc. für die ersten Wochen planen

Willkommensphase 2: erste Arbeitstage

Am ersten Tag entstehen viele Eindrücke. Mit einem gut geplanten Tagesablauf werden nicht nur Grundlagen für die Arbeit geschaffen, sondern auch Grundlagen für die Mitarbeiterbindung. Eine Checkliste inklusive Zuteilung der Aufgaben an Verantwortliche hilft, dass Neueinsteigende sich willkommen fühlen:

  • Empfang und Vorstellungsrunde im Haus
  • Schlüssel oder Zutrittskarten und Visitenkarten übergeben
  • Smartphone und Computer sollten eingerichtet sein
  • Gemeinsames Mittagessen ermöglich auch erste informelle Gespräche
  • Einführung in die Aufgaben sowie Erklärung organisatorischer Abläufe

Willkommensphase 3: die nächsten Wochen

Nicht zu viel und nicht zu wenig ist die Devise. Am Anfang gibt es eine Flut an Informationen, daher sollten Neuankömmlinge keine Scheu haben, etwas nochmals nachzufragen. Hier erweist sich ein Buddy als besonders hilfreich, er erklärt auch ungeschriebene Regeln oder ebnet den Weg in informelle Netzwerke. Das sind die wesentlichen Maßnahmen:

  • Je nach Funktion: Einführungen in Produkte oder Services, gemeinsame Kundentermine
  • Weiterbildungen abstimmen
  • Regelmäßige Mitarbeitergespräche mit Vorgesetzten
  • Mentor als längerfristiger persönlicher Coach, der oder die auch vertrauliche Gespräche ermöglicht
  • Teambuildingmaßnahmen wie Essen, Sport, Kino

Willkommen-Spezial: digitales Onboarding

Der persönliche Kontakt wird von Neuankömmlingen als besonders wichtig empfunden. Mit steigender Nutzung von Homeoffice fehlt jedoch das zwanglose Kennenlernen in der Kantine oder bei einem Rundgang durchs Büro. Hier muss das Team immer wieder erinnert werden, sich um die neuen Kolleginnen oder Kollegen zu kümmern. Virtuelle Get-together ermöglichen etwa, sich gegenseitig vorzustellen. Kontakte sollten auch individuell, etwa per Telefon gesucht werden. Außerdem sollte es fixe Tage geben, an denen das gesamte Team im Büro anwesend ist. Das sorgt übrigens nicht nur für mehr Wohlfühlen bei den Neuen, sondern verbessert generell das Arbeitsklima.

Achten Sie darauf, Erwartungen von Beginn weg zu erfüllen

Der neue Job kann noch so gut in der Stellenausschreibung oder im Bewerbungsgespräch dargestellt worden sein, wenn die Wirklichkeit anders aussieht, besteht die Gefahr von Frust und einer baldigen Kündigung. Umso essenzieller ist es für Unternehmen, sich auf kununu so zu präsentieren, wie sie als Arbeitgeber auch tatsächlich wahrgenommen werden – mit Ihren Stärken, aber auch den Schwächen. Arbeitgeberbewertungen vermitteln viel Persönliches aus dem Unternehmen und persönliche Kontakte sind auch das, was Neuankömmlinge suchen. Wertschätzung, Zeit nehmen und Kollegenzusammenhalt sind ein Bonus, der auf die Mitarbeiterbindung einzahlt.

Der nächste Blog der vierteiligen Serie befasst sich mit Employer Experience. Zum Abschluss geht es um Employer Branding.

Mehr zur Partnerschaft zwischen Sage und kununu finden Sie sowohl in unserem Blog als auch am kununu Arbeitgeberportal.

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