HR trifft KI

Das Morgen gestalten, statt das Gestern beschleunigen

Künstliche Intelligenz verändert Jobs, Geschäftsmodelle und Erwartungen an HR. Es geht längst nicht mehr um das Ob, sondern um das Wie des KI-Einsatzes. Der Digitalökonom Professor Dr. Holger Schmidt warnte davor, KI lediglich zur Effizienzsteigerung bestehender Prozesse einzusetzen und ließ mit einem merkenswerten Zitat aufhorchen: „Lasst uns mit KI die Arbeit von morgen gestalten – und nicht die von gestern beschleunigen.“

KI als Chance, um Veränderungen zu managen

Veränderung ist ebenfalls der rote Faden, der sich durch die Antworten von rund 1000 Personal-Verantwortlichen zieht. Sie wurden im Rahmen einer Studie von Sage befragt, wie KI und Automatisierung ihre HR-Arbeit verändern:

• 95% haben im abgelaufenen Jahr mehr Verantwortung übernehmen müssen und für 91% haben Workload sowie Arbeitszeiten zugenommen.
• 80% erwarten, dass sich ihre Rolle durch KI erheblich verändern wird und 77% sehen in KI das Potenzial zur Transformation ihrer Arbeitsweise. Dabei nennen sie Prozessautomatisierung und Analytics als hilfreiche Werkzeuge.
• 97% freuen sich auf die Zukunft der HR und 78% wollen weniger Verwaltungstätigkeiten, stattdessen wollen sie die Menschen in den Mittelpunkt stellen und wünschen sich mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Entscheidender Moment

Den weltweiten Blick auf HR-Trends ermöglicht das US-amerikanisches Marktforschungsunternehmen Gartner mit seiner aktuellen Studie AI in HR: Für Personalverantwortliche seien Künstliche Intelligenz und die damit einhergehenden Veränderungen ein entscheidender Moment. Die eigentliche Herausforderung bestehe nicht in der Einführung neuer Tools. Vielmehr müssten Chief Human Ressource Officers (CHROs) in drei entscheidenden Bereichen eine Führungsrolle übernehmen: die Ausrichtung der KI an der Unternehmensstrategie, die Neugestaltung des Personalwesens und die Vorbereitung der Belegschaft auf die Zukunft.

Als Top Change Management Trends, auf die HR achten sollte, hat Gartner identifiziert:

• Künstliche Intelligenz bewirkt rasante, folgenreiche Umbrüche.
• Die Arbeitswelt verändert sich durch KI in verschiedenen Teams unterschiedlich schnell, was zu Reibungsverlusten im Arbeitsablauf führen kann.
• KI wird zum Treiber des Wandels, nicht zum Ziel.
• Change Management bringt den Mitarbeitenden Chancen; aber dies birgt auch das Risiko, dass sie Veränderungen nur „durchführen“, ohne sie wirklich anzunehmen.

 Praxisbeispiele: So kann KI der Personalabteilung nutzen

Sehen wir uns Beispiele an, wo mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz Arbeitsabläufe neu oder effizienter gestaltet werden können. Wir erinnern uns, HR-Verantwortliche sagten in einer Studie, dass sie sich Unterstützung in der Verwaltung wünschen.

• KI-Unterstützung im Arbeitsalltag: Moderne KI kann dabei helfen, die Software‑Dokumentation gezielt zu durchsuchen und konkrete Hilfestellungen bei der Konfiguration von HR‑Lösungen zu geben. Statt langem Suchen erhalten Anwender:innen kontextbezogene Antworten, Schritt‑für‑Schritt‑Erklärungen oder passende Handlungsempfehlungen direkt in der Software.
• KI-gestützte Plausibilitätsprüfung in der Lohnverrechnung: Löhne sollen pünktlich und korrekt ausbezahlt werden. Damit mögliche Fehler entdeckt werden, helfen beispielsweise automatisierte Abgleiche mit Verrechnungen aus der Vorperiode. Auf signifikante Abweichungen wird hingewiesen.
• KI-gestützter Assistent im lokalen Arbeitsrecht: Komplex sind auch rechtliche Fragen, etwa wenn es um Kündigungsfristen geht. Auch hier können in die HR-Lösung integrierte KI-Assistenten helfen; unter der Voraussetzung, dass die Quellen rechtlich fundiert und bekannt sind.

So kann KI der Belegschaft nutzen

Wenn Mitarbeitende und Führungskräfte HR-bezogene Fragen sofort klären oder Aufgaben selbst erledigen können, entlastet das die Personalabteilung und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

• KI-gestützter Assistent für Fragen und Abläufe rund ums Personalwesen: Was sind die Kernarbeitszeiten? Was genau steht in meiner Vereinbarung zur Home-Office-Nutzung? Was muss ich bei der Freigabe von Mehr-/Überstunden beachten? Neu eingetretene, genauso wie langjährige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bekommen sofort Antworten auf ihre Fragen, natürlich rund um die Uhr.
• KI-gestützte Assistenten sind vielsprachig: Gerade rechtliche Infos liest man gerne in der eigenen Muttersprache, weil es oft auf jedes Wort ankommt. Unternehmen mit Niederlassungen im Ausland können das anbieten, die Mitarbeitenden brauchen nur ihre Sprache für den KI-Assistenten zu wählen.

Entscheidend ist das Wie

Beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz im HR‑Umfeld ist es zentral, auf einen Anbieter zu setzen, der verantwortungsvoll und transparent mit KI umgeht. Datenschutz, DSGVO‑Konformität und die Einhaltung des EU‑AI‑Acts dürfen dabei keine Schlagworte sein, sondern gelebte Praxis. Nur wenn rechtliche Sicherheit, vertrauenswürdige Datenverarbeitung und nachvollziehbare KI‑Mechanismen gewährleistet sind, kann KI ihr volles Potenzial entfalten – als echte Unterstützung für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende gleichermaßen.