Das sollten Sie bei Aufnahme und Integration Ihrer neuen Mitarbeiter beachten

Bei Human Resources laufen sozusagen die Fäden zusammen, damit sich ein neuer Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz wohl fühlt. Von Afterwork-Bier bis Zeiterfassung – es gilt, viel Neues zu vermitteln, auf der fachlichen Ebene genauso wie auf der sozialen. Wir haben für Sie Tipps und Checklisten zusammengestellt.

Warum Onboarding so wichtig ist

Die Aufnahme neuer Mitarbeiter ins Unternehmen – auch als Onboarding bezeichnet – ist mehr als die Begrüßung und das Einrichten des Schreibtischs. Das ist jedem Unternehmen bewusst, denn je besser der neue Mitarbeiter von Beginn an eingebunden wird, desto schneller kann er auch produktiv mit seinem Wissen und seiner Arbeit im Team beitragen. Speziell in einer Zeit, wo manche der besten Köpfe schnell wieder kündigen, weil sie überall dringend gesucht werden, ist ein gut vorbereitetes Onboarding unerlässlich.

Viele der Punkte aus den Checklisten werden sicher bereits gemacht. Doch es ist empfehlenswert, wenn Human Resources die notwendigen Schritte strukturiert durchzuführt, bzw. begleitet.

Bevor Ihr neuer Mitarbeiter beginnt, beginnen schon Sie

Es ist frustrierend und macht auch einen unprofessionellen Eindruck, wenn es so wirkt, als ob der neue Mitarbeiter „überraschend“ plötzlich da ist. Sie kennen das Eintrittsdatum – davor ist Zeit, in Ruhe viel Grundlegendes zu erledigen.

  • Das Formale: Der Dienstvertrag ist unterzeichnet, entweder per Post oder persönlich. Bei dieser Gelegenheit können Sie über einen eventuellen Dresscode informieren und vorab einige Infos über das Unternehmen zusammenstellen, wie Leitbild, Broschüren und Kernarbeitszeiten. So bleiben Sie in Kontakt.
  • Das Team: Überlegen Sie die neue Verteilung der fachlichen Aufgaben. Informieren Sie alle Mitarbeiter, wer welche Aufgaben im Onboarding Prozess hat, bestimmen Sie einen Buddy bzw. Mentor. Denken Sie auch an Vertretungen, wenn etwa der Vorgesetzte abwesend ist wegen Erkrankung, Dienstreise oder Urlaub. Stellen Sie eine Info-Mappe zusammen über das Unternehmen und erstes aufgabenspezifisches Wissen.
  • Das Werkzeug: Schreibtisch, Rechner, Telefon mit Durchwahl, Smartphone, Visitkarten, E-Mail-Adresse, IT-Berechtigungen, Schlüssel, Berechtigungskarten für Zutritt ins Gebäude, für Zeiterfassung oder Essen, Stifte, Büromaterial, …. Die Liste ist lang, aber alles sollte startbereit da sein.

Die erste Arbeitswoche beginnt mit dem ersten Arbeitstag

Das klingt trivial, doch in der Realität fallen manchmal Aussagen wie: „Übermorgen ist Ihr Kollege von der Dienstreise zurück, der erklärt Ihnen dann alles.“ Lassen Sie Ihren neuen Mitarbeiter nicht am ersten Arbeitstag allein, sondern heißen Sie ihn im Team von Anfang an willkommen.

  • Die Vorstellungsrunde: Am besten macht das ein Mentor oder der Vorgesetzte, gehen Sie mit dem neuen Mitarbeiter durch die Abteilung und durch das gesamte Unternehmen. Dabei können Sie auch gleich kulturelle Interna zeigen, wie gemeinsame Kaffeepausen, Mittagessen oder Afterwork-Bier.
  • Die Organisation: Zeiterfassung, Nutzung der Kantine und des Kaffee-Automaten, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, IT-Richtlinien, … viele interne Abläufe sind für Sie selbstverständlich. Für den Mitarbeiter ist alles neu, nehmen Sie sich Zeit dafür.
  • Das erste Arbeitsprogramm: Besprechen Sie geplante Schulungen und erste Arbeitsaufgaben, denn neue Kollegen möchten möglichst bald selbst ihr Wissen einbringen.
  • Die Erwartungen: Stimmen Sie sich ab: Der Vorgesetzte erklärt die künftigen Aufgaben, umgekehrt geben Sie auch dem neuen Mitarbeiter nochmals Gelegenheit, seine Vorstellungen zu nennen. Denn aus dem Vorstellungsgespräch ist einiges bekannt, nun geht’s aber ans konkrete Tun, da soll es keine Missverständnisse geben.

Die nächsten Arbeitsmonate sind für alle ein Kennenlernen

Nun kann es los gehen. Aber erinnern Sie sich, als Sie in Ihrem Unternehmen begonnen haben? Viele neue Gesichter zu denen man sich Namen merken soll, viele neue Prozesse und vor allem neue Aufgaben. Zeigen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter, dass er jederzeit mit Fragen kommen kann, sowohl zu seinem Vorgesetzten, als auch zu Mentor, Kollegen und HR.

  • Die Integrationsphase: Erste gemeinsame Projekte fördern das Kennenlernen im Team, sowie mit den Kunden. Ebenso geben Sie dabei praktisches Wissen weiter. Zusätzlich sorgen Fortbildungsangebote für die benötigten Skills. Im gemeinsamen Tun vermitteln Sie auch Unternehmenswerte. Wenn Sie nach der Arbeit im Team etwas unternehmen, denken Sie daran, Ihren neuen Kollegen einzuladen.
  • Das erste Feedback: Schon nach einigen Wochen sollten sich Vorgesetzter und Mitarbeiter zu einem möglichst informellen Gespräch zusammensetzen. So kann am schnellsten reagiert werden, wenn etwas nicht so rund läuft, wenn sich Ihr Mitarbeiter unter- oder überfordert fühlt. Dabei sollten die ersten guten Leistungen hervorgehoben werden, Lob und Motivation machen uns allen Freude.

Nutzen von strukturiertem Onboarding

Das Recruiting eines neuen Mitarbeiters kostet Zeit und Geld. Mit der Auswahl des passenden Kandidaten ist es aber nicht getan. Nun muss ein strukturierter Onboarding Prozess folgen und dieser dauert in der Regel drei bis sechs Monate. Wenn Sie vorausschauend und langfristig denken, nützt dies allen Beteiligten.

Der neue Kollege ist schneller integriert, sowohl fachlich, als auch sozial. Damit ist er motiviert und von Beginn an produktiv, weil er sich fachlich sicher und im Team akzeptiert fühlt.

Das Unternehmen selbst profitiert von einem professionellen Image. Positive Erfahrungen und Wertschätzung bewirken, dass sich der neue Mitarbeiter Ihrem Unternehmen schnell verbunden fühlt.

Die HR-Abteilung leitet den Onboarding Prozess. Ein Teil wird selbst erledigt; ein Teil, wie etwa IT-Agenden, delegiert; ein Teil betrifft die Unterstützung der jeweiligen Abteilung, wo der neue Mitarbeiter beginnt. Es sind viele Schritte im Auge zu behalten, aber wenn Sie die Struktur des Onboarding Prozesses einmal definiert haben, so können sie diese standardmäßig bei jedem neuen Mitarbeiter verwenden.

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