Welche präventiven Maßnahmen Sie setzen können

In den letzten Jahren hat die GPLA – die Gemeinsame Prüfung aller Lohnabhängigen Abgaben – an Brisanz gewonnen. Das liegt zum einen an den sich stetig ändernden Gesetzen, d.h. für Unternehmen wird es schwieriger, immer am neuesten Wissensstand zu sein. Zum anderen ist merkbar, dass Abgabenbehörden im Zuge von Prüfungen, sowie Höchstgerichte in der Judikatur eine strengere Linie fahren. Klassisches Beispiel ist die Frage der Scheinselbständigkeit: Entspricht die Tätigkeit einem Werkvertrag oder einem klassischen Dienstvertrag? Fehlbeurteilungen in der Personalverrechnung oder unerkannte Fehler können zu empfindlich hohen Nachzahlungen führen. Die Strafen können sogar existenzbedrohend werden, denn speziell bei Lohndumping beginnen diese ab EUR 1.000 pro Mitarbeiter.

Implementieren Sie daher in Ihrem Unternehmen eine sogenannte GPLA-Prophylaxe, indem Sie bereits im Vorfeld einer Abgaben-Prüfung die erforderlichen Maßnahmen setzen. Das sind die empfohlenen Schritte:

Prophylaxe sensibilisiert für mögliche Problemfelder

Viele Unternehmen wissen oft gar nicht, dass sie in manchen Bereichen Handlungsbedarf haben. Der erste Schritt einer guten Vorbereitung auf die GPLA besteht daher in der Sensibilisierung und Bewusstseinsbildung. Dafür macht es Sinn, die betroffenen Abläufe von einem externen Profi analysieren zu lassen; speziell die folgenden Punkte verdienen Ihre Aufmerksamkeit:

  • Erhebung möglicher Risikofelder (sowie auch Optimierungspotentiale) durch sogenannte „Payroll Checks“ bzw. Payroll Audits – so können Sie Fehler im Vorfeld sanieren.
  • Evaluieren Sie relevante Sachverhalte im Hinblick auf Lohn- und Sozialdumping, wie KV-Themen betreffend Gewerbeberechtigung oder die richtige Einstufung, um Unterentlohnung zu vermeiden.
  • Achten Sie auf eine vollständige Dokumentation, etwa bei Arbeitszeit-Aufzeichnungen oder Fahrtenbüchern.
  • Klären Sie bei Verträgen die rechtlichen Grundlagen und faktischen Verhältnisse.
  • Setzen Sie modernste HR-Software ein, diese unterstützt Sie bei vielen Aufgaben.

Tipp: Aufgrund der komplexen Anforderungen und weil es schwieriger wird, qualifizierte Mitarbeiter zu finden, entscheiden immer mehr Unternehmen, die Aufgaben der Lohnverrechnung teilweise oder vollständig auszulagern. Begonnen wird oft mit abgegrenzten Funktionen wie Reiseabrechnung oder Working Time Management. Auch Sage DPW bietet Lohn-Outsourcing an. Mehr dazu…

Gute Unterlagen sind die halbe Miete

Wenn eine GPLA Prüfung in Ihrem Unternehmen stattfindet, soll diese effizient und konstruktiv ablaufen. Mit folgenden Maßnahmen unterstützen Sie den Prüfer dabei:

  • Stellen Sie ein ruhiges Arbeitszimmer zur Verfügung, wo ungestört gearbeitet werden kann.
  • Bereiten Sie alle relevanten Unterlagen vollständig vor.
  • Vereinbaren Sie mit dem Prüfer Besprechungstermine, an denen Sie oder autorisierte Mitarbeiter oder Ihr steuerlicher Vertreter für Fragen zur Verfügung stehen.
  • Ernennen Sie autorisierte Personen, die Auskünfte erteilen dürfen und halten Sie deren Antworten fest.

Tipp: Prüfer haben viel Erfahrung und sind gut vorbereitet. Mit vollständigen Unterlagen haben Sie schon viel gewonnen. Sehen Sie die Prüfung im Sinn einer Evaluierung, wo alle Abgabenrelevanten Bereiche systematisch durchgegangen werden und sorgen Sie in diesem Sinn für eine gute Gesprächsbasis.

Organisieren Sie rechtzeitig die Zusammenarbeit von Payroll und Accounting

Die Buchhaltung wird zumeist getrennt von der Lohnverrechnung geführt und hat in der Regel keine Berührungspunkte mit der GPLA. Dennoch ist die Zusammenarbeit beider Abteilungen für die GPLA wichtig, denn viele Themen schlagen im Accounting auf, bevor sie in die Personalverrechnung gelangen. Problematisch wird es, wenn Sachverhalte nicht an Payroll weitergeleitet werden, wie beispielsweise:

  • Reisekosten – die Abbildung erfolgt über das Lohnkonto
  • Fremdleistungen – speziell die Umqualifizierung von Werkverträgen in echte Dienstverträge
  • Vergünstigungen und Vorteile an Mitarbeiter zusätzlich zum Lohn oder Gehalt – diese können ganz oder teilweise abgabenpflichtig sein, wenn z.B. Kosten für Betriebsveranstaltungen das steuerfreie Ausmaß von EUR 365,00 pro Jahr und Dienstnehmer überschreiten

Tipp: Die Lohnverrechnung sollte sich regelmäßig mit der Buchhaltung abstimmen und austauschen, damit nicht vor dem Prüfer Diskussionen beginnen. Eine geordnete Zusammenarbeit ist für den Erfolg der GPLA von großer Bedeutung.

Alles über die GPLA beim nächsten HR-Expertentreff

Mehr erfahren Sie beim Sage HR-Expertentreff „Achtung Abrechnungsprüfung“, im Februar und März 2019 auf Tour durch ganz Österreich. Hier sehen Sie alle Termine, die Agenda und Sie können sich auch anmelden: https://www.sagedpw.at/events/hr-expertentreff-2019/

Beitrag teilen Facebook Twitter LinkedIn XING

Weitere Artikel

20. Dezember 2018 Ist mein Unternehmen reif für Lohn-Outsourcing

Mit den neuen Mitarbeitern aus dem Vertrieb sollte endlich der Schulungsplan gemacht werden! Aber schon wieder naht das Monatsende und jetzt sind zuerst einmal die Gehälter abzurechnen und zu überweisen. Kennen Sie diesen Spagat? Dann sind Sie nicht allein, denn in Umfragen sagen mehr als die Hälfte der Personaler, dass regelmäßig wiederkehrende Standardprozesse enorm viel Zeit fressen. Das wäre ein Anlass, über Lohn-Outsourcing nachzudenken – denn dies macht frei für das Kerngeschäft von HR, nämlich die Entwicklung der Mitarbeiter. Mit einer Checkliste erkennen Sie, ob Ihr Unternehmen reif dafür ist. Und Sie erfahren auch, warum gerade die Lohnverrechnung geeignet ist, ausgelagert zu werden.

5. April 2019 Was hält Ihre Mitarbeiter von der Arbeit ab?

2 von 3 Arbeitnehmern sind nur teilweise oder gar nicht motiviert – das sagt eine Sage Studie. Wie sieht es aus, wenn Sie durch Ihr Unternehmen gehen? In der Studie sagen die Befragten aber auch, wie die Motivation und damit die Produktivität verbessert werden kann: Stellen Sie Ihre Mitarbeiter in den Mittelpunkt, nehmen Sie Ihre Mitarbeiter wahr mit all ihren Eigenschaften und Wünschen. So werden Sie zu einer People Company.

12. April 2019 SAML – So Arbeiten Mitarbeiter Leichter

Jederzeit an jedem Ort auf jede webbasierte Unternehmensanwendung mit PC, Notebook, Tablet oder Smartphone zugreifen – diese Möglichkeit wird von vielen Mitarbeiten heute erwartet und ist auch effizient. So soll einfaches Arbeiten sein.