Implementieren Sie daher in Ihrem Unternehmen eine sogenannte GPLA-Prophylaxe, indem Sie bereits im Vorfeld einer Abgaben-Prüfung die erforderlichen Maßnahmen setzen. Das sind die empfohlenen Schritte:
Prophylaxe sensibilisiert für mögliche Problemfelder
Viele Unternehmen wissen oft gar nicht, dass sie in manchen Bereichen Handlungsbedarf haben. Der erste Schritt einer guten Vorbereitung auf die GPLA besteht daher in der Sensibilisierung und Bewusstseinsbildung. Dafür macht es Sinn, die betroffenen Abläufe von einem externen Profi analysieren zu lassen; speziell die folgenden Punkte verdienen Ihre Aufmerksamkeit:
- Erhebung möglicher Risikofelder (sowie auch Optimierungspotentiale) durch sogenannte „Payroll Checks“ bzw. Payroll Audits – so können Sie Fehler im Vorfeld sanieren.
- Evaluieren Sie relevante Sachverhalte im Hinblick auf Lohn- und Sozialdumping, wie KV-Themen betreffend Gewerbeberechtigung oder die richtige Einstufung, um Unterentlohnung zu vermeiden.
- Achten Sie auf eine vollständige Dokumentation, etwa bei Arbeitszeit-Aufzeichnungen oder Fahrtenbüchern.
- Klären Sie bei Verträgen die rechtlichen Grundlagen und faktischen Verhältnisse.
- Setzen Sie modernste HR-Software ein, diese unterstützt Sie bei vielen Aufgaben.
Tipp: Aufgrund der komplexen Anforderungen und weil es schwieriger wird, qualifizierte Mitarbeiter zu finden, entscheiden immer mehr Unternehmen, die Aufgaben der Lohnverrechnung teilweise oder vollständig auszulagern. Begonnen wird oft mit abgegrenzten Funktionen wie Reiseabrechnung oder Working Time Management. Auch Sage DPW bietet Lohn-Outsourcing an.
Gute Unterlagen sind die halbe Miete
Wenn eine GPLA Prüfung in Ihrem Unternehmen stattfindet, soll diese effizient und konstruktiv ablaufen. Mit folgenden Maßnahmen unterstützen Sie den Prüfer dabei:
- Stellen Sie ein ruhiges Arbeitszimmer zur Verfügung, wo ungestört gearbeitet werden kann.
- Bereiten Sie alle relevanten Unterlagen vollständig vor.
- Vereinbaren Sie mit dem Prüfer Besprechungstermine, an denen Sie oder autorisierte Mitarbeiter oder Ihr steuerlicher Vertreter für Fragen zur Verfügung stehen.
- Ernennen Sie autorisierte Personen, die Auskünfte erteilen dürfen und halten Sie deren Antworten fest.
Tipp: Prüfer haben viel Erfahrung und sind gut vorbereitet. Mit vollständigen Unterlagen haben Sie schon viel gewonnen. Sehen Sie die Prüfung im Sinn einer Evaluierung, wo alle Abgabenrelevanten Bereiche systematisch durchgegangen werden und sorgen Sie in diesem Sinn für eine gute Gesprächsbasis.
Organisieren Sie rechtzeitig die Zusammenarbeit von Payroll und Accounting
Die Buchhaltung wird zumeist getrennt von der Lohnverrechnung geführt und hat in der Regel keine Berührungspunkte mit der GPLA. Dennoch ist die Zusammenarbeit beider Abteilungen für die GPLA wichtig, denn viele Themen schlagen im Accounting auf, bevor sie in die Personalverrechnung gelangen. Problematisch wird es, wenn Sachverhalte nicht an Payroll weitergeleitet werden, wie beispielsweise:
- Reisekosten – die Abbildung erfolgt über das Lohnkonto
- Fremdleistungen – speziell die Umqualifizierung von Werkverträgen in echte Dienstverträge
- Vergünstigungen und Vorteile an Mitarbeiter zusätzlich zum Lohn oder Gehalt – diese können ganz oder teilweise abgabenpflichtig sein, wenn z.B. Kosten für Betriebsveranstaltungen das steuerfreie Ausmaß von EUR 365,00 pro Jahr und Dienstnehmer überschreiten
Tipp: Die Lohnverrechnung sollte sich regelmäßig mit der Buchhaltung abstimmen und austauschen, damit nicht vor dem Prüfer Diskussionen beginnen. Eine geordnete Zusammenarbeit ist für den Erfolg der GPLA von großer Bedeutung.
Alles über die GPLA beim nächsten HR-Expertentreff
Mehr erfahren Sie beim Sage HR-Expertentreff „Achtung Abrechnungsprüfung“, im Februar und März 2019 auf Tour durch ganz Österreich. Hier sehen Sie alle Termine, die Agenda und Sie können sich auch anmelden: https://www.sagedpw.at/events/hr-expertentreff-2019/
