Welche präventiven Maßnahmen Sie setzen können

In den letzten Jahren hat die GPLA – die Gemeinsame Prüfung aller Lohnabhängigen Abgaben – an Brisanz gewonnen. Das liegt zum einen an den sich stetig ändernden Gesetzen, d.h. für Unternehmen wird es schwieriger, immer am neuesten Wissensstand zu sein. Zum anderen ist merkbar, dass Abgabenbehörden im Zuge von Prüfungen, sowie Höchstgerichte in der Judikatur eine strengere Linie fahren. Klassisches Beispiel ist die Frage der Scheinselbständigkeit: Entspricht die Tätigkeit einem Werkvertrag oder einem klassischen Dienstvertrag? Fehlbeurteilungen in der Personalverrechnung oder unerkannte Fehler können zu empfindlich hohen Nachzahlungen führen. Die Strafen können sogar existenzbedrohend werden, denn speziell bei Lohndumping beginnen diese ab EUR 1.000 pro Mitarbeiter.

Implementieren Sie daher in Ihrem Unternehmen eine sogenannte GPLA-Prophylaxe, indem Sie bereits im Vorfeld einer Abgaben-Prüfung die erforderlichen Maßnahmen setzen. Das sind die empfohlenen Schritte:

Prophylaxe sensibilisiert für mögliche Problemfelder

Viele Unternehmen wissen oft gar nicht, dass sie in manchen Bereichen Handlungsbedarf haben. Der erste Schritt einer guten Vorbereitung auf die GPLA besteht daher in der Sensibilisierung und Bewusstseinsbildung. Dafür macht es Sinn, die betroffenen Abläufe von einem externen Profi analysieren zu lassen; speziell die folgenden Punkte verdienen Ihre Aufmerksamkeit:

  • Erhebung möglicher Risikofelder (sowie auch Optimierungspotentiale) durch sogenannte „Payroll Checks“ bzw. Payroll Audits – so können Sie Fehler im Vorfeld sanieren.
  • Evaluieren Sie relevante Sachverhalte im Hinblick auf Lohn- und Sozialdumping, wie KV-Themen betreffend Gewerbeberechtigung oder die richtige Einstufung, um Unterentlohnung zu vermeiden.
  • Achten Sie auf eine vollständige Dokumentation, etwa bei Arbeitszeit-Aufzeichnungen oder Fahrtenbüchern.
  • Klären Sie bei Verträgen die rechtlichen Grundlagen und faktischen Verhältnisse.
  • Setzen Sie modernste HR-Software ein, diese unterstützt Sie bei vielen Aufgaben.

Tipp: Aufgrund der komplexen Anforderungen und weil es schwieriger wird, qualifizierte Mitarbeiter zu finden, entscheiden immer mehr Unternehmen, die Aufgaben der Lohnverrechnung teilweise oder vollständig auszulagern. Begonnen wird oft mit abgegrenzten Funktionen wie Reiseabrechnung oder Working Time Management. Auch Sage DPW bietet Lohn-Outsourcing an. Mehr dazu…

Gute Unterlagen sind die halbe Miete

Wenn eine GPLA Prüfung in Ihrem Unternehmen stattfindet, soll diese effizient und konstruktiv ablaufen. Mit folgenden Maßnahmen unterstützen Sie den Prüfer dabei:

  • Stellen Sie ein ruhiges Arbeitszimmer zur Verfügung, wo ungestört gearbeitet werden kann.
  • Bereiten Sie alle relevanten Unterlagen vollständig vor.
  • Vereinbaren Sie mit dem Prüfer Besprechungstermine, an denen Sie oder autorisierte Mitarbeiter oder Ihr steuerlicher Vertreter für Fragen zur Verfügung stehen.
  • Ernennen Sie autorisierte Personen, die Auskünfte erteilen dürfen und halten Sie deren Antworten fest.

Tipp: Prüfer haben viel Erfahrung und sind gut vorbereitet. Mit vollständigen Unterlagen haben Sie schon viel gewonnen. Sehen Sie die Prüfung im Sinn einer Evaluierung, wo alle Abgabenrelevanten Bereiche systematisch durchgegangen werden und sorgen Sie in diesem Sinn für eine gute Gesprächsbasis.

Organisieren Sie rechtzeitig die Zusammenarbeit von Payroll und Accounting

Die Buchhaltung wird zumeist getrennt von der Lohnverrechnung geführt und hat in der Regel keine Berührungspunkte mit der GPLA. Dennoch ist die Zusammenarbeit beider Abteilungen für die GPLA wichtig, denn viele Themen schlagen im Accounting auf, bevor sie in die Personalverrechnung gelangen. Problematisch wird es, wenn Sachverhalte nicht an Payroll weitergeleitet werden, wie beispielsweise:

  • Reisekosten – die Abbildung erfolgt über das Lohnkonto
  • Fremdleistungen – speziell die Umqualifizierung von Werkverträgen in echte Dienstverträge
  • Vergünstigungen und Vorteile an Mitarbeiter zusätzlich zum Lohn oder Gehalt – diese können ganz oder teilweise abgabenpflichtig sein, wenn z.B. Kosten für Betriebsveranstaltungen das steuerfreie Ausmaß von EUR 365,00 pro Jahr und Dienstnehmer überschreiten

Tipp: Die Lohnverrechnung sollte sich regelmäßig mit der Buchhaltung abstimmen und austauschen, damit nicht vor dem Prüfer Diskussionen beginnen. Eine geordnete Zusammenarbeit ist für den Erfolg der GPLA von großer Bedeutung.

Alles über die GPLA beim nächsten HR-Expertentreff

Mehr erfahren Sie beim Sage HR-Expertentreff „Achtung Abrechnungsprüfung“, im Februar und März 2019 auf Tour durch ganz Österreich. Hier sehen Sie alle Termine, die Agenda und Sie können sich auch anmelden: https://www.sagedpw.at/events/hr-expertentreff-2019/

Beitrag teilen Facebook Twitter LinkedIn XING

Weitere Artikel

5. November 2018 HR wird vom Verwalter zum Gestalter

Unternehmenswachstum ist auch in Zeiten von Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz nach wie vor das Ergebnis menschlicher Entscheidungen. Es sind die Mitarbeiter, die mit ihren Ideen und ihrem Wissen ein Unternehmen weiterentwickeln. Die Personalabteilung spielt insofern angesichts des Fachkräftemangels eine entscheidende Rolle für die Zukunft und den Fortbestand eines Betriebs. Auf einem Markt, auf dem Talente dringend gesucht werden, muss sich die HR-Abteilung öffnen und neu positionieren: Sie muss vom Verwalter zum Gestalter der entscheidenden Ressource Mensch werden.

26. November 2018 Tipps für das Matching von Job und Kandidaten

3 von 4 heimischen Personalisten haben schon einen vakanten Job mit dem falschen Mitarbeiter besetzt – die Folgen sind nicht nur kostspielig, sondern schaden der Produktivität und dem Team. In Zeiten des Fachkräftemangels ist das erfolgreiche Matching entscheidend und strukturiertes Vorgehen ratsam. Das Job-Interview ist eines der zentralen Elemente im Bewerbungsprozess. Wer dafür die Drei-Etappen-Regel – Vorbereitung, Gespräch, Auswertung – beachtet, ist auf einem guten Weg, Vakanzen bestmöglich zu besetzen. Mit geeigneter IT-Unterstützung schaffen Sie transparente Prozesse, faktenbasierte Entscheidungen und einen wertvollen Kandidatenpool.

4. Dezember 2018 So setzen Sie den Familienbonus Plus in der Personalverrechnung um

Der Nationalrat hat im Sommer den Familienbonus Plus beschlossen, der ab 2019 zur Anwendung kommt. Wir haben Ihnen alle Infos für die korrekte Verrechnung zusammengestellt: Wie kann man den Familienbonus Plus in Anspruch nehmen, wie berechnet sich der Betrag und wie ist das mit Kindern, die im Ausland wohnen. Sie erfahren ebenso, was Sie in der Personalverrechnung an Unterlagen benötigen und erfassen müssen.