Schlank, häufig, empathisch

Ende des Jahres ist es in vielen Unternehmen soweit: Mitarbeiter und Führungskraft setzen sich zum Leistungsgespräch zusammen. Prinzipiell ist dieser Austausch eine gute und wichtige Sache. In einer agilen Geschäftswelt gilt es aber zweierlei zu hinterfragen: den starren Termin und den starren Ablauf. Wir zeigen Ihnen, warum das traditionelle Mitarbeitergespräch heute nicht mehr funktioniert und wie Sie zeitgemäß kommunizieren.

Einmal im Jahr ist zu wenig

Agile Märkte verlangen Tempo und Flexibilität. Produktentwicklungszyklen sind kürzer geworden, denn Kunden wollen eine neue Lösung nicht morgen, sondern am liebsten gestern. Aufgaben werden flexibel gewechselt, oft mehrmals im Jahr, denn die Ziele des Unternehmens ändern sich rasch und in der Folge ändern sich auch die Ziele der Mitarbeiter.

Welchen Nutzen bringt es Ihnen also, einmal im Jahr die Leistungen mit Ihren Mitarbeitern zu besprechen, wenn sich deren Aufgaben zwischenzeitlich zweimal geändert haben? Welchen Sinn hat es, auf das Gespräch am Jahresende zu warten, wenn Sie im Juni merken, dass die Motivation eines Mitarbeiters nachlässt – Sie sollten gleich mit ihm reden.

Woran es hakt

Viele Mitarbeiter sind mit einem Gespräch einmal am Jahresende nicht mehr zufrieden, die Gründe dafür sind vielfältig:

  • Systematische Bewertungs-Tools mit Tabellen, Skalen und Punkten empfinden viele als behäbig und für eine agile Welt nicht mehr zeitgemäß.
  • In der häufig gehandhabten Form finden keine Gespräche statt, sondern es werden Fragelisten abgearbeitet; dabei ist es kaum möglich, aufeinander einzugehen.
  • Meist steht das Ziel der Leistungsmessung und der daraus resultierenden Boni im Vordergrund. Mitarbeiter wünschen sich aber statt Bewertung ein wertschätzendes Gespräch, wo es um ihre Motive und Bedürfnisse geht.
  • Geld allein ist keine Motivation mehr, viele Menschen möchten Sinn in der Arbeit sehen. Dazu gehören größere Handlungsspielräume, die eigene Weiterentwicklung und direkte Rückmeldung.

Weg vom starren Termin: Situatives Feedback motiviert

Kennen Sie das: Sie haben ein schwieriges Problem bei einem Kunden gelöst, aber zurück im Unternehmen kräht kein Hahn danach. Wozu haben Sie sich bis spät in der Nacht abgemüht? Jeder freut sich über eine unmittelbare positive Rückmeldung, denn ein Lob nach Projektabschluss wirkt viel stärker, als wenn es erst Monate später zum Jahresende erfolgt, wo man schon längst in einem anderen Projekt vertieft ist.

Viele Mitarbeiter möchten gestalten und zum Geschäftserfolg beitragen, dazu brauchen sie Empowerment und mehr Handlungsspielräume. Mit regelmäßigen Gesprächen fühlt sich Ihre Belegschaft einbezogen und besser in die Prozesse integriert, das steigert die Motivation und die Identifikation mit Ihrem Unternehmen.

Wenn Sie mehrmals pro Jahr je nach Bedarf mit Ihren Mitarbeitern sprechen, können Sie auf Veränderungen des Marktes, der Produkte und der Unternehmensziele zeitnah reagieren. So stellen Sie bessere Teams zusammen und setzen jeden genau dort ein, wo er seine Talente am besten zur Geltung bringt.

Last but not least entwickeln sich regelmäßige Gespräche zu einem Teil des Arbeitsalltags und verursachen somit weniger Stress, weil es nicht auf einen einzigen Termin im Jahr ankommt.

Weg vom starren Ablauf: Miteinander reden wirkt

Jeder Job ist unterschiedlich und soll nicht in ein Korsett gedrängt werden. Wenn Führungskräfte den Inhalt der Gespräche selbst bestimmen dürfen, statt einem Bewertungsraster folgen zu müssen, können sie auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter und des Jobprofils eingehen.

Der einzelne Mitarbeiter fühlt sich besser verstanden, wenn seine Leistungen unmittelbar besprochen und reflektiert werden. Ebenso kann er seine Wünsche nach Weiterentwicklung konkret äußern. Das führt zu mehr Zufriedenheit und reduziert die Zahl der Kündigungen.
Anstelle von Rechtfertigungsdruck für bereits länger abgeschlossene Projekte, wo nichts mehr zu ändern ist, können Mitarbeiter und Führungskräfte nun im Projektverlauf ihre Erwartungen formulieren, abstimmen und so konstruktiv zusammenarbeiten.

Tipps für das Mitarbeitergespräch 4.0

  • Führen Sie schlanke, häufige und kürzere Gespräche.
  • Sprechen Sie offen (ohne Formular) über Ziele, Leistungen und Erwartungen – und zwar dann, wenn Bedarf ist.
  • Anstatt lange Bewertungstabellen auszufüllen, beginnen Sie ein wertschätzendes Gespräch. Das führt vielleicht nicht immer direkt zum Ziel, doch aus den Antworten Ihres Mitarbeiters erfahren Sie weitaus mehr über seine Motive, als wenn er in ein Raster eingeordnet wird.
  • Richten Sie den Blick nicht nach hinten, sondern ins Jetzt auf aktuelle Aufgaben und vorwärts auf künftige Anforderungen.

Die Formel von Zeit und Vertrauen

Es geht nicht nur darum, die traditionelle Form des Mitarbeitergesprächs zu ändern, vielmehr geht es um eine Veränderung der Kultur im Unternehmen: Statt vermessen und vergleichen stehen Vertrauen, Selbstorganisation und Empowerment im Mittelpunkt.
Das ist nicht selbstverständlich und geht auch nicht von heute auf morgen. Auf diesem Weg brauchen die Führungskräfte Unterstützung und dieses Coaching ist Aufgabe von HR. Dazu zählen etwa folgende Anleitungen: Wie gebe ich stärkenorientiertes Feedback, wie organisiere ich mich im Alltag um genug Zeit für häufigere Gespräche zu haben, wie können die individuellen Wünsche der Mitarbeiter nach Weiterentwicklung umgesetzt werden.

Agile Märkte verlangen flexibles Arbeiten in unterschiedlichen Projektteams und größere Handlungsspielräume jedes Einzelnen. Damit das funktioniert, braucht es Vertrauen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern. Dies baut sich nicht auf, indem einmal jährlich miteinander gesprochen wird. Vertrauen entsteht, indem beide Seiten regelmäßig Gelegenheit haben, Feedback zu geben und offen miteinander zu reden, nämlich wirklich offen. Schaffen Sie in Ihrem Unternehmen die Zeit und die Kultur dafür.

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