4 Schritte zum HR-Report als strategischem Tool

Definition HR-Reporting

Wie entwickelt sich der Frauenanteil im Management?
Wie hoch ist die Fluktuation in strategischen Abteilungen wie Kunden-Service oder R&D?
Steht in den nächsten Jahren in unserer Firma eine Pensionierungswelle bevor?

Die Personalabteilung muss viele strategische Aufgaben und Ziele im Blick haben und dabei hilft der HR-Report. Dieser bietet eine übersichtliche Zusammenfassung der HR-Aktivitäten, zeigt Erfolge und ermöglicht rechtzeitig Risiken zu erkennen und Maßnahmen ergreifen zu können. Voraussetzung ist die systematische Erfassung und Auswertung von Personaldaten. Der Bericht umfasst alle Kennzahlen, die ein Unternehmen als für sich strategisch relevant definiert hat.

Chancen und Herausforderungen

HR-Reporting ermöglicht

• Problembereiche zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen: Um beispielsweise den Anteil weiblicher Führungskräfte zu erhöhen, können Gehaltstransparenz oder ein möglicher Bias im Recruiting analysiert werden.
• Regelmäßiges Monitoring: Wenn Kennzahlen über Jahre hinweg vorliegen, können sie verglichen und Veränderungen erkannt werden, wie steigende Fluktuationsraten.
• Vorausschauende Planung: Bei einer bevorstehenden Pensionierungswelle können rechtzeitig Recruiting-Maßnahmen begonnen werden.

Damit HR-Reports zu einem nutzbringenden Instrument werden, müssen sie auf den Bedarf des Unternehmens zugeschnitten und klar verständlich sein. Als allererstes braucht es eine fundierte Datengrundlage, sonst können keine aussagekräftigen Ergebnisse ausgewertet werden. Um diese Herausforderungen anzugehen, sollten Sie folgende vier Fragen klären.

1 – Welche Kennzahlen sind für uns relevant?

Im HR-Bereich gibt es eine Vielfalt an Kennzahlen. Wählen Sie die Geeigneten aus, abhängig von Strategie und Situation Ihres Unternehmens. Beispielhaft führen wir verbreitete Kennzahlen an:

• Wichtig im Recruiting ist die Cost-Per-Hire, also was eine Neubesetzung Ihr Unternehmen kostet oder die Bewerbenden-Anzahl pro ausgeschriebener Stelle.
• Demgegenüber steht als wichtige Kennzahl die Fluktuationsrate; sie gibt an, wie lange die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durchschnittlich im Unternehmen verbleiben und ob es Probleme gibt, Arbeitskräfte zu halten. Sinnvoll sind hier zusätzliche Auswertungen nach Abteilungen oder Standorten. Auch die Abwesenheitsquote ist in diesem Zusammenhang ein wichtiger Indikator, wo man Warnsignale erkennen kann.
• Gehaltskosten gesamt oder pro Abteilung, die Entwicklung von Überstunden und ihre Kosten ermöglichen das Monitoring der Personalaufwände.
• Um die Belegschaft gesamthaft weiterzuentwickeln, empfehlen sich Kennzahlen zu Diversity: wie steht es um gemischte Teams (sowohl kulturelle als auch geschlechtliche Vielfalt), das heißt, bieten Recruiting oder Karriereförderung die notwendige Fairness. Kennzahlen für Performance messen die Zielerreichung und zeigen, wo möglicher individueller Förderbedarf besteht. Effekte von Weiterbildung können mit Scores für Schulungseffektivität gemessen werden, indem Leistungen vorher und nachher verglichen werden. Dazu gehören auch Weiterbildungskosten und –dauer.

TIPP: Achten Sie auf eine überschaubare Anzahl von Kennzahlen, die Ihnen wirklich Nutzen bringt. Das hängt zum Teil auch von der Unternehmensgröße ab.

2 – Wo sind die Daten?

Datenbasierte Erkenntnisse brauchen eine saubere Datengrundlage. Abhängig von den ausgewählten Kennzahlen müssen Sie nun ermitteln, wo die benötigten Daten herkommen. Solche Datenquellen sind z. B. die Lohnverrechnung, Systeme zur Arbeitszeiterfassung, Statistiken zu Urlauben oder sonstigen Abwesenheiten, Recruiting-Zahlen oder Mitarbeiterbefragungen.

Dazu kommen wesentliche Fragen zur Qualität: Wer ist für die Datenpflege verantwortlich? Sind die Zahlen aktuell? Denn alte oder fehlerhafte Daten sind keine verlässliche Grundlage für Zukunftsentscheidungen. Des Weiteren ist zu klären, ob und wie Sie die Daten aus unterschiedlichen Quellen möglichst einfach zusammenführen können.

TIPP: Man kann es nicht oft genug sagen: Personaldaten sind hochsensibel. Was Sie sammeln, speichern und auswerten unterliegt der DSGVO. So schreibt etwa das Prinzip der Datenminimierung vor, dass dies auf das notwendige Maß beschränkt sein soll.

3 – Wie werden die Zahlen verständlich?

Anschaulich und Orientierung gebend – so könnte man das A&O für die Gestaltung eines HR-Reports beschreiben. Mit übersichtlichen Dashboards, Tabellen oder Grafiken können Zahlen, Trends oder Abweichungen auf einen Blick gezeigt werden. Für verfeinerte Analysen sollte bedarfsweise auch die Aggregation auf verschiedenen Ebenen möglich sein, also das gesamte Unternehmen ergänzt durch die Sicht auf einzelne Abteilungen oder Teams. Diese Übersichtlichkeit vereinfacht in der Folge die Entscheidungsfindung, welche Maßnahmen mit welcher Dringlichkeit erforderlich sind.

Zu beachten sind die unterschiedlichen Zielgruppen, an die sich ein HR-Report wenden kann:

• Personalabteilung: Unterstützung bei Personalplanung und -entwicklung, Recruiting, Erkennen von Problemen wie Fluktuation.
• Management: Personalpolitik als Grundlage für die Unternehmensstrategie, Trends rechtzeitig erkennen, HR-Initiativen messen.
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Transparenz über die Personalarbeit und fair gestaltete HR-Maßnahmen.

TIPP: Excel und PowerPoint oder gar noch Papier haben im Berichtswesen ausgedient. Eine Personal-Software, die HR-Reports generieren kann, ist heute unabdingbar.

4 – Welche Tools brauchen wir dafür?

Wenn Sie Daten für Auswertungen in Excel-Tabellen übertragen, kostet das viel Zeit und birgt außerdem ein großes Fehlerpotenzial. Effizienz und Datenqualität bringt Ihnen eine HR-Software, aus der HR-Reports erstellt werden können:

• Die Personaldaten sind in der Software bereits enthalten. Die zentrale Speicherung stellt sicher, dass die Daten nicht doppelt und stets aktuell sind, ebenso werden gesetzliche Anforderungen in puncto Compliance und DSGVO erfüllt.
• Mit einem Modul für HR-Reports können Ihre benötigten Auswertungen einfach konfiguriert und die dazu erforderlichen Personaldaten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden.
• Dank Automatisierung ist der Aufwand gering, Sie können HR-Reports rasch und regelmäßig erstellen.

TIPP: Eine integrierte Lösung bringt Ihnen weniger Zeitaufwand, bessere Qualität und mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Fazit: Heben Sie den Schatz des Personalwissens

Sauber erstellte HR-Reports fassen die Personalarbeit zusammen und zeigen dorthin, wo Ihr Augenmerk liegen sollte. Sie ermöglichen den Abgleich mit den strategischen Unternehmenszielen und machen Entwicklungen sichtbar. Mit diesem zentralen Instrument steuern Sie Ihre Personalarbeit, indem Sie Prioritäten in Bezug auf Personalentwicklung, Mitarbeiterbindung und Recruiting festlegen und diese Tätigkeiten auch nachweisen können.