Ein Traditionsbetrieb auf dem Weg ins digitale Zeitalter
Die WINZER KREMS eG wurde vor über 80 Jahren gegründet und hat sich mittlerweile zum größten Qualitätsweinproduzenten Österreichs entwickelt. 900 Mitgliedsweinhauer aus der Stadt Krems und den umliegenden Weinbaugebieten sind in dieser Genossenschaft vereint, in deren Fokus höchste Weinqualität steht. Ein besonderes Anliegen der WINZER KREMS ist auch die Pflege der Tradition rund um das Kulturgut Wein. Die Weinerlebniswelt „SANDGRUBE 13 wein.sinn“ bildet das Herzstück des Betriebes. In mehreren Stationen können Besucher hier den Weg des Weins vom Weinstock bis zum Glas verfolgen. Die Gäste erfahren alles über Wein seine Herstellung. Die ganzjährige enge Kooperation zwischen Weinfachleuten und den Winzern stellt sicher, dass die Weingärten nachhaltig und naturnahe bewirtschaftet werden. Neben der Pflege des traditionsreichen Handwerks des Weinbaus setzt das Unternehmen bei der Gestaltung seiner betrieblichen Abläufe aber auch verstärkt auf digitale Infrastrukturen – beispielsweise im Personalbereich.
Schon früh entschieden sich die WINZER KREMS für eine Partnerschaft mit Sage DPW. Gestartet wurde vor rund 20 Jahren mit einer Software für Lohnverrechnung. Aktuell werden 86 Mitarbeiter Monat für Monat mit der elektronischen Personalverrechnung abgerechnet. In den folgenden Jahren kamen Module für die Abrechnung von Reisekosten und die Erfassung von An- und Abwesenheiten dazu. Vor zwei Jahren stand das Unternehmen vor einer besonders großen Herausforderung: Aufgrund personeller Veränderungen in der IT-Abteilung des Unternehmens mussten rasch neue und einfachere Lösungen gefunden werden. Ing. Ludwig Holzer, MSc, Geschäftsführer bei WINZER KREMS erinnert sich: „Sage DPW hat uns in dieser schwierigen Zeit nicht nur technologisch im Blick auf die bei uns implementierte Personal-IT unterstützt, sondern auch fachlich-beratend mit der Expertise seiner Fachleute vor Ort.“
Eine der zentralen Entscheidungen im Rahmen dieses Prozesses war, neue Schritte in Richtung Digitalisierung zu gehen. Die Verantwortlichen haben die alte IT-Infrastruktur durch neue Systeme ersetzt. In nur wenigen Wochen wurde das HRWebportal im Unternehmen implementiert. „Sage DPW ist damals für uns zu einem strategischen Entwicklungspartner geworden, der auf unsere Bedürfnisse mit individuellen Lösungen eingegangen ist und Kosteneinsparung aufgezeigt hat. Unsere Mitarbeiterverwaltung war damit fit für die Zukunft“, so Holzer über die Zusammenarbeit.
Das HR-Webportal: Erleichterung für alle Mitarbeiter
Die Implementierung des Webportals von Sage DPW bedeutete für die Mitarbeiter der WINZER KREMS eine Vereinfachung des Arbeitsalltags. Rein administrative Tätigkeiten wurden erheblich reduziert. Über den sogenannten „Employee SelfService“ können Angestellte nun ihren Urlaub selbst digital beantragen, Arbeitsstunden eingeben oder sich den Lohnzettel herunterladen und ausdrucken. Die Firmenleitung hat zudem die Möglichkeit, die Urlaubsanträge der Mitarbeiter umgehend elektronisch zu bearbeiten und zu genehmigen – unabhängig von Ort und Zeit. Bei der Einführung des Webportals im Unternehmen setzten die Verantwortlichen verstärkt auf den internen Wissenstransfer im Betrieb. Ein Schulungsteam von Sage DPW führte einige Mitarbeiter der Genossenschaft in das neue System ein. Diese „Keyuser“ konnten sich anhand von Testversionen mit dem Webportal vertraut machen, um das angeeignete Wissen intern an alle weiterzugeben. „Manche Mitarbeiter waren anfangs noch recht skeptisch, aber schnell konnten alle ins Boot geholt werden. Die einfache Bedienbarkeit sowie die Reduktion des manuellen Aufwands überzeugten innerhalb kürzester Zeit“, erklärt Robert Zillner, Personalverantwortlicher bei WINZER KREMS.
Automatisierung mit dem Modul Reise
Das HR-Webportal unterstützt im Unternehmen auch beim Thema Dienstreisen. Für viele Außendienst-Mitarbeiter war die Reisekostenabrechnung meistens mit erheblichem Verwaltungsaufwand verbunden, der sich jedes Mal aufs Neue wiederholte. Das Resultat: Fällige Abrechnungen wurden häufig über mehrere Wochen hinweg aufgeschoben. Seit der Einführung des Self-Service Portals gehört dies der Vergangenheit an. Mit dem neuen System können Daten und Belege der Geschäftsreisen täglich über das Web-Portal erfasst werden. Der Antrag wird automatisch zur Bearbeitung weitergeleitet und die Bestätigung der Genehmigung erfolgt von der Personalabteilung via E-Mail. Außerdem erfolgt die Berechnung aktueller Wechselkurse und der Tagesgelder für In- oder Ausland automatisch. Die Reisekosten werden abschließend in die Personalverrechnung überspielt, damit es Monat für Monat zu einer korrekten Lohnabrechnung kommt.
„Sage DPW ist für uns zu einem strategischen Entwicklungspartner geworden, der auf unsere Bedürfnisse mit individuellen Lösungen eingegangen ist und Kosteneinsparung aufgezeigt hat.“
Ing. Ludwig Holzer, MSc
Geschäftsführer, WINZER KREMS
Personalmanagement
