Erfolgsgeschichte Mit dem Aufzug in die Cloud

DSGVO-konforme Personaldaten und mobile Reiseabrechnung bei TK Aufzüge

Gebäude werden höher und Städte größer, in denen Menschen jeden Tag weite Strecken zurücklegen müssen. TK Aufzüge stellt daher mit dem Leitsatz „move beyond“ Mobilität in den Mittelpunkt der Tätigkeiten, um das Alltagsleben der Menschen einfacher zu machen. So hat man sich in Österreich und weltweit zu einem der führenden Unternehmen entwickelt, wenn es um Gebäudemobilität mit Personen- und Lastenaufzügen, Fahrtreppen oder Fluggastbrücken geht. Der Weltkonzern hat hierzulande acht Standorte mit rund 450 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, der Hauptsitz ist in Wien. Das Portfolio umfasst die Neuinstallation, Modernisierung sowie Wartung und dazu erklärt Kurt Vogl, Personalleiter und Teil des Managementteams bei TK Aufzüge: „Der größte Teil unserer Belegschaft sind Monteure im Kundendienst. Sie sind in allen Bundesländern unterwegs, weil jeder Aufzug ein bis mehrmals pro Jahr gewartet werden muss, damit er sicher und effizient funktioniert.“

Datensicherheit mit der Cloud

Es sind also viele Monteure, die regelmäßig bei den Kunden tätig sind – und das bedeutet viele Reiseabrechnungen für das dreiköpfige Team in der Personalverrechnung. Damit jede Art von Abrechnung verlässlich erfolgen kann, setzt man auf eine umfassende HR-Software, die auch strategische Aufgaben wie Personalplanung und -controlling abdeckt. Dazu Vogl: „Wir haben seit einigen Jahren Sage DPW Cloud mit vielen Modulen im Einsatz und ich schätze die Sicherheit, dass die Lösung in einem professionellen Rechenzentrum und im österreichischem Rechtsgebiet läuft. Denn Datenschutz ist besonders im Personalbereich ein heißes Thema und das ist von Sage optimal abgedeckt.“ Auch in Bezug auf gesetzliche Voraussetzungen in der Lohnverrechnung schätzt Vogl die lokale Zusammenarbeit: „Ich bin froh, dass wir einen Softwareanbieter haben, der auf den österreichischen Markt spezialisiert die Lösung programmiert und umsetzt.“ So ist man im kritischen Personalbereich unabhängig von technischen Ressourcen der Konzern-IT und mit Edge als Internetbrowser am Computer, sowie mit Sage DPW Mobil am Smartphone, wird eine Vielzahl von Funktionen täglich und einfach von der gesamten Belegschaft genutzt.

Sage DPW Mobil vereinfacht die Abrechnung

Zu den eifrigsten Nutzern von Sage DPW Mobil zählen die Monteure: Sie erfassen unterwegs ihre Zeiten, fotografieren mit dem Smartphone Spesenbelege und verbinden diese mit ihrer Dienstreise. Ihre Vorgesetzten erhalten automatisch alle Informationen und nach Freigabe geht der Workflow in die Verrechnung, erklärt Vogl: „Wir haben einen komplexen Kollektivvertrag mit Zulagen und Aufwandsentschädigungen. Alles ist über die Zeitwirtschaft im System hinterlegt, ebenso die Lohnarten. So kann die Abrechnung in hoher Qualität erledigt werden, weil kein Abschreiben nötig ist, wo Fehler passieren können.“ Die Schnelligkeit wirkt sich für die Monteure als Geldvorteil aus, denn Spesen werden auch unterm Monat ausbezahlt, in der Lohnverrechnung werden sie am Monatsende angedruckt. Ebenso einfach und papierlos sind Urlaubsanträge, nicht einmal ein Computer ist notwendig, denn am Smartphone kann man Antrag oder Genehmigung zwischendurch erledigen.

Reporting: planen, kontrollieren, steuern

„Mein persönlicher Favorit ist das Report-Modul in Verbindung mit dem Budget-Modul, damit ist es einfach, ein gutes Budget für Personalkosten im Detail zu planen. Ich kann auch Varianten rechnen, etwa wenn noch nicht bekannt ist, wie sich der Kollektivvertrag entwickelt“, sagt Kurt Vogl, der Steuerung, Strategie und Controlling verantwortet. Mit der Forecast-Funktion können dann im laufenden Geschäftsjahr Abweichungen zum Personalbudget auf Knopfdruck kontrolliert und gegenüber dem Konzern dargestellt werden. „Das Reporting ist mein Steckenpferd, weil man automatisiert schnell erkennt, wo das Unternehmen effizienter werden soll oder wo mögliche Probleme sind“, betont Vogl. So könne etwa auf steigende Krankenstände oder Überstunden in einem Bereich reagiert und Kapazitäten nachgezogen werden.

Schriftverkehr, Personalakt und DSGVO

Umfassend eingesetzt wird das Modul Schriftverkehr: Sämtliche Dokumente, die Arbeitnehmende von TK Aufzüge erhalten, werden darüber erstellt, wie Dienstvertrag, Vertragsergänzungen oder Infos vom Betriebsrat. Im System wurden Musterdokumente hinterlegt und dieser kleine anfängliche Aufwand rentiert sich bei jedem Schriftstück, denn nun können auf Knopfdruck Dokumente erstellt und dazu Daten aus der Lohnverrechnung wie Name oder Gehalt fehlerfrei übernommen werden.

Der digitale Personalakt zeigt seine Vorteile bei acht Niederlassungen und Home-Office, denn die Personalabteilung kann jederzeit auf alle Unterlagen zugreifen. Alte Dokumente wurden eingescannt und neue werden sowieso digital im Schriftverkehr erstellt. Über das Modul Recruiting fließen BewerberStammdaten bei Anstellung automatisch in den Personalakt. Wenn jemand aus dem Unternehmen ausscheidet, müssen nach einer Frist laut Datenschutzgrundverordnung die Daten gelöscht werden, dazu Vogl: „In der Welt von Sage sind wir gut aufgehoben, denn DSGVO-Konformität ist genau umgesetzt und das ist für uns ein großes Plus.“ Die DSGVO verlangt auch das Führen eines zentralen Verfahrensregisters. Für Anwender ist das mühsam und zeitraubend, denn sie müssen wissen, was in welchem Datenfeld gespeichert wird und jede Änderung durch den Softwarelieferanten nachziehen. DPW punktet für Vogl auch hier: „Sage stellt uns ein zentrales Verfahrensregister als Muster zur Verfügung. So sind wir gesetzlich auf der sicheren Seite und ich kann mich um unsere Angestellten kümmern, das mache ich viel lieber.“

Effizient und up-to-date mit DPW 24 Learning

Menschen sind tagtäglich in Bewegung, doch auch gesetzlich bewegt sich viel in der Lohnverrechnung. Die erforderliche Weiterbildung ermöglichen Online Schulungen mit Sage DPW 24 Learning, die das HR-Team im Home-Office oder im Büro nach Bedarf nutzt. Software Updates bringen Systemoptimierungen und Kurt Vogl schätzt die frühzeitige Ankündigung: „Dann führen wir das zeitnah ein, denn jede Weiterentwicklung spart Zeit; ebenso hilfreich sind für uns Schulungen mit Tipps und Tricks. Mit DPW ist unsere Personalarbeit effizient und wir haben mehr Zeit, geeignete Leute zu finden und diese als guter Arbeitgeber zu pflegen.“

Zusammenfassung der Vorteile von Sage DPW

• Datensicherheit mit Cloud im professionellen Rechenzentrum
• Personaldaten DSGVO-konform abgelegt
• Sage DPW Mobil beschleunigt Abrechnung im Kundendienst
• Personalkosten auf Knopfdruck mit Reports und Budget
• Online-Schulung ermöglicht Weiterbildung nach Bedarf

„In der Welt von Sage sind wir gut aufgehoben und schätzen die Sicherheit, dass DPW Cloud in einem professionellen Rechenzentrum und im österreichischem Rechtsgebiet läuft. Auch die DSGVO-Konformität ist in der Personalarbeit ein großes Plus.“

Kurt Vogl
Personalleitung Österreich & Schweiz, TK Aufzüge GmbH