Erfolgsgeschichte Entwicklung am Puls der Zeit

Expertenteams tüfteln ständig an Weiterentwicklung und effizienten Prozessen, sowohl für die mechatronischen Lösungen von Dorninger Hytronics, als auch für die Personalverrechnung von Sage.

„Wir sind ein Produktionsbetrieb und dafür passt Sage in der Lohnverrechnung gut, weil man den gesamten Prozess abbilden kann, so ergibt sich ein rundes System“, sagt Dieta Dorninger. Als Leiterin des Personal- und Rechnungswesens bei Dorninger Hytronics hat sie das Wachstum des Unternehmens tatkräftig begleitet, das heute etwa 210 Beschäftigte zählt, darunter Lehrlinge in der Produktion und IT.

Dorninger Hytronics entwickelt und fertigt Hydraulikkomponenten wie Aggregate, Steuerblöcke oder Zylindersysteme und hat zusätzlich eine Sparte für Fahrsicherheitstechnik. Als Vorreiter in der Branche setzte das Ingenieursteam der Mechatronikabteilung früh auf die Servoantriebs Technik. Mit Erfolg, denn produzierende Unternehmen auf der ganzen Welt in Branchen wie Kunststoff, Papier, Metallurgie oder Energietechnik verwenden Maschinen, die mit Komponenten aus Oberösterreich leise und energieeffizient laufen. Die jeweils maßgeschneiderten Gesamtlösungen bringen den Kunden Wettbewerbsvorteile.

Effiziente Prozesse

In der Personalarbeit werden vier Module von Sage genutzt: Die Lohnverrechnung, die pünktlich erfolgen muss, sowie Zeiterfassung, Abwesenheit und Reise, u.a. um die weltweiten Montagen korrekt abzurechnen. Im System können für die Produktion Zulagensysteme oder Prämien, bzw. im Verkauf Provisionssysteme abgebildet werden. Dazu Dorninger: „Praktisch ist, dass die Zeitliste direkt in die Lohnverrechnung übernommen werden kann, denn da geht es um die Überstunden. Bei der Zeiterfassung ist für mich wichtig, dass die Zeiten von der Uhr übernommen und minutengenau aufgezeichnet werden.“ Lohnzettel und Zeitlisten können die Arbeitskräfte selbst elektronisch abrufen, so sind alle aktuell informiert.

Effizientes Arbeiten mit Sage DPW ist in der Personalverrechnung wichtig; warum, erklärt Dieta Dorninger so: „Im Personalwesen gibt es ja viele Tätigkeiten, zum Beispiel neue Arbeitskräfte zu finden. Außerdem ist uns bei Dorninger der persönliche Kontakt zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wichtig – dafür muss Zeit sein.“ Sie schätzt die gute Integration von ERP- und Sage-Lösung, wobei sie genau abwägt, welche Funktionen wo am besten genützt werden. „Heute gibt es einen Wildwuchs an Tools, aber irgendwann kommt man drauf: Je weniger, desto besser. Denn die IT soll nicht aufhalten, sondern Prozesse beschleunigen“, so Dorninger weiter.

Sensible Daten sind jetzt sicher in der Cloud

Seit Gründung des Unternehmens 2008 setzt Dorninger Hytronics auf Sage DPW und Dieta Dorninger kennt die Lösung fast 30 Jahre, nämlich von Dorninger Industriehydraulik GmbH, wo sie früher tätig war; in der langen Zusammenarbeit bewertet sie die ständige Weiterentwicklung positiv: „In der Personalverrechnung haben wir mit sensiblen Lohndaten zu tun und da überlegt man sich gut bei Sage, was sie immer wieder verbessern, bzw. welche technischen Neuerungen sie empfehlen können.“

So kam es kürzlich zum Wechsel in die Cloud. Diese strategische Entscheidung unterstützte die Geschäftsleitung, denn nun sind die Personaldaten im Rechenzentrum von Sage sicher abgelegt und bestmöglich vor fremdem Zugriff oder Verlust geschützt. Außerdem werden Updates automatisch und zeitgerecht eingespielt, sodass dies nicht mehr selbst gemacht werden muss. Mitentscheidend war ebenfalls, dass das Modul Reise künftig eine Web-Anwendung ist. „Die Übernahme der gesamten Datenbank ins Rechenzentrum hat nur ein paar Stunden gedauert. Ich arbeite jetzt zum Teil mit dem Client und zum Teil im Web und war gespannt, ob ich anfangs mehr Zeit brauche. Aber alles auf der Oberfläche von Sage ist verständlich, ich musste mich im Web nicht neu einarbeiten, das geht nahtlos und das finde ich sehr angenehm“, berichtet Dorninger über den schnellen und einfachen Umstieg.

Kompetente Unterstützung, wenn es schnell gehen muss

Trotz 30-jähriger Routine in der Personalverrechnung gab es für Dieta Dorninger eine neue große Erfahrung und das war die Corona Pandemie mit all ihren kurzfristig notwendig gewordenen Neuerungen, wie der Kurzarbeit: „Ich habe unserem Ansprechpartner bei Sage gesagt, dass ich die Änderungen kurzfristig brauche, denn die Lohnverrechnung muss pünktlich sein, im Hintergrund hat ja das Arbeitsmarkt-Service gewartet und stimmen sollte alles auch. Das ist für mich ein Beispiel, wo die Zusammenarbeit mit Sage wirklich gut funktioniert hat und wir uns keine Sorgen machen mussten.“

In wenigen Wochen wurde vom Sage-Team das Lohn-Programm geändert und Funktionen neu aufgesetzt. Damit war es jedoch nicht erledigt, denn bekanntlich kamen in der Folge zahlreiche weitere gesetzliche Änderungen, die alle verlässlich im Lohn von Sage DPW eingespielt wurden. Eine sehr anspruchsvolle Zeit aus Sicht der Personalverrechnung, denn im Normalfall kommen gesetzliche Regelungen nicht von heute auf morgen; jedoch bei der Kurzarbeit gab es keine Zeit, sich vorzubereiten, es hieß rasch handeln und das hat gut geklappt.

Erreichbarkeit ist das Wichtigste

Wie für jedes Anwenderunternehmen ist auch für Dorninger Hytronics die schnelle Erreichbarkeit in der Zusammenarbeit mit dem Anbieter ein wichtiger Punkt. „Ich frage eher selten nach und wenn, dann ist es ein spezifisches Problem, zum Beispiel eine Rückfrage der Krankenkasse über einen Vorgang vor drei Jahren. Das ist oft leider so, dass man die Antwort dann gleich braucht und dass darauf persönlich eingegangen werden muss“, beschreibt Dorninger die Herausforderung. Die Einführung des Ticket-Systems im Call-Center von Sage vor einigen Jahren hat die Antwortzeiten nochmals verbessert, Anfragen können telefonisch oder – noch praktischer – per E-Mail gestellt werden und alles ist verlässlich dokumentiert. Dazu Dorninger: „Software Updates sind natürlich ein wichtiger Service des Anbieters. Aber schnell auf Anfragen zu reagieren, das ist aus meiner Erfahrung eigentlich das Wichtigste. Bei Sage geht das wirklich rasch, das Ticket-System funktioniert und so soll es bleiben.“

Zusammenfassung der Vorteile von Sage DPW

• Cloud sorgt für verlässlich laufenden Betrieb
• Automatische Updates sind pünktlich und ersparen IT-Aufwand
• Gesamtlösung vereinfacht die Arbeit der Lohnverrechnung und reduziert Fehler
• Beschäftigte können ihr Zeitkonto jederzeit selbst einsehen
• Up-to-date bleiben mit DPW24 Lernplattform

„In der Personalverrechnung haben wir mit sensiblen Lohndaten zu tun und da überlegt Sage regelmäßig technischen Neuerungen. So fiel bei uns die strategische Entscheidung zum Wechsel in die Cloud und die Übernahme ins Rechenzentrum hat schnell und nahtlos funktioniert.“

Dr. Dieta Dorninger
Leiterin Personal- und Rechnungswesens, Dorninger Hytronics