Routineaufgabe? KI, übernehmen Sie!

Künstliche Intelligenz ist da und es ist ratsam, sich aktiv damit auseinanderzusetzen. Wir zeigen zahlreiche Beispiele, wo KI im Personalwesen Nutzen bringt und wo Grenzen gezogen werden sollten.

Viele Jobs bzw. Tätigkeiten werden sich durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) verändern oder haben sich bereits geändert, manche werden sogar verschwinden und dafür neue entstehen. Dabei geht es vor allem um repetitive Tätigkeiten, die eine Maschine in der Regel schneller und fehlerfrei erledigen kann, weil wir Menschen eben eine begrenzte Konzentrationszeit haben. Und wir in der Regel Routineaufgaben auch nicht so mögen. Diese Entwicklung betrifft natürlich auch Aufgaben in der Personalabteilung.

Datenbasierte Entscheidungen …

Human Resources sammelt viele Daten, doch oft fehlt es an der Zeit, diesen Schatz auszuwerten und damit für die Firma nutzen zu können. Für Datenanalysen, auch durch Zusammenführen aus verschiedenen Quellen, ist KI perfekt geeignet, wie diese Beispiele zeigen:

  • Die Mitarbeiterzufriedenheit steht angesichts des Personalmangels im Fokus der Aufmerksamkeit. Mit Hilfe von KI kann eine Korrelation von Verhalten und Zufriedenheit ermittelt werden, mit Fragen wie: Gibt es Zusammenhänge zwischen Kommen-und-Gehen der Beschäftigten und potentiellen Kündigungen?
  • Chancen für Weiterentwicklung fördern die Zufriedenheit der Belegschaft und damit die Bindung ans Unternehmen. Die Zusammenführung von Daten über Skills, mögliche Kurse und nachzubesetzende Stellen verbessert die interne Karriereplanung.
  • Hochsaison im Sommer oder zu Weihnachten – aber wie sieht es mit der Verfügbarkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus? Hier können KI-unterstützte Vorhersagen helfen, indem Personalengpässe zu gewissen Zeiten im Jahr analysiert werden, z.B. wahrscheinliche Krankenstände. So kann für die Personaleinsatzplanung in kritischen Zeiten rechtzeitig vorgesorgt werden.

… verbunden mit Bauchgefühl, Erfahrung und Vorsicht

Das oft zitierte Bauchgefühl, bzw. das Abwägen und die finale Entscheidung durch das HR-Team kommen dabei nicht zu kurz – im Gegenteil: Wer weniger Zeit investieren muss, um Daten mühsam zusammenzusuchen oder aufzubereiten, kann sich in Ruhe auf persönliche Gespräche und Entscheidungen konzentrieren.

Es gilt, die richtigen Schlüsse aus den von der KI gelieferten Ergebnissen zu ziehen, denn Zahlen allein können zu fehlerhaften Entscheidungen führen. Problematisch kann es werden, wenn nicht bekannt ist, wie der KI-Algorithmus die Daten ausgewertet hat, etwa wenn er eine Liste geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten erstellt: So kann bei Stellenbewerbungen für einen Marketingjob das Kriterium „Auslandserfahrung“ wichtig sein, bei einem Buchhaltungsjob aber hat es wenig Relevanz. Besondere Vorsicht ist beim Trainieren von KI angebracht. Denn mögliche diskriminierende Entscheidungen setzen sich damit fort, z.B. wenn bei der Personalauswahl für Technik-Jobs in der Vergangenheit Männer bevorzugt wurden, auch wenn Frauen dieselben Qualifikationen hatten. Kriterien wie Vielfalt, Gleichberechtigung sowie Ziele müssen daher explizit festgelegt und mittrainiert werden. Das HR-Team sollte die von der KI gelieferten Ergebnisse regelmäßig mit eigenen Erfahrungen, Erwartungen und geplanten Änderungen kritisch abgleichen.

Daten erfassen und Fehler erkennen

Nicht nur beim Analysieren, auch beim Erfassen von Daten kann KI helfen, denn korrekte Daten sind die Grundlage für die darauf basierenden Analysen, von denen wir vorher gesprochen haben.

  • Die Übernahme von Daten aus Bewerbungen kann automatisch erfolgen und gleichzeitig bereits aufgrund von Kennzahlen oder Kriterien eine Vorauswahl erstellt werden.
  • Bei der Reisekostenerfassung können Beschäftigte durch jeweils individuell passende Vorschläge bei der Eingabe unterstützt werden. Ebenso können häufige Fehleingaben registriert werden, um so das Tool zu verbessern.
  • KI kann auffällige Muster in der Lohnverrechnung erkennen. Damit können einerseits Fehler entdeckt werden, aber auch Betrug.

Exkurs zu ChatGPT

Das wohl mit Abstand bekannteste und am meisten genutzte KI-Tool ist ChatGPT von OpenAI. Wer es ausprobiert, kommt mit KI in Kontakt und diese wird entmystifiziert: Es ist ja eine Maschine, gefüttert mit menschlichem Wissen, die mit Wahrscheinlichkeiten operiert. Wichtig ist jedoch, die Beschäftigten auf die damit einhergehenden Gefahren aufmerksam zu machen. Denn OpenAI verwendet die eingegebenen Daten zum Training der Software ChatGPT. Firmengeheimnisse wie Besprechungsinhalte oder Produktkonzepte gelangen daher in den Besitz von OpenAI – prominentes Beispiel ist etwa Samsung. Natürlich nutzen auch Cyberkriminelle den KI-Boom und so werden im Darknet mehr als 100.000 Zugangsdaten für ChatGPT gehandelt, der Industriespionage sind die Tore weit geöffnet. Laut einer Studie mit Büroangestellten in den USA und dem UK geben 38% Daten an die KI weiter, die sie einem Freund in einer Bar nicht einfach so verraten würden. Einige Unternehmen, wie die Deutsche Bank oder Accenture, reagierten mit einem Verbot von KI-Tools.

Ausprobieren fördern

Die meisten Firmen gehen jedoch mit der Zeit, denn die KI-Technologie ist nun mal da. Sie versuchen, einen ausbalancierten Weg zwischen der verlockenden Effizienz mit KI und den damit verbundenen Risiken zu finden. So empfehlen Experten, Richtlinien auszuarbeiten, z.B. in welchen Bereichen mit KI experimentiert werden darf, etwa beim Erstellen von Marketingtexten oder zur Ideensuche. Auch rechtliche Aspekte sind zu klären. Welche Informationen dem KI-Modell nicht zur Verfügung gestellt werden dürfen, sollte klar kommuniziert werden. Im HR-Bereich ist dies ebenso ein sensibles Thema, weil es oft um personenbezogene Daten geht.

Es ist nachvollziehbar, dass viele Beschäftigte sich Sorgen machen, ob oder wann ihr Job durch eine Maschine ersetzt wird. Diese Sorgen sollten ernstgenommen und angesprochen werden. Mit einer Kultur der Aufgeschlossenheit und des Ausprobierens kann das Verständnis von neuen Technologien gefördert werden. Im Personalbereich sollte das HR-Team Chancen evaluieren und sich überlegen, wie KI-Technologie sinnvoll genutzt werden kann, sodass sie dem Menschen dient.

Weiterführende Ressourcen

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