Erreichbar sein, Pause machen – Checkliste für organisatorische Spielregeln

Im Büro zu Hause verschwinden leicht die Grenzen zwischen Arbeit, Familie und Freizeit. Klar ausgesprochene Regeln geben hier wichtige Struktur und verhindern missverstandene Erwartungshaltungen und damit Stress. Nutzen Sie die Checkliste, um erste Spielregeln gemeinsam zu erarbeiten und in der Folge regelmäßig zu adaptieren.

Home-Office Richtlinie ist dringend gewünscht

79 %der befragten Mitarbeiter würden – wenn sie einen Tag Manager ihres Unternehmens wären – als Erstes eine umfassende Home-Office Richtlinie etablieren.

Das ist das durchaus bemerkenswerte Ergebnis der Workforce Studie von Cisco im August, wo mehr als 10.000 Beschäftigte von KMU bis zu Konzern aus 12 Ländern der EU sowie aus Russland befragt wurden. Dieses zeigt klar: Neben der ergonomischen Einrichtung des Arbeitsplatzes zu Hause (mit der wir uns im ersten Teil dieser Serie beschäftigt haben), braucht Home-Office auch organisatorische Spielregeln, damit die Erwartungen von Arbeitnehmern und Arbeitgebern erfüllt werden.

Unklare Regeln belasten

Wie die Realität aussieht, zeigt folgende Erhebung des Instituts für Soziologie an der Uni Wien, befragt wurden knapp 500 Personen, die seit April 2020 zu Hause arbeiten:

  • 53% hatten eine genau festgelegte Arbeits- bzw. Kernarbeitszeit.
  • 41% fühlte sich verpflichtet, außerhalb der vereinbarten Arbeitszeit erreichbar zu sein.
  • 40% der Mitarbeiter wurde von ihrem Arbeitgeber nicht klar kommuniziert, wann sie erreichbar sein sollen.
  • Für 57 % verteilte sich die Arbeit „von früh bis spät“; damit war eine klare und verlässliche Trennung zwischen Arbeitszeit und Hausarbeits- und Familienzeit bzw. Freizeit für einen großen Teil der Arbeitnehmer im Home-Office nicht gegeben.

Die Forscher orten aufgrund der Ergebnisse einen Bedarf an Regulierung und klaren Vereinbarungen bezüglich Arbeitszeit, Erreichbarkeit und Kontrolle; denn unklare Vorgaben und (vermeintlich) ständige Erreichbarkeit belasten.

Es brauche niedergeschriebene Regeln, weil die Mitarbeiter sonst mit unausgesprochenen Regeln konfrontiert sind. Sind Spielregeln für Home-Office klar aufgeschrieben, weiß jeder, was zu tun ist – bestätigt auch Michael Bartz, Professor an der IMC FH Krems.

Checkliste für produktives, gemeinsames Arbeiten im Home-Office

Damit Regeln langfristig funktionieren und wirken, müssen sie gemeinsam erarbeitet, implementiert und regelmäßig evaluiert werden.

Team zusammenstellen

  • Holen Sie alle relevanten Stakeholder ins Team, das die Leitlinien erarbeiten soll: Mitarbeiter, Führungskräfte und – je nach Organisation und Größe Ihres Unternehmens – Betriebsrat und Geschäftsführung.
  • Achten Sie, dass bei der Konstituierung des Teams alle mit ihren Bedürfnissen entsprechend repräsentiert sind, also auch Teilzeitbeschäftigte oder Mitarbeiter mit Kindern oder jene, die Angehörige pflegen.
  • Wenn Ihr Unternehmen etwa 20 bis 30 Mitarbeiter hat, sollte das Team aus 4 bis 5 Personen bestehen; je größer, desto mehr. Kleinere bis Kleinstunternehmen dagegen machen sich Spielregeln am besten direkt aus.

Organisatorische Regeln definieren

  • Obergrenze für Home-Office Tage, unterschieden in Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte
  • Elektronischer Kalender und Erreichbarkeit: Was wird wie eingetragen, Transparenz, Schutz vor Verschwimmen der Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit, Erreichbarkeit an Randzeiten
  • Elektronisches Begrüßen und Verabschieden, z.B. mittels Chat – das erleichtert die Koordination in Teams
  • Pausen im Home-Office: in dieser Zeit müssen Mitarbeiter nicht ans Telefon gehen
  • Innerhalb von welchem Zeitfenster wird mit einer Reaktion (z.B. auf ein Mail) gerechnet
  • Zeiten für Kinderbetreuung und/oder Pflege von Angehörigen
  • Welche Tätigkeiten erfordern Präsenz im Büro
  • Mindestbesetzung im Büro
  • Gemeinsame Meeting-Tage im Büro
  • Umgang mit Fenstertagen, Feiertagen, Überstunden
  • Kleidung, auftreten, telefonieren im Home-Office, relevant v.a. für Videokonferenzen

Kommunizieren, implementieren, evaluieren

  • Sehen Sie die erste Fassung der Spielregeln als Entwurf.
  • Präsentieren Sie die Regeln der Belegschaft und ermuntern Sie zu Feedback – je mehr, desto besser.
  • Schließen Sie eine erste Evaluation nach etwa 2 Monaten ab, daraus entsteht die verbesserte Version der Spielregeln.
  • In der Folge sollten sie jährlich weitere Evaluationen durchführen.

Besser wenige Spielregeln, als gar keine

Die Checkliste ist umfangreich, aber das soll sie nicht hindern, mit den organisatorischen Spielregeln zu beginnen. Fangen Sie mit den dringendsten Punkten an und sehen Sie den Prozess iterativ, wo alle Beteiligten noch einiges dazulernen werden. Jede einzelne niedergeschriebene Regel verhindert Missverständnisse und Unsicherheit. Auch wenn es zu Beginn noch wenige Leitlinien sind: Sobald Ihre Mitarbeiter wissen, was verlangt ist und was nicht, fördert diese Struktur das Wohlbefinden und damit den Erfolg Ihrer Teams bzw. Ihres Unternehmens.

In der Checkliste haben wir Ihnen die wichtigsten Punkte im Überblick zusammengestellt. Weiterführende detaillierte Informationen und Erklärungen finden Sie hier:

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