So etablieren Sie zielführendes Personalcontrolling

Warum Personalcontrolling

Die Mitarbeiter sind das wichtigste Kapital eines Unternehmens, gleichzeitig ist Personal auch ein großer Kostenfaktor. Personalcontrolling dient daher der Planung, Steuerung und Kontrolle der personalwirtschaftlichen Aktivitäten des Unternehmens. Mit Hilfe von Kennzahlen werden Personalentscheidungen abgeleitet. Beim Controlling geht es sowohl um die Entwicklung der Belegschaft selbst, als auch um die Abteilung Human Resources: welchen Beitrag leistet HR zum Unternehmenserfolg.

Der Head-Count und die Personalkosten sind die bekanntesten Kennzahlen. Für strategische Entscheidungen ist das natürlich zu wenig und nicht aussagekräftig. In der Literatur finden sich unzählige Kennzahlen, wie die lange detaillierte Liste der Haufe Akademie zeigt – welche aber sind nun relevant? Personalcontrolling ist eine junge Disziplin und vielfach noch nicht oder erst ansatzweise implementiert. Jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen, wir zeigen Ihnen die Schritte zu einem zielführenden Personalcontrolling.

1 – Analysieren Sie, welche Kennzahlen die Stakeholder im Unternehmen benötigen

Die Geschäftsführung braucht einen Gesamtüberblick, wie Personalkosten, Altersstruktur, Frauenanteil oder Fluktuationsrate. Abteilungsleiter dagegen geht es ums Detail, z.B.: wie viele Bewerber gab es für meine ausgeschriebene Stelle. Um solche Auswertungen zu ermöglichen, müssen Sie die vorhandene Datenbasis evaluieren, d.h. woher Sie welche Kennzahlen erhalten, bzw. auswerten können.

Tipp: Beachten Sie, dass es neben quantitativen, auch qualitative Kennzahlen gibt: Die Stimmung der Belegschaft können Sie nur über Umfragen ermitteln.

2 – Beginnen Sie mit wenigen Kennzahlen

Erst mit dem Messen und Auswerten sehen Sie, ob sich daraus für Ihr Unternehmen relevante Entscheidungen ableiten lassen. So können bei Unternehmen, die die besten Köpfe suchen bzw. halten wollen, Kennzahlen für Ausbildungstage, Weiterbildungskosten, Fluktuation, Rekrutierungskosten oder qualifizierte Bewerber pro Stelle interessant sein. Beginnen Sie daher mit grundlegenden Informationen und erweitern Sie dann mit detaillierteren Analysen.

Tipp: Eine Kennzahl allein sagt oft noch nicht viel aus. Erst wenn Sie über einen längeren Zeitraum messen, können Sie Entwicklungen sehen und daraus Maßnahmen ableiten.

3 – Denken Sie strategisch

Für ein Gesamtbild, das strategische Personalentscheidungen ermöglicht, sollten alle relevanten Bereiche der Personalarbeit abgedeckt sein, wie Wirtschaftlichkeit, Mitarbeiterzufriedenheit, soziale Aspekte, sowie die Leistungsfähigkeit von HR. Die Auswahl wird für jedes Unternehmen verschieden sein, wir haben für Sie eine Liste der wichtigsten Kennzahlen zusammengestellt:

• Personalbestand als Indikator für die wirtschaftliche Entwicklung.
• Personalbedarf zur Planung, ob Mitarbeiter rekrutiert, umgeschult oder auch abgebaut werden müssen.
  Weiterführende Informationen liefern hier Kennzahlen für Altersstruktur, Überstundenquote oder Krankenstände. Steigender „Absentismus“ in einer Abteilung kann ein Indikator für ein Arbeitsklima sein, das sich verschlechtert oder es kann auch an der Altersstruktur liegen, hier gilt es dann genauer hinzuschauen.
• Personalkosten und Mitarbeiterproduktivität ebenfalls als Indikator für die wirtschaftliche Entwicklung. Produktivität zeigt das Verhältnis des Personalbestands zum Umsatz oder zu produzierten Waren. Nur im Zeitverlauf aussagekräftig.
• Mitarbeiterzufriedenheit ist eine Kennzahl, die immer mehr an Bedeutung gewinnt. Im Gegensatz zu zahlenbasierten harten Fakten müssen dazu regelmäßig Befragungen durchgeführt werden. Zur Erhaltung der Mitarbeiterproduktivität gilt hier besondere Aufmerksamkeit den Führungskräften und High Potentials, die Perspektiven wollen.
• Weiterbildungszeit bzw. -kosten, diese Kennzahlen werden als Faktor für die laufende Qualifikation der Belegschaft immer wichtiger, ergänzt durch weitere Analysen wie Art der Schulungen oder Vergleich zum Mitbewerb. Die Möglichkeit zu Lernen, erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit.
• Fluktuationsrate zeigt die Mitarbeiterbindung, bzw. -zufriedenheit. Verschlechterungen können an zu vielen Überstunden liegen oder an fehlenden Weiterbildungsmöglichkeiten – auch hier gilt es genau hinzuschauen. Ist im Zeitverlauf zu betrachten, kann auch gut im Vergleich genutzt werden, z.B. innerhalb der Branche.
• Recruiting Kosten zeigen sowohl die Effizienz der Personalsuche, als auch die Attraktivität der Arbeitgebermarke.

Tipp: Die Liste zeigt, dass für die Ursachenanalyse oft mehrere Kennzahlen einbezogen werden müssen. Damit die jeweiligen Stakeholder leichten Zugang zu den für sie relevanten Kennzahlen haben, empfiehlt sich ein zentrales Dashboard: Mit einer softwareunterstützen Lösung werden Kennzahlen definiert, Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen aggregiert und automatisch im gewünschten Zeitraum ermittelt. Entscheidungsträger können somit gezielt darauf zugreifen, sie erhalten transparente Kennzahlen und Reports.

Fazit: Setzen Sie in HR auf Fakten

Richtig ausgewählt, sind Kennzahlen ein wertvolles Werkzeug für die Personalstrategie, denn sie sind objektiv und unterstützen das Bauchgefühl (das erfahrene HR-Manger zweifellos haben) mit belegten Fakten. In einer komplexen Welt, wo sich Märkte verändern und Fachkräfte gefragt sind, funktioniert Personalarbeit nur mit fundierter Strategie und vorausschauender Planung. Mit einer optimierten Personalstrategie senken Sie auch die Personalkosten. Kennzahlen messen ebenso die Arbeit von HR und führen damit zu einer Aufwertung, denn so lässt sich der Beitrag am Unternehmenserfolg konkret und transparent belegen – und das Human Capital ist nun einmal das wichtigste Asset.