Digitale Prozessoptimierung

Automatisierung, Robotics und künstliche Intelligenz sind mittlerweile im Alltag vieler Menschen angekommen und machen das Leben vielerorts einfacher. Ein prominentes Beispiel in diesem Zusammenhang sind Spracheingabe- und Fernsteuerungsmöglichkeiten via Smartphone. Trotzdem ist das tiefere Wissen rund um diese Technologien und die konkreten Anwendungsbereiche noch verhältnismäßig gering. Aus diesem Grund sind vor allem noch viele Unternehmen in dieser Hinsicht zögerlich.

Doch gerade große Unternehmen können von gut durchdachten Automatisierungsstrategien und der Implementierung entsprechender Technologien besonders profitieren. Die aktuellen Entwicklungen im Zusammenhang mit der Corona-Krise haben in vielen Betrieben bereits zu einem deutlichen Digitalisierungsschub gesorgt, indem beispielsweise verstärkt in die technologischen Voraussetzungen für mobiles, also orts- und zeitungebundenes Arbeiten investiert wurde. Das zeigt: Unternehmen setzen sich in zunehmendem Maße mit Grundfragen der digitalen Transformation auseinander: In welchen Bereichen können Robotics und Automatisierung gewinnbringend eingesetzt werden? Wie funktionieren diese Technologien und was sind die Vorteile? Wie gelingt eine erfolgreiche Implementierung?

Robotics im HR-Bereich

Ein Bereich, in dem Automatisierung und Robotics sehr effektiv eingesetzt werden können, ist der HR- Bereich. Gerade in Betrieben mit einer großen Belegschaft fallen täglich wiederkehrende Tätigkeiten an, die vielerorts noch manuell erledigt werden und die leicht automatisierbar sind. Ein Beispiel hierfür ist der Eintritt von neuen Mitarbeitern. Die Zusage eines Bewerbers und somit zukünftigen Angestellten löst eine Reihe von Aufgaben aus, die in vielen Personalbüros zahlreiche Kapazitäten bindet: Mitarbeiterdaten müssen in sämtliche IT-Systeme – inklusive der Personalverrechnung – eingegeben, Personalakten angelegt, Dienstverträge erstellt, System- und Zutrittsberechtigungen veranlasst und alle relevanten Abteilungen über den neuen Kollegen informiert werden. Bei Prozessen wie diesen verschicken HR-Fachkräfte nicht nur zahlreiche Mails und geben immer wieder dieselben Daten ein. Sie verwenden von Neuzugang zu Neuzugang auch immer wieder die gleichen Formulare und Unterlagen. All das sind optimale Voraussetzungen für Automatisierung.

Die meisten Unternehmen haben bereits HR-Software im Einsatz. Viele Systemarchitekturen sehen auch bereits Systemschnittstellen zu anderen Software-Lösungen – beispielsweise im Bereich ERP oder Produktionssteuerung – vor. Durch den Einsatz von Robotics lässt sich die Effizienz und der Automatisierungsgrad der IT-Infrastruktur an jenen Stellen steigern, wo solche Schnittstellen nicht im ausreichenden Maße existieren. Ein wirksamer Hebel in diesem Zusammenhang ist die Implementierung systemübergreifender Macros, die Insellösungen und Systembrüche überbrücken, menschliche Interaktion am Bildschirm nachahmen und dadurch die Voraussetzung schaffen, regelmäßig wiederkehrende Arbeitsschritte automatisch durchzuführen.

Robots ersetzen keine erfahrenen Fachkräfte

Automatisierungsprojekte führen in Unternehmen häufig zu Vorbehalten und kritischen Nachfragen seitens der Belegschaft. Für eine erfolgreiche Umsetzung ist es daher besonders wichtig, die Mitarbeiter von Anfang an im Rahmen einer offenen Kommunikation direkt miteinzubeziehen. Vorrangiges Ziel ist es in diesem Zusammenhang, die Funktionalitäten von automatisierten Systemen und deren Auswirkungen auf den Arbeitsalltag der Mitarbeiter zu erklären: Sie ersetzen einfache und sich wiederholende menschliche Tätigkeiten, allerdings keine ausgebildete Fachkraft. Sie beschleunigen Verwaltungstätigkeiten, standardisieren Abläufe, senken Kosten und unterstützen die Qualitätssicherung. Angestellte können sich dadurch auf komplexere Tätigkeiten konzentrieren, was in positiver Weise auf die Motivation der Mitarbeiter einzahlt, da ihr Arbeitsalltag durch dieses „Jobenrichment“ spürbar interessanter wird.

Sicherheit und Datenschutz: Enge Zusammenarbeit von HR und IT

Das Volumen der verarbeiten Informationen und Daten ist bei automatisierten Systemen ungleich höher als bei konventionellen Software-Architekturen. Um diese digitalen Prozesse zu forcieren und noch effizienter zu gestalten ist meistens eine starke Vernetzung zwischen HR und IT gefragt. Bisher ist die Personalabteilung in vielen Unternehmen hinsichtlich der implementierten IT-Systeme stark von der restlichen Infrastruktur des Betriebs abgeschottet. Der Grund dafür liegt insbesondere in den hochsensiblen Daten etwa hinsichtlich Lohn oder Krankenstand, die dort verarbeitet werden. Im Falle einer bereichsübergreifenden Zusammenarbeit hat daher der Datenschutz oberste Priorität: Essenziell ist dabei eine gut geplante Sicherheitsinfrastruktur. Zudem muss klar definiert sein, wer Zugriff auf welche Daten hat. Ein weiterer wichtiger Sicherheitsfaktor ist die Sensibilisierung und stetige Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf vertrauliche Informationen. Denn nur ein ausgereiftes Sicherheitssystem und entsprechende Kompetenzen schützen vor leichtfertigem Umgang mit entsprechenden Daten.

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